De virtual supporter: de managementondersteuner van de toekomst?

Op een andere locatie dan je collega’s werken wordt steeds normaler. Dit doen we sinds de coronacrisis natuurlijk bijna allemaal, maar ook hiervoor vond al een verschuiving plaats. Wil jij ook na de crisis (vooral) op afstand blijven werken, of misschien zelfs Virtual Assistant worden? Hier moet je op letten.

Online werken is de laatste jaren steeds makkelijker geworden. Je hóeft niet meer fysiek bij elkaar aanwezig te zijn om goed samen te kunnen werken, en door de coronacrisis is dit proces alleen nog maar versneld. Hierdoor kun je de managementondersteuner-taken die je zo graag doet – plannen, regelen, ontzorgen – nu ook uitvoeren zonder dat je in de buurt van je manager of team bent. Dit geeft je de mogelijkheid om vast (deels) op afstand te werken. Handig bijvoorbeeld als je ver van je droombaan woont, vanwege gezondheidsredenen niet hele dagen op kantoor kunt zijn, of gewoon behoefte hebt aan vrijheid om te werken waar je maar wilt.

De virtual supporter: spil in de verandering

Als je nadenkt over beroepen waarbij je makkelijk op afstand kan werken, denk je misschien niet meteen aan managementondersteuning. Maar eigenlijk is dit juist voor onze beroepsgroep heel handig. Als managementondersteuner weet je namelijk als geen ander hoe de interne processen verlopen. Hierdoor heb je overzicht, kun je meehelpen met het formuleren van het werkbeleid en kun je je collega’s helpen om op de juiste manier in de cloud te werken.

Succesvol online samenwerken

Natuurlijk zijn er een aantal voorwaarden om succesvol op afstand te werken. Bijvoorbeeld dat er één centrale omgeving is waarin jij en je collega’s contact houden, zoals Microsoft Teams. Dat is veel efficiënter dan de hele tijd heen en weer mailen. Zorg er ook voor dat alle bestanden op een locatie staan die voor iedereen bereikbaar is, in plaats van op je eigen desktop. Dit scheelt ook weer gezoek en mailverkeer.

Bespreek met de mensen met wie je samenwerkt wat jullie rollen zijn en welke deadlines jullie hanteren

Verwachtingen managen

Daarbij is het belangrijk om verwachtingen bij het offline werken expliciet te maken. Bespreek met de mensen met wie je samenwerkt wat jullie rollen zijn en welke deadlines jullie hanteren. Je laat duidelijk aan iedereen weten wat jij gaat doen, maar dit geldt andersom ook: geef bij je manager of teamgenoten aan wat je van hén verwacht. Duidelijkheid is altijd fijn, maar zeker als je niet fysiek bij elkaar aanwezig bent, is het essentieel.

Kies de juiste tools

Tools maken het online werken makkelijker. Er zijn er ontzettend veel beschikbaar. Ga eens online op zoek om te kijken wat er allemaal is voor de behoeften van je organisatie. Realiseer je wel dat je niet zomaar iedere tool hoeft te gebruiken. Je kunt beter 1 of 2 tools goed implementeren dan een heleboel half. Van veel tools heb je zowel een gratis als een betaalde versie: probeer eens uit of de gratis versie genoeg voordelen biedt of dat je beter toch kunt betalen.

Virtual supporter of virtual assistant?

Je kunt virtual supporter bij een vast bedrijf worden, maar de laatste jaren is zelfs een volledig nieuw beroep ontstaan: de virtual assistant (VA). Als VA ondersteun je op afstand ondernemers of kleine ondernemingen. Vaak zijn dit zelf zzp’ers of kleinere bedrijven die niet het budget hebben om een voltijdkracht in dienst te nemen. Ze huren dan voor een bepaald aantal uren per week of maand een zzp’er in. Jij doet je werk vanaf je eigen locatie: of dat nou je keukentafel, je kantoorruimte, je gedeelde werkplek of een koffietentje is. Vaak werk je met verschillende tools en in de cloud.

Wil jij meer leren over managementsupport op afstand? Tijdens Virtual Support-bootcamps ontdek je hoe je een organisatie ook op afstand zo goed mogelijk ondersteunt.

Dit artikel is gesponsord door Schoevers