Marleen Grotenhuis kan bogen op wat je noemt een bijzondere loopbaan. Na zo’n twaalf jaar de hele wereld over te zijn gereisd als stewardess en even lang met haar eigen communicatiebureau de mooiste producties te hebben gemaakt, komt nu alweer zeven jaar alles samen in haar huidige werkzame leven.
“Toen ik jonger was, wilde ik heel graag de wereld zien, mijn horizon verbreden. Dat heb ik letterlijk gedaan door bij KLM te vliegen. Daar heb ik geleerd om te gaan met verschillende soorten mensen, crews en passagiers. De hospitalitygedachte achter dat werk neem je je hele leven mee. Toen ik kinderen kreeg, vond ik het lastig dat er vaak een oceaan tussen hen en mij inzat. En het brak me op vaak van huis te zijn.”
Public Support
Marleen schreef altijd graag en deed dat ook al voor het personeelsmagazine van KLM.
“Op een dag had een buurman een brochure nodig en hij vroeg of ik die wilde maken. Weer iemand anders las die en vroeg of ik ook een tekst voor hem wilde schrijven.”
“Zo ging het balletje rollen. Ik zag een verdienmodel en ben Text4All begonnen, een communicatiebureau, waarbij diverse mensen voor me werkten. Ook dat vond ik fantastisch leuk. Maar toen we voor mijn mans werk moesten verhuizen, wilde ik niet opnieuw een heel netwerk opbouwen en ging ik nadenken over wat ik dan wel wilde. Ik googelde een paar keer op de combinatie van hospitality en communicatie, en steeds weer kwam Public Support bovendrijven. Ik dacht: wat is dat voor bedrijf?”
Dicht bij het vuur
Marleen besloot contact op te nemen met Public Support en na een paar gesprekken en een ontmoeting op kantoor was het geregeld.
“Ik kon meteen beginnen. Dat is inmiddels zo’n zeven jaar geleden en wat mij steeds weer opvalt is het enorme raakvlak dat het vak van directiesecretaresse heeft met zowel hospitality als communicatie. En dan kom ik ook nog eens op de meest bijzondere plekken."
"Zo zat ik op een gegeven moment zelfs bij de Minister van Defensie in een mooi statig pand in Den Haag. Dan zit je ineens wel heel dicht bij de besluitvorming."
"Wat ik ook merk is dat de mensen voor wie ik werk weliswaar sparren met vakgenoten of collega’s, maar het ook fijn vinden om dat met mij te doen. Dat ik een outsider ben, maakt dat ze onbelemmerd met me kunnen delen waar ze mee zitten. Ik kijk toch met een frisse blik naar de zaken. Soms kan ik advies geven, soms hoef ik alleen te luisteren en komen ze zelf met oplossingen.”
In de Eerste Kamer
Momenteel is Marleen via Public Support tot 1 oktober de secretaresse van de Voorzitter van de Eerste Kamer. Een plek die logischerwijs heel strikte procedures met zich meebrengt.
“Ik werk in een diplomatieke omgeving op een heel bijzondere plek. Daar leer ik van en ik ben me bewust van de restricties die dat met zich meebrengt. Hiervoor werkte ik als projectondersteuner bij een commercieel bedrijf, waar ik de volledige vrijheid kreeg. Ik mocht alles doen, de totale communicatie naar de werkvloer, een nieuwsbrief bedenken, events organiseren, noem maar op. Die vrijheid is er nu niet, het is allemaal wat vormelijker, met vaste protocollen. Logisch natuurlijk, en het is zeker zo leuk.”
Daarbij kan Marleen gewoon haar eigen creatieve zelf blijven. Zelfs in zo’n strikte omgeving.
“Als iemand van ons ergens op bezoek gaat, opper ik: ‘Is het niet leuk om een cadeautje mee te nemen?’ Dan antwoorden ze dat dat protocollair gezien niet hoeft, maar ik vind altijd wel iets persoonlijks, iets kleins dat toch erg gewaardeerd wordt. En als een basisschoolscholier de voorzitter komt interviewen voor de schoolkrant, dan vind ik het toch leuk om met een kleinigheidje klaar te staan.”
Een scheve stropdas
Ook geldt: never a dull moment. Marleen schetst haar werkzaamheden voor de Eerste Kamer.
“Op dinsdag vergadert de Eerste Kamer en is er veel reuring in het gebouw; alle Kamerleden zijn dan aanwezig en wandelen om de haverklap binnen met een vraag of een verzoek. En eens per week zit ik met de voorzitter en met mijn collega, die de griffier als haar aandachtspersoon heeft. Dan bespreken we de agenda en alle uitnodigingen die voor de voorzitter zijn binnengekomen. Zijn alle benodigde stukken compleet, is hij goed geïnformeerd, kloppen de chauffeursdiensten, en wat staat er de komende tijd op de planning? Het secretariaat heeft ook regelmatig overleg met collega’s, zodat wij goed op de hoogte zijn van wat er de maanden erop allemaal staat te gebeuren, in binnen- en buitenland.”
En dan zijn er nog dagen als 4 en 5 mei en Prinsjesdag. “Intensieve dagen” die volgens Marleen veel voorbereiding vergen.
“Dergelijke dagen verlopen zeer volgens protocol met een draaiboek dat tot op de minuut is afgepast en waarin alles perfect moet kloppen. Het is veel, maar echt heel interessant. En naast dit alles vraagt de voorzitter mij ook gewoon of zijn stropdas recht zit.”
Geen afstand
Het komt er in haar functie op neer, vertelt Marleen, dat je heel veel zaken serieus moet nemen en soms een beetje moet kunnen meebuigen.
“Je hebt met allerlei soorten mensen te maken, dat is zo in een bedrijf en bij de Eerste Kamer zeker ook. Van de portier tot de CEO, en iedereen daartussenin. Dat maakt het ook zo leuk. Als secretaresse ben je vooral ook verbinder. De voorzitter zegt altijd: ‘Het is goed dat je je ervan bewust bent dat jij ook het gezicht van mij bent.’ Daarom vind ik het nog belangrijker dat iedereen zich op z’n gemak bij mij voelt, dat werkt gewoon een stuk prettiger."
Kunstschilderen
Marleen geeft tot slot een voorbeeld van een vorige interimopdracht.
“Voor een bewindspersoon moest ik een uitje regelen, voor haar team en haarzelf. Die uitjes waren altijd wat saai en ik dacht: dat kan leuker, maar hoe pak ik dat aan? Ik belde een eventbureau en de eigenaar zei: ‘Mijn moeder is kunstschilder, we kunnen een workshop geven in een strandtent.’ Dat leek me wel wat.”
“De avond van de workshop zei ik tegen mijn man: ‘Kom, we lopen even onopvallend langs de strandtent om te kijken hoe het gaat.’ Gooit de minister de deur open en zegt: ‘Marleen, het is zo leuk! Kom binnen! En oh, is dit je man?’ Echt zo bijzonder. Dat is waar je het voor doet en precies wat dit vak zo leuk maakt. Maar je moet het wel zien en doen: proactief zijn, nadenken, zelf met voorstellen komen.”
