Ondersteuner, treed meer op de voorgrond bij het presenteren

Het vak van managementassistenten is aan het veranderen. Daarmee vertel ik je hopelijk niets nieuws. New school-managers vragen andere competenties dan tien jaar geleden. Hiërarchie wordt in veel organisaties minder belangrijk en het vak ontwikkelt zich naar een hoger niveau. Je bent als ondersteuner steeds meer de rechterhand en adviseur van je manager. “U vraagt en ik doe wat u zegt” is niet meer van deze tijd. Veel taken die voorheen door managementassistenten werden uitgevoerd, zijn inmiddels verdwenen of geautomatiseerd.

Een van de spannendste veranderingen voor ondersteuners is de ontwikkeling van het voorbereiden van presentaties voor een manager, naar het zelf geven van presentaties. Voorheen kon een secretaresse haar manager misschien voorzien van input voor de presentatie, en zette zij de slides in elkaar. Anno 2020 zie je steeds vaker de managementassistent zelf (korte) presentaties geven aan het MT, collega’s en tijdens (project)vergaderingen.

Ook in algemene termen wordt het belang van een goede presentatie steeds belangrijker. Managementassistenten moeten tegenwoordig vooral geen grijze muis zijn, maar een duidelijke mening hebben en deze mening met krachtige argumenten kunnen ondersteunen.

Presenteren gaat dus verder dan bijvoorbeeld op een podium staan met een PowerPointpresentatie. Veel presentaties vinden in de wandelgangen of aan tafel plaats. Je profileert je bij de koffieautomaat, je overtuigt tijdens de vergadering of je creëert vertrouwen in meetings. Bij al deze gelegenheden presenteer je jezelf en overtuig je de ander door jouw persoonlijke presentatie.

Voor veel managementassistenten is presenteren waarschijnlijk niet hun grootste hobby. Staan de beelden van je spreekbeurten op de middelbare school ook in je geheugen gegrift? Ik herinner me een trillende stem, zweethanden en vooral een bonkend hart. Het zijn herkenbare symptomen voor veel mensen die moeten spreken voor een groep. Heb jij hier ook last van? Bijvoorbeeld tijdens vergaderingen of presentaties voor collega’s of klanten?

Bij de huidige rol van de secretaresse hoort onder andere dat je jouw ideeën weet over te brengen aan je manager. Jouw inbreng is van belang, je bent immers de spil van de organisatie. Jij bent de ogen en de oren van het bedrijf. En je hebt recht van spreken; jouw informatie is zeer waardevol voor je manager of het MT. Jouw boodschap goed overbrengen is het halve werk.

Op de voorgrond treden is niet voor iedere secretaresse weggelegd. Dit werd in het verleden ook minder van je verwacht. In je veranderende rol is dit gewoon een kwestie van doen en vooral oefenen.