Hoe AI de projectmanagementsector transformeert

Hoe AI de projectmanagementsector transformeert

Je kunt als projectassistent niet meer om kunstmatige intelligentie heen. Dat levert zowel uitdagingen als kansen op, schrijft trainer Jakob Zwinderman.

Al meer dan tien jaar zie ik het werk van de managementassistent veranderen richting HRM (oftewel personeelszaken) en projectmanagement. De rol van projectassistent heeft de toekomst, ook richting de taak van projectleider dan wel -manager.

In 2016 schreven Pieter Hoekstra, Peter Vos en ik het ‘Projectassistentboek’. Sindsdien hebben we honderden (aankomende) projectassistenten een training in deze boeiende richting gegeven. Nu is er een nieuwe ontwikkeling; artificial intelligence, ofwel kunstmatige intelligentie (AI). En die belooft de veelbelovende projectmanagementsector verder te veranderen.

Meegroeien met de veranderingen

Aanvankelijk was de rol van de projectassistent voornamelijk gericht op administratief werk, zoals het bijhouden van planningen, het opstellen van rapporten en het organiseren van het bijhouden van acties. Die tijd is voorbij. In de moderne zakelijke wereld worden projecten steeds complexer en moeilijker.

Projectassistenten zijn niet langer beperkt tot het uitvoeren van routinetaken, maar spelen nu een cruciale rol bij het optimaliseren van projectplanning, het analyseren van gegevens en het nemen van strategische beslissingen. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, kan AI de projectassistent helpen mee te groeien met die veranderingen van de werkzaamheden.

Door bijvoorbeeld gebruik te maken van AI-technologieën zoals machine learning en natuurlijke taalverwerking. Die kunnen gegevens analyseren om trends en patronen te ontdekken, risico's volgen en aanbevelingen doen voor procesoptimalisatie. Dit stelt projectmanagers in staat om beter besluiten te nemen en planmatig te werken.

Leer meer over AI

Door meer te weten over AI - zowel in theorie als de praktijk - kan de projectassistent een unieke rol voor zichzelf veroveren. Want die kan daardoor helpen bij het automatiseren van repetitieve taken (voor anderen). Door chatbots in te zetten kunnen projectassistenten ook tijd vrijmaken voor zichzelf door AI de meest eenvoudige vragen en verzoeken van teamleden af te handelen. Dat komt de productiviteit ten goede en optimaliseert de communicatie.

Door AI in te zetten, krijgen projectteams meer tijd en ruimte om hun meest belangrijke resources te gebruiken: menselijke creativiteit en probleemoplossende vaardigheden.

Meer tijd voor menselijkheid

Hoewel de doorontwikkeling van de rol van de projectassistent grote voordelen met zich meebrengt, zijn er ook gevolgen voor de beroepsgroep. Een van de belangrijkste zorgen is de grote impact op werkgelegenheid. Het is bijna zeker dat sommige taken van de projectassistenten, zoals notuleren en plannen, in de toekomst worden overgenomen door AI-systemen. Dit betekent dat de vereiste vaardigheden van een projectassistent zullen veranderen, alsook het aantal banen in de sector.

Het betekent bovendien dat deze ondersteuners moeten investeren in futureproof worden. Bijvoorbeeld door het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden - zoals omgaan met AI - of specialiseren op de menselijke skills die een chatbot niet kan nadoen: empathie, samenwerking, creativiteit en strategisch denken,

Daarnaast moeten projectmanagers en bedrijven zorgvuldig omgaan met de ethische aspecten van het gebruik van AI in projectmanagement. Zoals privacy voor zowel bedrijven als individuele medewerkers (welke informatie mag de AI gebruiken?) of het per ongeluk automatiseren van eventuele vooroordelen in chatbots in HRM of projectmanagement.

Er moeten dus richtlijnen en best practices worden opgesteld om ervoor te zorgen dat AI-systemen eerlijk en verantwoord ingezet worden.

De toekomst

Kortom, de nieuwe invulling van de rol van de projectassistent gaat een spannende en interessante tijd tegemoet. Met AI-technologieën kunnen de taken van projectassistenten meer ontwikkeld worden uitgevoerd en waarde toevoegen aan de projectmanagers. Hoewel er uitdagingen zijn, biedt de integratie van AI in projectmanagement tegelijkertijd mogelijkheden om de efficiency te verhogen en betere resultaten te behalen.

Bovenstaande blog van Jakob Zwinderman is deels geschreven met behulp van ChatGPT.

Onderdeel van de collectie

AI en prompting

Laat AI voor jou werken bij terugkerende taken als notuleren, schrijven en mailen. Met slimme prompts (de opdrachten voor een taalmodel als ChatGPT) verhoog je niet alleen je productiviteit maar leer je ook een nieuwe manier van werken kennen.

Loopbaan

10 tips om door te groeien naar een andere functie

Heb je je zinnen gezet op een baan in een ander vakgebied of op een andere afdeling? Loop dan deze tien tips van onze loopbaantrainer Karen Visser even na.

Samenwerken

Discriminatie? Een op de tien Nederlanders heeft er last van

Cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek laten zien dat een op de tien mensen zich gediscrimineerd voelden in 2023. Op het werk zorgt dat voor problemen.

werkgeluk

Maak werk van je werklust

Hoe krijg je weer zin en plezier in je werk? Veranderkundige en coach Isabelle Coppens geeft een paar handige tips.

De ondersteuners van de afdeling Informatievoorziening bij de Immigratie 
en naturalisatiedienst (IND) in Den Haag. Vlnr. Angelie Sitaram, Jolanda Koppendraaier, Seema 
Jewbali, Margreet van Steenbergen, Surya Kasi.
Secretariaat

Het secretariaat van de IND: van brandjes blussen, naar meer...

Het verbaast hen nog steeds hoe snel de transformatie ging. Van traditioneel secretariaat naar professioneel Support Office. Een nieuwe koers. In een half jaar tijd. Deze dames deden het bij de IND. 'We zijn op gelijkwaardig niveau aan het opereren.'

boeken

Assistant zijn, is niet zomaar een baan

Het nieuwe boek van Lucy Brazier, The Modern-Day Assistant, is een mustread voor iedere ondersteuner, schrijft hoofdredacteur Vera Bot.

Teamleider

Teamleider secretariaat: leidinggevende én meewerkend voorman

Als teamleider en coördinator op het secretariaat ben je niet meer 'one of the guys'. Hoe ga je daarmee om?

ontzorgen

'Assistants moeten juist mínder ontzorgen', zegt deze expert

Ontzorgen is een belangrijke taak voor assistants. Maar volgens trainer Peter Vos moeten ze niet te veel uit handen nemen: 'Te solistisch werken is een gevaar'.

copilot

Copilot komt in allerlei smaakjes

Copilot is voor de assistant logischer om te gebruiken dan ChatGPT. Je kan het eenvoudig gebruiken in de bestaande Office365-omgeving. Voor welke versie moet je gaan? Onze software-expert Roel Peeters geeft advies.