Outlook: kleur aanpassen van binnenkomende mail

Outlook: kleur aanpassen van binnenkomende mail

In Outlook kun je e-mails verschillende kleuren geven op basis van afzender, onderwerp of ontvanger. Lees hoe je dit instelt in Outlook.

In Outlook kun je e-mails die voldoen aan bepaalde voorwaarden, een eigen kleur geven. Je kunt zelfs ook het lettertype en tekenstijlen aanpassen, maar voor de uitleg beperken we ons tot de kleur.

Zo'n instelling wordt in Outlook 'voorwaardelijke opmaak' genoemd. Je geeft Outlook bepaalde voorwaarden waaraan een inkomende mail moet voldoen, en vervolgens stel je de opmaak in van deze berichten in je inbox.

De voorwaarde is bijvoorbeeld de naam of het e-mailadres van de afzender, of een sleutelwoord zoals ‘offerte’. Maar het kan ook de ontvanger zijn. Als je met meerdere collega's samenwerkt in één mailbox, kan het handig zijn om afzonderlijke geadresseerden een eigen kleur te geven.

Voorwaardelijke opmaak Outlook instellen

Wil je een nieuwe regel voor voorwaardelijke opmaak in Outlook instellen, dan ga je allereerst naar Beeld -> Huidige weergave -> Weergave-instellingen.

outlook weergave-instellingen

In het nieuwe venster klik je vervolgens op Voorwaardelijke opmaak...

outlook voorwaardelijke opmaak

Je krijgt nu een venster te zien met bestaande regels voor voorwaardelijke opmaak. Bijvoorbeeld de regel dat ongelezen berichten dikgedrukt en/of in een andere kleur worden weergegeven, zodat je deze gemakkelijk herkent.

Automatisch kleuren toewijzen

Dit is waar je aan de slag kunt met jouw eigen regels. Klik op Toevoegen en voer een (voor jezelf) herkenbare titel in voor de regel die je gaat instellen. Bijvoorbeeld ‘mail van Rick’.

Bij Lettertype stel je in welke kleur de binnenkomende e-mails moeten krijgen. En dus eventueel het lettertype, de tekenstijl en de lettergrootte. Tip: doe dit met mate, zodat de inbox geen chaotische verzameling van verschillende lettertypen en -grootten wordt.

Ten slotte gaat het natuurlijk om de Voorwaarde waaraan de e-mail moet voldoen. Schrik niet van de vele mogelijkheden die dit venster biedt.

outlook regel voorwaarden

In het voorbeeld ‘mail van Rick’ voer je onder Berichten bij Van... iets in als rick@jouwbedrijf.nl. Wil je juist mail áán Rick een specifieke kleur geven, dan voer je het e-mailadres in bij Verzonden aan...

Zoals je ziet, kun je Outlook ook laten zoeken naar specifieke tekst, zoals het eerdergenoemde sleutelwoord ‘offerte’. Afhankelijk van je instelling krijgt de mail van een kleur als dit woord in de onderwerpregel voorkomt, of ergens in de gehele mail.

Als je het vakje naast Ik ben: aanvinkt, kun je bijvoorbeeld een kleur instellen voor mails waarin jij in de cc staat.

Onder het tabblad Meer opties vind je nog veel meer instellingen, zoals voorwaarden voor categorieën, status en urgentie.

Voor iedere instelling maak je een nieuwe regel aan. Denk goed na over de handigste manier om dit in te richten. Beperk het aantal regels en kleuren in Outlook zodat je het overzicht houdt en gemakkelijk herkent wat de verschillende kleuren betekenen.

Meer tips?

Bekijk het overzicht van alle adviezen in ons artikel Outlook: alle tips voor mail- en agendabeheer.

Meer de diepte in? Op ons opleidingsplatform vind je trainingen als de Outlook-experttraining.

Notuleren met AI: beter resultaat in minder tijd?

Notuleren met AI: beter resultaat in minder tijd?

Hebben de rotten in het vak nog wel iets aan kunstmatige intelligentie? Volgens trainer Judith Winterkamp kan AI helpen bij het notuleren van...

Zo werkt hybride echt: actief beleid, duidelijke afspraken en heldere bedrijfscultuur 

Zo werkt hybride echt: actief beleid, duidelijke afspraken en heldere...

Hybride werken biedt voordelen, maar zorgt ook voor uitdagingen. Helen Pluut, onderzoeker Organisatiegedrag bij Universiteit Leiden, legt uit hoe we...

Jouw smartphone geeft je RSI

Jouw smartphone geeft je RSI

Ook zo'n last van nekpijn na een lange werkdag? Je zou best eens kunnen lijden aan RSI-klachten die veroorzaakt worden door je smartphone of laptop,...

Verwerk je e-mail met AI

Verwerk je e-mail met AI

Wie effectief kunstmatige intelligentie wil toepassen, moet meer weten over 'prompt engineering'. Dat klinkt moeilijk, maar onze techexpert Gertjan...

Vergeet alles en stop het in OneNote

Vergeet alles en stop het in OneNote

OneNote is een tool die jouw hoofd de ruimte geeft voor creatie en aandacht. Onze expert Roel Peeters kan niet meer zonder.

Tien ChatGPT prompts om jargon in teksten te vervangen

Tien ChatGPT prompts om jargon in teksten te vervangen

Wil je af van teveel moeilijke woorden en jargon in jouw teksten? Gebruik eens ChatGPT.

Zo gebruik je ChatGPT om spelling en grammatica te verbeteren

Zo gebruik je ChatGPT om spelling en grammatica te verbeteren

Hoe controleer je snel of de spelling en grammatica in een memo of rapport in orde zijn? ChatGPT biedt uitkomst. Dit zijn de prompts die je moet...

Zo gebruik je ChatGPT om e-mails te schrijven en je overvolle inbox te legen

Zo gebruik je ChatGPT om e-mails te schrijven en je overvolle inbox...

Een volle inbox, dringende emails met verzoeken en vragen die opgevolgd moeten worden. Je kan zelf wel een assistant gebruiken. ChatGPT biedt...