Trudy van den Brink en Elly Ooms volgden de training Managementassistent als sparringpartner en vertellen hoe ze deze in de praktijk brengen. 'Zorg dat je tactisch formuleert.’
“Ik heb in de training geleerd om met meer aandacht te luisteren en niet te snel met mijn oordeel of advies klaar te staan”, vertelt Trudy van den Brink, directieassistent bij zorg- en welzijnsorganisatie Combiwel. “Iedereen kon een case naar voren brengen. Samen dachten we na hoe we deze case het best konden oplossen. Zo werd het zichtbaar welke vragen je kunt stellen om tot de kern van het probleem te komen.”
Trudy vertelt dat de training er mede voor gezorgd heeft dat ze nu op een krachtigere manier met haar collega’s samenwerkt. “Door het gesprek aan te gaan, kom je samen tot een eindconclusie. Ik heb bovendien het gevoel dat ik daardoor serieuzer genomen wordt.”
Wij-gevoel
Elly Ooms, medewerker business support bij NU.nl, is er tijdens de training achter gekomen dat ze veel dingen onbewust al goed doet. “Dat komt vooral omdat we een fijne cultuur binnen ons bedrijf hebben. Er heerst een wij-gevoel en we gaan op een gelijkwaardige manier met elkaar om. Daardoor voel ik me vrij om te zeggen wat ik vind.”
Als voorbeeld noemt Elly een manager die te laat komt tijdens een overleg. Ze kan dan tegen haar manager zeggen: ‘Je komt nu een kwartier te laat. Dat vind ik echt niet kunnen.’ “Mijn manager maakt daar weleens grapjes over”, vertelt ze. “Dan zegt hij: ‘Ik mag niet te laat komen, anders krijg ik op mijn donder van Elly.’”
Ook merkt Elly dat haar collega’s haar regelmatig vragen om mee te denken. “Ik werk al vijftien jaar voor dit bedrijf. Daardoor weet ik goed de weg binnen de organisatie en heb ik goodwill gekweekt. Collega’s vragen bijvoorbeeld weleens of het goed zou zijn om een andere collega uit te nodigen voor een bepaald overleg. Ik kan goed inschatten of dat passend is.”
Tactisch formuleren
Wat Elly nog kan verbeteren? “Ik heb geleerd dat ik meer tijd voor mezelf kan vragen, zonder dat het ten koste hoeft te gaan van mijn flexibiliteit”, zegt ze. “En ik heb geleerd om beter dóór te vragen wat de manager precies wil. Soms gaan gesprekken te snel. Dan zegt mijn manager bijvoorbeeld: ‘Plan even een overleg in.’ Ik moet dan vragen om concreter te zijn, bijvoorbeeld over wat hij wil bespreken.”
Welke tips Elly andere managementondersteuners zou willen geven?
“Beter sparren is vooral: meer durven”, zegt ze. “Maar dat valt of staat wel met de goede relatie die je met je manager hebt. Een autoritaire manager schrikt af, waardoor je minder ruimte hebt om je mening te geven.”
Daarnaast zegt ze: “Zorg dat je jouw vraag of opmerking tactisch formuleert. Anders komt het te direct over. Een goede formulering zorgt ervoor dat een kritische opmerking iets minder hard valt.”
