Gesponsord

7 vaardigheden die je als ondersteuner van vergaderingen moet ontwikkelen

7 vaardigheden die je als ondersteuner van vergaderingen moet ontwikkelen

Als ondersteuner van vergaderingen heb je te maken met een scala aan uitdagingen. In dit artikel vertellen we je welke 7 vaardigheden je verder helpen

Vergaderingen kunnen om verschillende redenen uitdagend zijn voor een ondersteuner. Zo moet je kunnen omgaan met verschillende persoonlijkheden, zorgen dat iedereen zijn zegje kan doen en dat bestuurders gefocust blijven. Dat is nogal wat. 

In dit artikel vertellen we je welke 7 vaardigheden je kunt ontwikkelen, die je zullen helpen om op de meest effectieve manier aan vergaderingen deel te nemen.

Vaardigheden die elke ondersteuner zou moeten ontwikkelen

Om vergaderingen op een zo effectief mogelijke manier te leiden, is het belangrijk om de volgende zeven vaardigheden ontwikkelen.

1. Actief luisteren

Voor een productieve discussie is het niet voldoende om alleen de essentie van iemands argumentatie te begrijpen. Alleen wanneer je actief luistert, kun je de volledige boodschap van de spreker begrijpen en deze zo samenvatten dat de discussie efficiënt en gefocust blijft. 

Actief luisteren doe je door: 

  • aandacht te geven aan de spreker door hem of haar aan te kijken, zijn/haar body language te lezen en alle andere afleidingen uit te sluiten;
  • de spreker te laten zien dat je luistert en geïnteresseerd bent door een open houding aan te nemen. Dat doe je door te glimlachen, knikken en hem/haar aan te moedigen door te gaan;
  • de punten van de spreker samen te vatten en te vragen of je het correct begrepen hebt. Vraag ook om zaken toe te lichten als iets niet duidelijk is;
  • ondertussen niet na te denken over een antwoord of tegenargument zolang de spreker aan het woord is.

Het is soms lastig, gezien de tijdsdruk, maar vermijd dat je ondertussen door je papieren bladert om te kijken wat het volgende agendapunt is of notities maakt over zaken die je later nog ter sprake wilt brengen. Probeer je echt volledig op de spreker te concentreren.   

2. Effectieve communicatie

Bestuurders worden overladen met informatie. Vertel hen daarom zo eenvoudig en beknopt mogelijk wat ze moeten weten. Meer woorden leidt alleen maar tot information overload en minder doelgerichte discussies. Bondige communicatie zorgt er bovendien voor dat de agendapunten afgewerkt kunnen worden binnen de beschikbare tijd. 

Dit geldt niet alleen voor mondelinge maar ook voor schriftelijke communicatie. Digitalisering maakt het hele board meeting proces een stuk overzichtelijker dan wanneer je dit allemaal op papier doet. De iBabs vergader software vereenvoudigt bijvoorbeeld de distributie van de agenda en andere documenten, de samenwerking tussen bestuurders, het stemmen en monitoren van actiepunten na de vergadering. Dit platform slaat alle belangrijke documenten veilig op in de cloud en maakt vergaderen makkelijker en productiever. 

3. Assertief en diplomatiek

Deze twee eigenschappen lijken tegenstrijdig, toch moet een voorzitter ze beide bezitten en op de juiste momenten toepassen. Als voorzitter moet je zorgen dat iedereen zijn mening kan geven en tegelijkertijd de agenda binnen het tijdsbestek afronden. Dat betekent dat je moet inschatten wanneer je een onderwerp moet afsluiten en wanneer je moet doorvragen over standpunten. 

Zeker als er wordt gediscussieerd over een controversieel onderwerp kunnen sommige bestuurders het gesprek overnemen. In dat geval moet de voorzitter assertief zijn om ook de anderen aan het woord te laten, en diplomatiek om de spreker tegenargumenten te geven of een bestuurder met een andere mening uit te nodigen zich uit te spreken. De voorzitter moet steeds de juiste balans vinden tussen ieders spreekrecht en voorkomen dat iemand al te dominant wordt in de discussie.

4. Onpartijdig

In de rol van facilitator moet je onpartijdig zijn. Jij ondersteunt een goed debat, waarbij je soms advocaat van de duivel moet spelen, zodat de bestuurders tot een consensus komen. Dat kan alleen wanneer de voorzitter feitelijke en onafhankelijke informatie verschaft. 

Alleen in je rol als facilitator mag je jouw mening niet laten doorschemeren. 

5. Aanpassingsvermogen

Diversiteit van de raad van bestuur wordt steeds belangrijker in het bedrijfsleven. Raden van bestuur zoeken nieuwe perspectieven en beseffen dat besluitvorming beter wordt als deze gebaseerd is op verschillende ervaringen en wereldbeelden.

Dat betekent dat je de voorzitter in staat moet zijn om zich aan te passen aan verschillende persoonlijkheden. Door actief te luisteren zul je beter begrijpen wat iemand motiveert en hoe je kan zorgen dat iedereen zich op zijn gemak voelt om bij te dragen aan de discussies. 

Met aanpassingsvermogen bouw je ook aan een hecht en veerkrachtig bestuur dat in staat is om te gaan met de uitdagingen van het moderne bedrijfsleven. Juist door niet vast te roesten in oude werkwijzen. 

6. Empathie

Als ondersteuner werk je vaak met sterke persoonlijkheden in meetings. Toch is het belangrijk dat je je niet laat imponeren door een dergelijke houding en je realiseert dat je in de organisatie werkt met mensen. 

Wees daarom altijd respectvol over opinies en het recht om deze te delen. Wees je ook bewust van de gevoelens van de bestuursleden en respecteer wat je in vertrouwen wordt verteld. Als je het beste uit mensen wilt halen, dan kan dat alleen als je je empathisch toont. 

7. Leiderschap

Leiderschap is eveneens een belangrijke eigenschap. Niet alleen om discussies te faciliteren maar om het hele proces van bestuursvergaderingen te begeleiden. Dat begint al met het op tijd starten en afsluiten van vergaderingen. Daarmee zorg je voor effectieve en productieve vergaderingen met gemotiveerde deelnemers. Een andere belangrijke vaardigheid is het borgen van besluiten. En tot slot moet je als voorzitter in staat zijn om te delegeren en op strategisch niveau te denken. 

Hoe goede voorzitters zorgen voor energieke vergaderingen 

Zo kort mogelijk vergaderen

Lang vergaderen vreet energie en gaat ten koste van de kwaliteit. Mensen kunnen maar zolang hun aandacht vasthouden. Zorg daarom dat je board meetings efficiënt zijn. 

Plannen en agenda voorbereiden

Zet de belangrijkste zaken bovenaan op de agenda zodat alle bestuursleden nog genoeg energie hebben. Bovendien zijn ze dan meer betrokken bij de vergadering waardoor je ook de “minder belangrijke” zaken later op de agenda er makkelijker doorheen krijgt. 

Zorg voor een uitnodigende vergaderomgeving

Met natuurlijk licht in de vergaderzaal blijven mensen alerter. Ook moet de omgeving comfortabel zijn, maar niet te warm want dan verliezen de managers ook hun concentratie.

Betrek zwijgzame bestuurders

Vraag bestuurders die nog niks hebben gezegd actief naar hun mening. Op die manier dwalen ze niet af met hun gedachten. 

Interactie

Vat de discussie samen of vraag anderen om dit te doen. Zo houd je alle deelnemers bij de les. 

Dit artikel is gesponsord door iBabs vergadersoftware

Gesponsord
Gesponsord
Sponsored content

Gesponsord Op zoek naar de ideale locatie voor een zakelijk evenement?

In het hart van Drenthe, aan de rand van het serene Asserbos, ligt De Bonte Wever. Wat begon als een geliefd sport- en recreatiecentrum, is uitgegroeid tot een van de meest veelzijdige locaties in Nederland. Of je nu een meerdaags congres, een bedrijfsevent, of een intieme vergadering organiseert, De Bonte Wever biedt het perfecte decor voor elk zakelijk evenement.

Gesponsord
Gesponsord
Sponsored content

Gesponsord Op event-locatie Van der Valk Amersfoort-A1 kun je eigenlijk alles...

Van kleinschalig teamuitje tot meerdaagse conferentie: bij Van der Valk Amersfoort-A1 kan je terecht voor elke bijeenkomst die je wilt organiseren. 'Veelzijdigheid, gastvrijheid en maatwerk' is het motto van de enkele jaren terug fors uitgebreide locatie, zegt commercieel manager Ellen Warnar. "Welke vraag we ook krijgen, 'nee' is nooit een optie."

Gesponsord
Gesponsord
Sponsored content

Gesponsord Zo krijg je het vakantiegevoel terug op het werk

Ben je nieuwsgiering naar dé manier om vakantiekriebels op je werk te krijgen? De business parken van Center Parcs zijn gelegen in inspirerende en natuurlijke omgevingen, waardoor je je direct in vakantiesferen begeeft. De parken hebben hun eigen USP's, maar ze hebben ook één ding gemeen: of je nu op zoek bent naar een locatie voor een congres, vergadering, teambuildingevenement of bedrijfsfeest, ze bieden de perfecte setting.

Postillion Hotel Amersfoort Veluwemeer.Gesponsord
Gesponsord
Sponsored content

Gesponsord Zakelijke bijeenkomst? Denk eens aan de Veluwe

Zakelijke bijeenkomst op de planning? Kies voor de Veluwe, een van de mooiste en grootste groene omgevingen van Nederland.

vergadering

Zit Donald Trump in jouw vergadering? Zes tips

Een Donald Trump-type aan de vergadertafel maakt effectief en efficient overleggen moelijk. Zo herken je hem en zo ga je ermee om.

Gesponsord
Gesponsord
hybride werken

Gesponsord Hoe een WorkLife Coach zorgt voor een ergonomisch paradijs

Werknemers werken vaker thuis, op kantoor of verschillende locaties, wat uitdagingen met zich meebrengt op het gebied van ergonomie, gezondheid en veiligheid. Waar moet je op letten als officemanager? Tips van een WorkLife Coach om van een werkplek een ergonomisch paradijs te maken.

vergadercultuur

Zo win je de strijd tegen te lange vergaderingen

Is je werkdag altijd korter dan je hoopt door eindeloos vergaderen? Drie tips om meer 'werk' te halen uit je werkdag.

Gesponsord
Gesponsord
Persoonlijke ontwikkeling

Gesponsord Neem zelf de regie over projecten dankzij persoonlijk leiderschap

Jouw baan als supportprofessional draait om meer dan alleen kennis en vaardigheden. Het verschil maak je met krachtig persoonlijk leiderschap en effectieve communicatie, zodat ook anderen zien waar jij in uitblinkt. Maar wat betekent dat precies en hoe versterk je deze onmisbare competentie? Schoevers-trainer Maaike Knoester vertelt hierover.

Gesponsord
Gesponsord
Faciliteren

Gesponsord 'Persoonlijke benadering helpt bij slim en duurzaam reizen'

Een zakenreis boeken is er door het grote aantal boekingskanalen en de toenemende regelgeving voor bedrijven niet bepaald eenvoudiger op geworden. Zeker bij complexe reisvragen biedt het daarom steeds meer toegevoegde waarde als je persoonlijk advies kunt inschakelen. "Het scheelt veel geld en tijd als je een zakenreispartner hebt die weet hoe je slim, goedkoop én duurzaam reist", zegt Marjan van Vliet van ATPI. 

vergadering

Checklist: een vergadering voorbereiden in 14 stappen

Moet jij een vergadering voorbereiden? Met deze checklist ben jij klaar om iedere soort meeting.

Gesponsord
Gesponsord
Persoonlijke ontwikkeling

Gesponsord Sparren over jouw carrière: zó vind je die ene droombaan

Demi van Halst, recruitmentcoördinator bij Loyens & Loeff, heeft een uitdagende en bevredigende carrière. Ze deelt haar ervaringen met het werken bij een advocatenkantoor en de waardevolle ondersteuning die ze ontving van Schoevers Professionals.

Notuleren

6 tips voor de notulist die het even niet meer kan volgen

Krijg je als notulist te maken met mensen die te snel praten, of met onderwerpen die je niet volledig begrijpt? Probeer dan de volgende zes tips eens uit.