Vijf vergaderirritaties en hoe je ze kunt oplossen

Oeverloos gezwets, mensen die te laat komen, discussies die nergens toe leiden: wat kun je doen tegen de vijf grootste ergernissen tijdens vergaderingen?

7.800 uur, oftewel zo’n 975 werkdagen per mensenleven gaan op aan sparren, klankborden en neuzen dezelfde kant op krijgen. Dat bleek in 2018 uit cijfers van bezorgservice Deliveroo, die de Nederlandse vergadercultuur onderzocht.

In al die vergaderuurtjes is het niet altijd pais en vree. Sterker nog, we ergeren ons dood in vergaderingen. Ze duren te lang, er zijn er te veel en er komt niets uit. Herkenbaar? Doe er wat aan! Zo tackle je bijvoorbeeld de vijf grootste ergernissen tijdens vergaderingen:

1. “Wat een oeverloos gezwets”

“We zitten gewoon te luisteren naar mededelingen.” Met een informerende vergadering is niets mis, maar kondig in de agenda wel duidelijk het doel van de vergadering aan. Is het een infovergadering, vraag je naar advies of wil je beslissingen nemen?

Wat kun je eraan doen?
Maak in je agenda je verwachtingen zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld: lees dit document op voorhand, collega Els licht in 10 minuten toe hoe zij dat in haar team aanpakt.

2. “Sorry dat ik wat later ben”

Te laat komen op een vergadering, of nét op het nippertje. Daar baal je van, zeker als jijzelf altijd op tijd bent. Wist je dat ongeveer 37 procent van de vergaderingen later begint dan gepland, gemiddeld een kwartier? Dus eindigen ze ook een kwartier later, en dat kan nare gevolgen hebben. Ze zorgen voor een slecht humeur bij de deelnemers en hebben een negatief effect op creativiteit en prestaties.

Wat kun je eraan doen?
Helaas is er geen speciale klok tegen te laat komen. Wat werkt dan wel? Het is eigenlijk vrij eenvoudig. Nee, je hoeft hiervoor geen ‘training op tijd komen’ te volgen. Dit is het geheim: focus niet op het op tijd komen, focus op eerder aankomen.

3. “Pfff, er zijn weer geen besluiten genomen”

Vergaderingen die niet leiden tot besluiten en acties zijn zinloos. In feite luister je naar mededelingen die je net zo goed hadden kunnen mailen. Zinloze vergaderingen zijn zonde van je tijd.

Wat kun je eraan doen?
Je zorgt altijd voor verslaglegging, ook als je vergadering maar uit twee of drie personen bestaat. Een vergadering moet goed worden samengevat en leiden tot actiepunten, zodat deelnemers die na afloop kunnen afhandelen. Maak ze daarom SMART:

S = Specifiek
M = Meetbaar
A = Acceptabel
R = Realistisch
T = Tijdgebonden

Stuur de actiepunten ook binnen 24 uur na de vergadering naar de betreffende personen.

4. Gaaaaaaap!

Je raadt het al: te lange meetings zijn een grote ergernis. Voel jij jezelf weleens afhaken in een te lange meeting? Eigenlijk schaam je je hier misschien een beetje voor, maar het is heel menselijk. Onze concentratieboog is namelijk niet langer dan 45 minuten.

Wat kun je eraan doen?
Moet je echt langer dan een uur vergaderen? Las dan korte pauzes in, dat houdt mensen frisser. Maar natuurlijk is het nog beter om lange meetings helemaal te vermijden.

5. Een Bokito in de vergadering

Het type Bokito is op zijn best als hij op de apenrots zit. En daar zit Bokito als hij zelf een onderwerp inbrengt. Dan is hij niet te stoppen en gaat hij maar door met zijn monoloog. Want Bokito wil zijn gelijk krijgen.

Wat kun je eraan doen?
Je kunt hem de mond snoeren met een goede timing. Staan er 10 minuten gepland voor het agendapunt van Bokito? Dan moet hij na 5 minuten stoppen met zijn monoloog, anders is er geen ruimte meer voor discussie.

Wil jij een eind maken aan alle vergaderfrustraties op je werk? Lees dan ons e-book De 7 wetten van het nieuwe vergaderen. Hierin vind je veel tips die je helpen om jouw meetings te verbeteren.