vraag & antwoord

Wat houdt de functie van projectassistent in? (update 2017)

Persoonlijke ontwikkeling

Als projectassistent moet je van alle markten thuis zijn. Wat houdt de functie precies in en wat zijn je taken? Op deze pagina een overzicht met alles dat je moet weten om je functie als projectassistent goed uit te kunnen oefenen.

Wat houdt de functie van projectassistent in? (update 2017)

Verantwoordelijkheden

In je rol als projectassistent heb je veel meer verantwoording dan als secretaresse. Concreet wordt het volgende van een projectassistent verwacht:

  • vervult taken op het gebied van organisatie, budgetbeheer, voortgangscontrole enzovoort
  • zet een documentatiesysteem op en beheert dat ook
  • coördineert activiteiten en afspraken
  • fungeert als vraagbaak
  • bewaakt de voortgang van de eigen taken
  • pikt signalen op en onderneemt daar actie op

Profiel

Vanzelfsprekend beschik je over een vakgerichte opleiding en ruime werkervaring. Je bent ambitieus en je schrikt er niet voor terug om nieuwe uitdagingen aan te gaan. Je bent:

  • de linker- en rechterhand van de projectleider met eigen inbreng
  • sociaal vaardig
  • een goede teamspeler
  • humorvol en creatief
  • vasthoudend
  • op de hoogte van tips & tools
  • stressbestendig
  • iemand die afspraken nakomt ook nadat het project is afgesloten
  • een meedenker
  • initiatiefrijk en proactief
  • zelfstandig
  • coördinator en communicator
  • een organisator
  • belangstellend
  • ordelijk.

Hieronder lichten we een aantal vaardigheden verder uit.

projectassistent tips en tools

Op de hoogte van tips en tools

Ben je projectassistent, dan kun je een grote rol spelen door het project te structureren en beheersbaar te houden. Dat doe je met digitale tools. Maar alléén digitale tools beheersen is niet voldoende. Je grootste toegevoegde waarde zit ‘m erin dat je kennis hebt van de methodieken en weet hoe je informatie verzamelt. Hier lees je alles over het meest efficiënte gebruik van tools.

Organisator

En groot deel van je werkzaamheden als projectassistent heeft te maken met prioriteiten stellen. Wat moet eerst? Het is een kwestie van keuzes maken: kiezen wat er nu moet, wat niet of wat er later kan. Je hebt 5 keuzeopties:

  • Meteen afhandelen
  • Niet doen
  • Doe het later (plannen of op je actielijst zetten)
  • Archiveer
  • Laat het een ander doen (delegeren)

Peter Vos legt ze hier verder uit.

projectassistent projectteam

Een goede teamspeler

Waarom werkt het ene projectteam beter dan het andere? Balans en verbinding zijn dé twee aspecten die hierop invloed hebben. Als projectassistent kun jij meesturen om van het team een goed werkend, ideaal team te maken. Zorg ervoor dat dit op de agenda komt van het projectoverleg. Ieder team kan zich namelijk ontwikkelen tot een ideaal team. Ideaal in de zin van: betere resultaten, elkaar aanvullen in de rol, controleerbare procedure van werken, nakomen van afspraken, goede onderlinge verhoudingen en meer waardering. Volg deze 6 stappen om het ideale projectteam te krijgen.

Praktische vaardigheden

Meer lezen over de praktische kant van je functie als projectassistent? Lees dan deze items:

Of download de gratis e-pocket Projectassistentie

Verdieping

Wil je je nog meer verdiepen? Dan is Het Projectassistentboek (nu: vernieuwde 2e druk!) van Pieter Hoekstra, Peter Vos en Jakob Zwinderman verplichte kost. In dit boek vind je alles, maar dan ook alles, wat te maken heeft met je functie als projectassistent.

Aan de slag

Bovendien heeft Management Support op het gebied van projectassistentie twee leuke trainingen: de eendaagse training POWERprojectassistent en de driedaagse training Projectmanagement. 

 

 

Reageer op dit artikel