blog

Ruim je vergadering op met de Marie Kondo-methode

Vergaderen

Marie Kondo, de Japanse opruimgoeroe, heeft met haar boeken ‘Opgeruimd!’ en ‘Spark Joy!’ een ware hype gecreëerd. Zou het niet geweldig zijn als je de Konmari-methode ook kan toepassen op vergaderingen? En ja, dat kan!

Ruim je vergadering op met de Marie Kondo-methode

Het besmettelijke Marie Kondo-opruimvirus wordt verder verspreid door de populaire Netflix-serie Tying up with Marie Kondo. Duizenden Nederlanders volgen nu de zogenaamde ‘Konmari-methode’, die niet alleen voor een opgeruimd huis, maar ook voor een opgeruimd hoofd zorgt. Pas je ‘m toe op vergaderingen, dan creëer je een opgeruimde agenda, voor jezelf of je managers en committeer je je alleen aan effectieve meetings.

Ontspullen op z’n Japans

De Konmari-methode volgt een simpel stappenplan dat je helpt je huis te ‘ontspullen’. De basisregel is: weggooien of houden? Voordat je deze keuze maakt, moet je je eerst afvragen of het voorwerp je blij maakt of niet. Of zoals Marie Kondo zelf zegt: does it spark joy? In dat het geval moet je het zeker bewaren.

Volg de Konmari-regels

De Konmari-regels kun je prima toepassen op vergaderingen. Want zeg nu zelf, wanneer stapte jij voor het laatst blij uit een meeting? Maar in plaats van stapels kleding of boeken die je moet sorteren, werk je nu met meetings. Net als je kledingkast, zit jouw agenda vast ook volgestouwd met vergaderafspraken. De Konmari-regels laten je hier kritisch naar kijken. Want de vraag is natuurlijk; moet je echt alle meetings bijwonen? Tijd om eens flink de bezem erdoor te halen.

Verzamel alle meetings

Maak een lijst van alle meetings waarvoor je deze week bent uitgenodigd. Vergeet ook niet alle statusmeetings, werkbesprekingen, maandagochtendoverleggen en bila’s. Het zijn gewoon allemaal synoniemen voor het woord vergadering. Noteer bij elke meeting hoeveel tijd je ermee kwijt bent.

Maak een denkbeeldige stapel van al je vergaderuren

Maak nu een denkbeeldige stapel van al je vergaderuren. Marie Kondo laat ons dit met kleding doen. De enorme stapel kleding, in dit geval het aantal uren, geeft altijd een schrikeffect. Het is een echte realiteitscheck hoeveel werktijd je doorbrengt in vergaderingen. Trek nu het aantal vergaderuren af van je urencontract. En? Breng je ook meer dan een kwart van je werktijd door in vergaderingen? Dat is best wel even slikken…

Sorteer de meetings in ‘aanwezig’ of ‘afwezig’

Nu moet je gaan sorteren ofwel beslissen welke meeting je wel en niet gaat bijwonen. Stel je jezelf daarbij de volgende vragen. Is er een agenda met helder geformuleerde punten? Weet je wat het doel is van de meeting? Weet je welke bijdrage er van jou wordt verwacht?

Minder meetings, meer tijd

Weet je de antwoorden, dan weet je dus welke meetings je kunt skippen, en welke meetings absoluut noodzakelijk zijn. Net als Marie Kondo, ga je rigoureus te werk. Het resultaat is een opgeruimde agenda. Je committeert je alleen aan effectieve vergaderingen.

Wil je meer weten over effectieve vergaderingen. Download dan de vergaderchecklist met 8 aandachtspunten.

Dit artikel is gesponsord.

Reageer op dit artikel