Vergaderingen kunnen om verschillende redenen uitdagend zijn voor een ondersteuner. Zo moet je kunnen omgaan met verschillende persoonlijkheden, zorgen dat iedereen zijn zegje kan doen en dat bestuurders gefocust blijven. Dat is nogal wat.
In dit artikel vertellen we je welke 7 vaardigheden je kunt ontwikkelen, die je zullen helpen om op de meest effectieve manier aan vergaderingen deel te nemen.
Vaardigheden die elke ondersteuner zou moeten ontwikkelen
Om vergaderingen op een zo effectief mogelijke manier te leiden, is het belangrijk om de volgende zeven vaardigheden ontwikkelen.
1. Actief luisteren
Voor een productieve discussie is het niet voldoende om alleen de essentie van iemands argumentatie te begrijpen. Alleen wanneer je actief luistert, kun je de volledige boodschap van de spreker begrijpen en deze zo samenvatten dat de discussie efficiënt en gefocust blijft.
Actief luisteren doe je door:
- aandacht te geven aan de spreker door hem of haar aan te kijken, zijn/haar body language te lezen en alle andere afleidingen uit te sluiten;
- de spreker te laten zien dat je luistert en geïnteresseerd bent door een open houding aan te nemen. Dat doe je door te glimlachen, knikken en hem/haar aan te moedigen door te gaan;
- de punten van de spreker samen te vatten en te vragen of je het correct begrepen hebt. Vraag ook om zaken toe te lichten als iets niet duidelijk is;
- ondertussen niet na te denken over een antwoord of tegenargument zolang de spreker aan het woord is.
Het is soms lastig, gezien de tijdsdruk, maar vermijd dat je ondertussen door je papieren bladert om te kijken wat het volgende agendapunt is of notities maakt over zaken die je later nog ter sprake wilt brengen. Probeer je echt volledig op de spreker te concentreren.
2. Effectieve communicatie
Bestuurders worden overladen met informatie. Vertel hen daarom zo eenvoudig en beknopt mogelijk wat ze moeten weten. Meer woorden leidt alleen maar tot information overload en minder doelgerichte discussies. Bondige communicatie zorgt er bovendien voor dat de agendapunten afgewerkt kunnen worden binnen de beschikbare tijd.
Dit geldt niet alleen voor mondelinge maar ook voor schriftelijke communicatie. Digitalisering maakt het hele board meeting proces een stuk overzichtelijker dan wanneer je dit allemaal op papier doet. De iBabs vergader software vereenvoudigt bijvoorbeeld de distributie van de agenda en andere documenten, de samenwerking tussen bestuurders, het stemmen en monitoren van actiepunten na de vergadering. Dit platform slaat alle belangrijke documenten veilig op in de cloud en maakt vergaderen makkelijker en productiever.
3. Assertief en diplomatiek
Deze twee eigenschappen lijken tegenstrijdig, toch moet een voorzitter ze beide bezitten en op de juiste momenten toepassen. Als voorzitter moet je zorgen dat iedereen zijn mening kan geven en tegelijkertijd de agenda binnen het tijdsbestek afronden. Dat betekent dat je moet inschatten wanneer je een onderwerp moet afsluiten en wanneer je moet doorvragen over standpunten.
Zeker als er wordt gediscussieerd over een controversieel onderwerp kunnen sommige bestuurders het gesprek overnemen. In dat geval moet de voorzitter assertief zijn om ook de anderen aan het woord te laten, en diplomatiek om de spreker tegenargumenten te geven of een bestuurder met een andere mening uit te nodigen zich uit te spreken. De voorzitter moet steeds de juiste balans vinden tussen ieders spreekrecht en voorkomen dat iemand al te dominant wordt in de discussie.
4. Onpartijdig
In de rol van facilitator moet je onpartijdig zijn. Jij ondersteunt een goed debat, waarbij je soms advocaat van de duivel moet spelen, zodat de bestuurders tot een consensus komen. Dat kan alleen wanneer de voorzitter feitelijke en onafhankelijke informatie verschaft.
Alleen in je rol als facilitator mag je jouw mening niet laten doorschemeren.
5. Aanpassingsvermogen
Diversiteit van de raad van bestuur wordt steeds belangrijker in het bedrijfsleven. Raden van bestuur zoeken nieuwe perspectieven en beseffen dat besluitvorming beter wordt als deze gebaseerd is op verschillende ervaringen en wereldbeelden.
Dat betekent dat je de voorzitter in staat moet zijn om zich aan te passen aan verschillende persoonlijkheden. Door actief te luisteren zul je beter begrijpen wat iemand motiveert en hoe je kan zorgen dat iedereen zich op zijn gemak voelt om bij te dragen aan de discussies.
Met aanpassingsvermogen bouw je ook aan een hecht en veerkrachtig bestuur dat in staat is om te gaan met de uitdagingen van het moderne bedrijfsleven. Juist door niet vast te roesten in oude werkwijzen.
6. Empathie
Als ondersteuner werk je vaak met sterke persoonlijkheden in meetings. Toch is het belangrijk dat je je niet laat imponeren door een dergelijke houding en je realiseert dat je in de organisatie werkt met mensen.
Wees daarom altijd respectvol over opinies en het recht om deze te delen. Wees je ook bewust van de gevoelens van de bestuursleden en respecteer wat je in vertrouwen wordt verteld. Als je het beste uit mensen wilt halen, dan kan dat alleen als je je empathisch toont.
7. Leiderschap
Leiderschap is eveneens een belangrijke eigenschap. Niet alleen om discussies te faciliteren maar om het hele proces van bestuursvergaderingen te begeleiden. Dat begint al met het op tijd starten en afsluiten van vergaderingen. Daarmee zorg je voor effectieve en productieve vergaderingen met gemotiveerde deelnemers. Een andere belangrijke vaardigheid is het borgen van besluiten. En tot slot moet je als voorzitter in staat zijn om te delegeren en op strategisch niveau te denken.
Hoe goede voorzitters zorgen voor energieke vergaderingen
Zo kort mogelijk vergaderen
Lang vergaderen vreet energie en gaat ten koste van de kwaliteit. Mensen kunnen maar zolang hun aandacht vasthouden. Zorg daarom dat je board meetings efficiënt zijn.
Plannen en agenda voorbereiden
Zet de belangrijkste zaken bovenaan op de agenda zodat alle bestuursleden nog genoeg energie hebben. Bovendien zijn ze dan meer betrokken bij de vergadering waardoor je ook de “minder belangrijke” zaken later op de agenda er makkelijker doorheen krijgt.
Zorg voor een uitnodigende vergaderomgeving
Met natuurlijk licht in de vergaderzaal blijven mensen alerter. Ook moet de omgeving comfortabel zijn, maar niet te warm want dan verliezen de managers ook hun concentratie.
Betrek zwijgzame bestuurders
Vraag bestuurders die nog niks hebben gezegd actief naar hun mening. Op die manier dwalen ze niet af met hun gedachten.
Interactie
Vat de discussie samen of vraag anderen om dit te doen. Zo houd je alle deelnemers bij de les.
Dit artikel is gesponsord door iBabs vergadersoftware
