Toch is niet iedereen enthousiast over digitaal vergaderen en stuit je bij bestuursleden soms op weerstand. In dit blog geven we je 8 tips hoe je hen wel enthousiast maakt en betrekt bij online vergaderingen.
Tip 1. Communiceer de voordelen van online vergaderen
Door de voordelen te benoemen, kun je bestuursleden overtuigen dat het voor de organisatie beter is om online te vergaderen. Voordelen die je kunt noemen, zijn:
- Minder reistijd en -kosten;
- Besparing op kosten voor de locatie, catering, koerier;
- Daling van CO2-voetafdruk van de bestuurders;
- Meer mogelijkheden om op korte termijn te vergaderen.
- Efficiënter vergaderen;
- Toegang tot de laatste versies van alle bestuursdocumenten;
- Coronaproof; ook mensen met reisbeperkingen kunnen deelnemen.
- Digitaal stemmen maakt besluitvorming transparanter.
Meeting kan slimmer en effectiever
- Agenda maken (van te voren svp)
- Kies een goede voorzitter
- Beperk het aantal deelnemers
Tip 2. Kies voor gebruiksvriendelijke, geïntegreerde software
Wil je bestuurders echt betrekken, dan moet je hen overtuigen met software die hun leven makkelijker maakt en jou helpt de bestuursdoelen te behalen. Kies daarom voor een geïntegreerde tool, met minimaal de mogelijkheid om documenten te delen, digitaal te vergaderen en te stemmen. Hoe eenvoudiger en gebruiksvriendelijker de software, hoe eerder bestuurders deze gebruiken.
Een training vooraf kan iedereen op weg helpen en zorgen dat jullie de functionaliteiten optimaal benutten. iBabs verzorgt training op maat voor alle klanten. Daarin leer je de ins en outs van de oplossing.
Tip 3. Besteed aandacht aan bestuurscommunicatie
Mogelijk zijn bestuurders bezorgd dat ze niet meer op de hoogte zijn van wat er speelt in de business en bij hun collega-bestuurders wanneer ze digitaal gaan vergaderen. Deze zorg neem je weg door aandacht te besteden aan goede onderlinge communicatie. Moedig hen aan ook tussen vergaderingen door contact met elkaar te zoeken en samen te werken.
De software die je gebruikt, kan hierin een belangrijke rol spelen. Als je zorgt dat alle relevante documenten hierin op tijd beschikbaar zijn, dan hebben de bestuursleden tijd om de informatie te lezen en onderling te bespreken. Ook kunnen bestuurders vragen over de agenda stellen en wijzigingen op de vorige notulen voorstellen. Zo blijven ze betrokken in het proces en onderling met collega’s.
Tip 4. Pas je vergaderstructuur aan
Fysieke en online bestuursvergaderingen verschillen. Een goede voorbereiding is voor een digitale vergadering misschien nog wel belangrijker dan voor een fysieke vergadering. Zorg dat het duidelijk is voor iedereen wat er van hen wordt verwacht, zowel voorafgaand als tijdens de vergadering. Alleen als mensen begrijpen wat er van hen wordt verwacht, kunnen ze actief deelnemen.
Dat betekent:
- Een strakke agenda, en prioriteit geven aan discussie over de belangrijkste zaken.
- Informatieve documenten, zoals rapportages, ruim op tijd toesturen.
- Zorgen dat het gesprek bij het onderwerp blijft.
- Af en toe een schermpauze inlassen.
- Duidelijke actiepunten toewijzen.
Tip 5. Vind manieren om verschillende meningen te horen
Digitaal is het minder zichtbaar als mensen niet meedoen. Daarom moet de voorzitter actief opletten dat iedereen aan het woord komt, ook de minder uitgesproken bestuurders.
Een manier om dit te doen, is controleren wie er nog niks heeft gezegd, en hen vervolgens te vragen hoe zij erover denken. Of door besluitvormingstactieken toe te passen, zoals de Tenth Man strategie of Red Teaming. Daarmee vraag je bepaalde bestuurders om een tegen-, of zelfs vijandig, argument tegen de consensus van het bestuur te leveren. Zo maak je ruimte om andere standpunten te horen en te overwegen.
Tip 6. Gebruik functies om interactie tijdens de vergadering te stimuleren
Een andere manier om managers actief te betrekken tijdens vergaderingen is door interactieve functies te gebruiken. Je kan via het bestuursportaal of de virtuele vergadertool vragen stellen, of een poll opzetten waarmee je de stemming over bepaalde onderwerpen peilt. Zo blijft iedereen actief betrokken.
Tip 7. Stimuleer betrokkenheid en afwijkende meningen met breakout sessies
Als je ruimte kan maken in de agenda, organiseer dan breakout sessies in je bestuursportaal. Door de board op te delen in groepen van 3 tot 4 bestuurders, kun je bepaalde onderwerpen uitdiepen.
In een kleinere groep is het minder confronterend om bezwaren naar voren te brengen, dan in de hoofdvergadering. Dit zorgt voor minder spanningen. Soms graven mensen met tegengestelde meningen zich tijdens een dergelijke confrontatie in door stug vast te houden aan hun mening. De confrontatie speelt dan een grotere rol dan de discussie. Door kleinere groepen te gebruiken, kan iedereen zijn mening geven. Op die manier ontwikkel je samen een oplossing die in het belang van het hele bestuur werkt.
Tip 8. Bouw aan de relatie
Plan voor en na de vergadering voldoende tijd in bij te praten met collega’s. Dit helpt om de bestaande relaties goed te houden en nieuwe op te bouwen. Daarmee blijft iedereen betrokken bij het bestuurswerk.
Maar ook tussen vergaderingen door is het goed de communicatie tussen de groepsleden onderling te stimuleren. Persoonlijke of professionele prestaties van de individuele bestuursleden vieren, zijn bijvoorbeeld een goede gelegenheid om bestuursleden betrokken en in contact met elkaar te houden. Bovendien is het een goede gespreksopener voor de volgende vergadering als collega’s van elkaar weten waar ze mee bezig zijn geweest.
De juiste tool is essentieel
Jou hoeven we waarschijnlijk niet te overtuigen van het nut van digitaal vergaderen. Hopelijk hebben we je wel op weg geholpen met deze tips om ook je bestuursleden mee te krijgen. Om hen aan boord te krijgen en te houden, is de software die je gebruikt essentieel. Het iBabs Meeting Management platform is een geïntegreerde tool die zowel jouw leven als dat van de bestuurders makkelijker maakt. Bekijk hier alle praktische functies van de iBabs.
Meeting kan slimmer en effectiever
- Agenda maken (van tevoren svp)
- Kies een goede voorzitter
- Beperk het aantal deelnemers
