'Gewoon je gezond verstand gebruiken'

Dat Nieke van der Wal secretaresse zou worden, lag niet direct in de planning. Oorspronkelijk had ze haar zinnen gezet op een baan als journalist bij een krant.

“Na mijn middelbare school besloot ik een jaar naar Amerika te gaan om daar high school te volgen. Ik wilde altijd al journalist worden en de opleiding volgen in Zwolle, maar de toelatingstest die je daarvoor moest doen was in maart, terwijl ik op dat moment nog in Amerika zat. Toen ik terugkwam, stond ik voor de vraag: wat ga ik in dit tussenjaar doen?”

“Ik besloot een jaar Schoevers te volgen met de gedachte dat een opleiding tot directiesecretaresse altijd van pas zou komen.”

Continu kritisch

Zo gezegd, zo gedaan. Nieke deed het jaar Schoevers, maakte in maart de toelatingstoets voor de School voor Journalistiek en nadat ze was toegelaten ging ze naar Zwolle om daar de vierjarige opleiding te volgen.

“Ik had gekozen voor de richting ‘Geschreven Pers’. Een mooie opleiding en het ging ook prima allemaal, maar tijdens het stagelopen had ik er al snel genoeg van dat ik mensen continu kritisch moest benaderen en maar door en door moest vragen om ze bepaalde uitspraken te ontlokken.”

“Nadat ik mijn studie had afgerond en inmiddels Communicatiekunde studeerde aan de Rijksuniversiteit Groningen, hoorde ik dat in Zuidwest-Friesland een algemeen jachthavenmedewerker met pr-marketingwerkzaamheden werd gezocht. Ik ben een fervent zeiler en solliciteerde.”

“En ik kreeg de functie. Het werk bleek voor een groot deel secretarieel. Wat ook bleek: ik vond het heel erg leuk.”

Flexibel zijn

Na twee jaar bij het jachthavenbedrijf te hebben gewerkt, ziet Nieke de vacature van Directiesecretaresse Facilitair Bedrijf bij het Medisch Centrum Leeuwarden; een organisatie waar zo’n 3500 mensen werkzaam zijn. Omdat Nieke op zoek is naar meer verdieping in haar werk solliciteert ze, en wordt aangenomen.

“Ik heb daar een aantal jaar gewerkt en dat beviel goed, maar toen mijn man en ik kinderen kregen, heb ik ervoor gekozen om als zelfstandig tekstschrijver aan de slag te gaan. Mijn man zat op dat moment veel in het buitenland voor zijn werk en ik wilde flexibel zijn in de zorg voor onze kinderen.”

Prachtig vak

Nieke werkte vervolgens twaalf jaar lang als freelance tekstschrijver. Tot het Medisch Centrum Leeuwarden plotseling weer bij haar aanklopte: of ze misschien wilde invallen bij het directiesecretariaat P&O.

“Dat was in eerste instantie voor zes weken. Het idee sprak me wel aan en ik dacht: ik ga toch eens kijken of ik het nog kan. En dat mondde uit in een vaste aanstelling.

“Het beviel me goed om weer met collega’s te werken en daarnaast is het secretaresse zijn an sich gewoon een prachtig vak met heel diverse werkzaamheden, waarbij je echt iets kunt toevoegen.”

Signalerende functie als secretaresse

De volgende stap was de functie van secretaresse van de Raad van Bestuur. Nieke: “Deze positie kwam vrij. Iets wat zelden voorkomt. En het leek me een enorme uitdaging. Ik besloot te solliciteren.”

Al in het eerste gesprek voelde ik een goede klik met de bestuurders. Ik denk ook dat een klik cruciaal is, want dan voel je makkelijker aan wat diegene nodig heeft en kun je comfort bieden.”

“Daarbij is het voor mij essentieel om te merken dat iemand volledig vertrouwen in me heeft. Dat hij of zij weet dat ze zaken aan me kunnen overlaten; dat ik ervoor zorg dat het goed komt.”

Nieke had het erg naar haar zin als secretaresse van de Raad van Bestuur, maar na twee jaar geeft de bestuurssecretaris aan dat er een nieuwe functie van beleidsmedewerker komt en vraagt of Nieke hierover in gesprek wil.

“Als secretaresse organiseerde ik al zaken voor de bestuursraad en het managementteam, zoals beleidsdagen. Ik werkte dus al nauw samen met de bestuurssecretaris. Maar waar je als secretaresse ergens langs vliegt en meteen honderd stappen verder bent, kan ik als beleidsmedewerker de diepte ingaan, zaken uitpluizen, verder uitzoeken.”

Wat Nieke bovendien opvalt: doordat ze de beleidsmatige ondersteuning verzorgt van zowel de bestuurssecretaris als het MT en de Raad van Bestuur, is ze een schakel tussen de overleggen geworden. “Ik breng relevante informatie bij elkaar en heb een signalerende rol.”

Jubileum

Nieke viert op de dag van dit interview haar 12,5-jarig jubileum bij het Medisch Centrum Leeuwarden. “Dit is al mijn vierde functie. Ik waardeer het enorm dat je binnen zo’n grote organisatie de kans krijgt om je verder te ontwikkelen. Dat blijkt ook uit het feit dat we de mogelijkheid krijgen om door te leren naast het werk.”

“Toen ik beleidsmedewerker werd, dacht ik dat het een goed idee zou zijn om een cursus of training te volgen. Helaas bleek er niets specifieks voor de zorg te zijn op dit gebied. In mijn functie als beleidsmedewerker zijn veel onderwerpen inhoudelijk hetzelfde als tijdens mijn werkzaamheden als secretaresse voor het bestuur. Er zit alleen een verdiepingsslag in. Eigenlijk komt het neer op wat ze hier zeggen: ‘gewoon je gezond verstand gebruiken, dan kom je al een heel eind.’”

Dat ze bij het Medisch Centrum Leeuwarden gezien wordt, waardeert Nieke. “Het is voor mij heel bepalend geweest dat ze me vroegen of ik de stap naar beleidsmedewerker wilde maken, dat ze zagen dat ik schijnbaar die capaciteit had en zeiden: je valt op. Ik ben geen ambitieus carrièremens, maar wil wel graag geprikkeld worden. Een beetje achterover leunend mijn ding doen, is niets voor mij. Ik moet werk doen dat ik leuk vind en waar ik echt voor ga. Is dat niet het geval, dan ga ik verder kijken.”

Vertrouwen op intuïtie

Niekes leidraad is dan ook: vertrouw op je intuïtie. “Het is belangrijk om bij jezelf te blijven. Dat heb ik ook moeten ervaren. Vooral als je jonger bent doe je in je werk soms klakkeloos wat je wordt opgedragen, omdat het zo ‘hoort’ – ook als je voelt dat het beter anders kan. Maar als je niet voor honderd procent achter de dingen staat die je doet, kun je ze ook niet uitdragen. Vanuit ervaring geef ik het nu aan als iets volgens mij op een andere manier aangevlogen moet worden, geef alternatieven en vraag om uitleg waarom iets moet zoals het moet.”

En waar Nieke kansen ziet, schroomt ze niet die te pakken. “Als ik iets leuk vind, probeer ik dat naar me toe te trekken. Sinds juni werken we bijvoorbeeld in een pilot met een nieuwe overlegstructuur voor het MT. Deze pilot is voorbereid door een werkgroep. Destijds heb ik bij de bestuurssecretaris aangegeven hier graag bij betrokken te worden; mijn handen jeukten. Nadat het voorstel van de werkgroep gereed was, heb ik een plan van aanpak mogen opstellen. Ik denk dat ik daar mede vanuit mijn secretariële blik heel goed een praktische invulling aan heb kunnen geven.”

Dubbelrol als secretaresse

Wel heeft Nieke bij sommige onderdelen van haar rol momenteel haar vraagtekens. “De functie van beleidsmedewerker was weliswaar een nieuwe, maar ik ben aan de slag gegaan op de afdeling waar iedereen me nog kende als secretaresse. En ik heb echt fantastische collega’s, maar door mijn vorige functie kreeg ik in het begin tijdens overleggen onbewust vaak toch de taken van de secretaresse toebedeeld.”

“Maar dit ligt net zo goed aan mezelf: ik trek dergelijke zaken naar me toe, bijvoorbeeld door aan te geven dat ik de vervolgafspraak wel even zal inplannen. Dat is een automatisme. Een collega zei al: ‘Misschien had je fysiek beter op een andere verdieping kunnen gaan zitten, dan hadden mensen je minder goed weten te vinden.’”

“Daar komt bij dat het ook onderdeel is van mijn werkzaamheden als beleidsmedewerker om zaken naar me toe te trekken. Enerzijds word ik daar natuurlijk heel blij van, maar op een gegeven moment wordt het wel erg veel.”

Nieke geeft een voorbeeld: “Ik ben betrokken geweest bij het opzetten van een nieuwe ziekenhuiscommissie. Daar zit ik nog steeds bij, bepaal samen met de voorzitter de inhoud van de agenda en maak de notulen.”

“Inmiddels loopt alles en vraag ik me wel af: zit ik er nu nog wel bij in de rol van beleidsmedewerker of toch inmiddels weer in die van secretaresse? En als het dat laatste is, dan kan ik de werkzaamheden voor deze commissie beter afstoten. Daarover zijn we in gesprek."

Organisatie in transitie

Binnen het Medisch Centrum Leeuwarden blijven er meer dan genoeg mogelijkheden voor Nieke om zich te ontwikkelen. Daar zorgt de organisatie ook voor, zoals met de aankomende fusie van het Medisch Centrum Leeuwarden met Ziekenhuis Tjongerschans in Heerenveen.

Het opstellen van de transitieplannen om te komen tot één fusieorganisatie met de naam ‘Frisius MC’ is momenteel in volle gang. Nieke: “Er is een kans dat mijn functie door de fusie weer verandert. Dat wacht ik in vertrouwen af, want wie weet biedt dat ook weer mogelijkheden.”

Wie verdient er ook een plek op het Podium?

In de rubriek ‘Podium’ portretteren we de vaandeldragers van het secretaressevak: veelbelovende jonge assistants én de ervaren rotten in het vak. Ben jij of ken jij een kandidaat voor deze rubriek? Mail dan naar redactie.managementsupport@vmnmedia.nl