De gemiddelde vergadering kost € 6.720 per jaar – vier tips om erop te besparen

Als je uitrekent hoeveel jouw bedrijf jaarlijks uitgeeft aan vergaderingen, wil je dat bedrag meteen gaan verlagen. Dat kan op verschillende manieren.

Nederland is een echt vergaderland. Volgens de meest recente cijfers (onderzoek Sharp) zitten we gemiddeld 30 uur per maand in een meeting. En hoe hoger je functie, hoe meer tijd je gemiddeld per dag in een vergadering doorbrengt. Zo vergaderden in Brussel de regeringsleiders van de EU dagenlang over de Brexit en reserveert president Trump zes uur per dag voor ‘executive time’.

Naast de tijdsinvestering maken we ons niet te druk wat de financiële investering van zo’n vergadering is. Eigenlijk staat niemand stil bij wat een gemiddelde vergadering kost. Toch goed om er eens bij stil te staan.

De vergadering in cijfers

Dus wat kost een gemiddelde vergadering dan, vraag je je wellicht af. Met de meeting cost app maak je een eenvoudige berekening, gebaseerd op het uurloon van de deelnemers aan de vergadering. De app werkt goed als schokeffect voor wie iets aan de overdreven vergadercultuur binnen zijn bedrijf wil doen. Je kunt na afloop van de vergadering namelijk direct laten zien wat diezelfde vergadering heeft gekost én besluiten of dit het geld waard was. Hier een voorbeeldje:

De gemiddelde teammeeting kost 6.720 euro per jaar.

Een wekelijkse teamvergadering van twee uur met vijf deelnemers plus een manager kost zo’n 560 euro. Per maand komt dit neer op 2.240 euro en op jaarbasis is dit een bedrag van 6.720 euro. Vermenigvuldig dit met het aantal teams dat in je bedrijf wekelijks vergadert, en je komt uit op een schrikbarend hoog bedrag.

60 miljard euro per jaar

Vergaderingen zijn natuurlijk niet alleen een tijdsinvestering. Er gaat ook geld op aan faciliteiten in de vergaderzaal en de broodnodige kopjes koffie en andere horecavoorzieningen. Of eventueel zelfs externe vergaderkosten, als je niet in een vast kantoorgebouw werkt of geen vergaderzaal hebt. Dat is anno 2020 tenslotte ook heel normaal, want flex is dé trend. Misschien kun je deze additionele kosten niet exact berekenen, maar een schatting maken is zeker mogelijk.

Zie je nog steeds de noodzaak van minder vergaderen niet echt in? Laat ik dan verklappen dat we in Nederland in totaal 60 miljard euro per jaar besteden aan vergaderen.

Bespaartips voor jouw vergaderingen

Wil je minder tijd en geld besteden aan meetings? Dan helpen de volgende bespaartips je verder:

1. Stel per agendapunt een maximale bespreektijd in.
Een handige vergadertool helpt je hierbij, onder meer doordat alle vergaderstukken digitaal per agendapunt inzichtelijk zijn. Dat voorkomt gezoek door stapels papier tijdens de meeting en dat vergadert veel effectiever.

2. Te veel mensen= te lang vergaderen
Als je met te veel mensen aan tafel zit, vertroebelt dat het vergaderproces. Hoe kritischer je omgaat met uitnodigen in het voorbereidingstraject, hoe effectiever je vergadert.

3. Vergader vaker online of telefonisch
Zeker in de huidige tijd wordt online vergaderen steeds meer de norm. En als je niet samen in de meeting room zit, heb je geen last van laatkomers die de vergadering ophouden, is er minder ruimte voor onderonsjes en spaar je heel wat reistijd uit.

4. Vergader papierloos
De grootste winst is te behalen als je overstapt op papierloos vergaderen. Een vergaderapp helpt je eenvoudig meetings te organiseren of bezoeken. Je regelt en beheert probleemloos alle lastige details rond een meeting. Je bent dan minder tijd kwijt aan de voorbereiding én de samenwerking met collega’s wordt vergemakkelijkt.

Wil je meer weten over de voordelen van papierloos vergaderen? Download dan ons e-book Lean vergaderen, hoe doe je dat?

Dit vind je misschien ook interessant