Wat moet er in de notulen staan?

Wat moet er in de notulen staan?
Judith Winterkamp

Het is ongetwijfeld niet makkelijk om goede notulen te maken. Een goede voorbereiding, het kiezen van een goede locatie, het kunnen maken van zowel uitgebreide als beknopte notulen, het horen en verwerken van uitspraken en het controleren van de notulen zijn allemaal belangrijke aspecten van het maken van goed verslag.

Dit is een samenvatting van een zakelijkegroei-sessie. Bekijk de volledige sessie hier.

Het notuleren van alles wat tijdens een vergadering is gezegd, wordt notuleren genoemd. De notulist houdt bij wat er is gezegd, welke actiepunten zijn afgesproken en welke keuzes worden gemaakt tijdens een meeting, brainstorm of vergadering.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Het is van cruciaal belang dat de notulist de vergadering goed voorbereidt om goede notulen te kunnen maken. Maak de agendapunten zo duidelijk mogelijk, zodat ze kunnen worden gebruikt als leidraad voor het maken van notulen. Ook raden we aan om genodigden vooraf te informeren over de agendapunten, zodat ze goed voorbereid zijn op de vergadering.

Notuleer zo beknopt als mogelijk

Bij het maken van notulen is het belangrijk om beknopt te blijven. Zorg dat iedereen achteraf precies genoeg informatie heeft om waardevolle informatie uit de notulen te halen. In veel verslagen zie je nog steeds procesinformatie genoteerd staan en daarmee wordt bedoeld: hoe de inhoud in de vergadering wordt ingebracht. Vaak wordt er ook bij vermeld wie dat doet. Dan krijg je zinnen zoals ‘’Kees zegt dat…’’enz. Zulke zinnen maken het verlag langdradig. Bovendien kan je je afvragen wat het nut van deze informatie is, het gaat immers om de inhoud.

Toch zijn er veel vergaderaars die graag hun eigen naam terug zien in het verslag. Zeker wanneer ze een goede input hebben gehad, maar voor het verslag is het niet interessant. Voor het verslag gaat het om de inhoud: Wat heb je gezegd? Wat is het idee? Wie dat inbrengt is niet zo belangrijk. Misschien denk je nu wel ‘maar bij ons is dat wel belangrijk’ en dat kan, dan is het weer van belang dat je tijdens de voorbespreking met de voorzitter hebt gevraagd of er in het verslag moet staan wie, wat heeft gezegd. Wil de voorzitter dat dit vermeld staat in het verslag? Dan is het van belang dat je vóór de vergadering weet, want dan kan je een notuleerblad maken.

Zorg dat je beslissingen duidelijk verwerkt

Notuleer duidelijk alle genomen besluiten. Werk je met papier? Dan kun je de er voor kiezen om de beslissingen te markering met een stift. Werk je met een online vergadertool? Dan kunnen besluiten apart worden toegevoegd aan een bijbehorend agendapunt.

Neem na afloop alle notulen nog eens rustig door

Loop na de vergadering alle notulen even door. Het kan zijn dat er enkele fouten zijn ingeslopen, zeker als het tempo van de vergadering hoog was. Verbeter eventuele fouten en herformuleer (indien nodig) eventuele zinnen. Dit biedt bovendien ook de mogelijkheid om extra informatie aan de notulen toe te voegen.

Notuleren als een pro door Judith Winterkamp

  • Notuleren als een pro
  • Hoe verloopt een agendapunt?
  • Hoofd- en bijzaken scheiden
  • Procesinformatie en inhoudelijke informatie

Lees meer over

Personal assistant: krijg zelfinzicht en zet problemen om in kansen

Personal assistant: krijg zelfinzicht en zet problemen om in kansen

Kijk naar jezelf en leer van wat je ziet en voelt, adviseert trainer Gerry Ubels. Zij verzorgt de opleiding Personal Assistant.

De 5 meest gelezen artikelen van februari 2024

De 5 meest gelezen artikelen van februari 2024

Mis ze niet, de vijf meest aangeklikte artikelen van februari 2024! Over onder meer: gedeeld leiderschap, iemand inwerken op het secretariaat en...

Work on your skills! Doe mee aan ons onderzoek

Work on your skills! Doe mee aan ons onderzoek

We brengen graag de skills in kaart van de ondersteuner van nu - met jouw hulp!

Zo word je een strategisch gesprekspartner voor je manager

Zo word je een strategisch gesprekspartner voor je manager

Eerst denken, dan doen: het klinkt logisch, maar met een hoge werkdruk schiet je snel in de actiemodus. Hoe kun je in de waan van de dag toch...

Vijf vragen die je jezelf moet stellen halverwege jouw loopbaan

Vijf vragen die je jezelf moet stellen halverwege jouw loopbaan

Halverwege jouw loopbaan kan je worstelen met de onverwachte koers van jouw carrièrepad. Maar volgens deze experts is dit moment juist een goede...

Virtual assistant: profiel

Virtual assistant: profiel

De virtual assistant is in opkomst. De functie is niet alleen populair bij support professionals maar meer en meer bedrijven en ondernemers weten de...

Op afstand werken kost je een promotie

Op afstand werken kost je een promotie

Collega's die op afstand werken lopen grote kans benadeeld te worden bij promoties. Af en toe je gezicht laten zien, loont dus. Maar dat is niet...

Beste managers, deel het leiderschap met ondersteuners!

Beste managers, deel het leiderschap met ondersteuners!

Geen tijd voor je talenten, want 'de baas wil…'? Dat kan anders: met gedeeld leiderschap, waarbij het secretariaat aan het roer staat.