Personal assistant: zet jezelf op de kaart

Personal assistant: zet jezelf op de kaart

Personal assistants zetten zichzelf niet goed op de kaart, ziet trainer Gerry Ubels. Vooral in conflictsituaties ziet ze ruimte voor verbetering.

Zelfinzicht, samenwerking en resultaatgericht handelen zijn de drie pijlers waarop Gerry Ubels haar vernieuwde training Personal Assistant heeft gebouwd. "De combinatie van deze gereedschappen maakt jou de ideale personal assistant voor iedere manager", belooft ze.

Wat is de meest gestelde vraag waarmee deelnemers naar de training komen?

“Nog niet op de eerste dag, maar gedurende de vijfdaagse training Personal assistant komen er patronen naar voren. Dan hoor ik iemand zeggen: ‘ik ben niet goed genoeg’, of: ‘ik voel me niet gezien en gehoord’, of: ‘ik word niet als professional gezien’. Wat ik ook vaak hoor is: ‘ik kan moeilijk begrenzen en nee zeggen’. Er zit ongelooflijk veel zelfkritiek bij. Dat is de rode draad die ik zie.”

Wat is jouw reactie hierop?

“Patronen kennen we allemaal. We zijn geconditioneerd door ons verleden, wat we hebben meegemaakt, hoe we zijn opgevoed. Ik vraag dan: wil je in dat patroon blijven zitten, of wil je er graag vanaf? Ga je ermee aan de slag, dan pak je de kans om zo’n patroon of blokkade uit het verleden op te ruimen, onschadelijk te maken.”

Wat valt je op aan de rol van personal assistants?

“Het valt me op dat ze zo dienstbaar zijn, dat ze zichzelf niet op de kaart zetten. Ze cijferen zichzelf weg in dienstbaarheid voor de ander. Ze offeren zich op. Maar alles wat ten koste van jezelf gaat, gaat over een grens. Je doet jezelf geweld aan. Ik leer ze te begrenzen, om zich niet meer aan te passen. Neem je positie in. Ga ervoor staan, en als je haar niet krijgt, eis haar dan op.”

Wat is jouw aanpak?

“Het begint bij zelfonderzoek. Iedereen denkt al snel bij lastige situaties: die ander is vervelend en onaardig. Maar het gaat helemaal niet om die ander. Het gaat om jou. Hoe jij reageert. En dat is mooi, want die ander biedt jou een leersituatie. Denk je eens in: wat kan ik hiervan leren?

“Een deelnemer vertelde over een vreselijke ruzie met een collega. ‘Ik zeg niks meer tegen haar!’, zei ze. Ik vroeg: ‘Hoe zou het zijn als je dit kwijtraakt? Dat je elkaar weer kunt groeten en in de ogen kunt kijken?’ Voor haar hoefde dat niet. Als je zelf die deur dicht laat, kom je niet verder. Dat is een keuze. De rode draad is zelfonderzoek en zelfreflectie. Dan kom je verder.

“Koppel jouw irritatie, frustratie, angst of woede niet langer aan een persoon. Juist die ‘onaardige’ mensen bieden jou de mooiste en diepste lessen. Zij triggeren een bepaalde reactie bij jou, veroorzaakt door gebeurtenissen uit het verleden. Als je dát aangaat, los je het op. Je verandert, je vergroot je potentieel en krijgt minder last van bepaalde situaties of mensen.”

Met mededogen kijken naar jezelf en de ander?

“Ja. Je krijgt inzicht in jezelf én de ander. Zonder angst voor de ander, voor zijn of haar dominantie, grofheid of botheid. Dominante mensen zijn zelf ook weer gevormd door het verleden. Maar je kunt en moet zeker paal en perk stellen en hen begrenzen. Dat leer ik ze. Laatst kreeg ik te horen van een deelnemer dat ze haar manager had begrensd. Ze zei: ‘Nu doet-ie dat niet meer bij mij, maar nog wel bij andere collega’s.’ Het luchtte haar op dat ze voor zichzelf was opgekomen.”

Wat is jouw advies wat betreft dat begrenzen?

“Stevig durven zijn. Niet zeggen: ‘Dat vind ik niet fijn.’ Dat is te zwak, te dienstbaar. Sterker en beter is: ‘Ik zie dat je [benoem gedrag] of ik hoor dat je [benoem wat de ander zegt]. Dat wil ik niet. Het belemmert mij bij het werken voor jou. Je kunt kiezen: als je hiermee doorgaat, doe ik niks meer voor je. Of je houdt ermee op en dan kan ik goed met je werken.’

“Op zo’n moment is het ook belangrijk om bij jezelf na te gaan waarom je zo getriggerd werd door die ander; wat zegt het over jou? Vaak zijn de patronen die we hebben opgebouwd de oorzaak hiervan.”

Wie ben jij als trainer?

“Ik leef vanuit mijn ziel, heb mijn eigen issues opgelost, ben vrij van conditionering. Dat maakt me gevoelig, benaderbaar en betrouwbaar in de training. Ik heb genoeg meegemaakt in mijn leven, zowel in werk als privé, ben veel tegengekomen en heb veel moeten verwerken."

"Hierdoor sta ik open voor anderen, ik kan iemands psyche doorzien, zonder te oordelen. Dat is een gave die alle deelnemers mogen gebruiken. Ik geef graag inzicht. De kunst voor mij is om het gevoelige, de persoonlijke groei, met het zakelijke te combineren van hun professionele rol.”

Heb je een voorbeeld?

“Een assistant was in verlegenheid gebracht. Ze had een klus gedaan waarvan de voorwaarden onduidelijk waren. Vervolgens ging er een mail rond door het hele bedrijf waarin zij werd zwartgemaakt. Ze voelde zich schuldig en beschaamd."

"‘Wat heb je toen gedaan?’, vroeg ik. ‘Niets, laat maar’, had ze gedacht. Maar als je ‘laat maar’ denkt en er is schaamte en schuld over je heen gegooid, dan heeft dat een groot negatief effect op je. We deden toen een oefening waarin ze die schuld en schaamte teruggaf. Het effect was dat ze zich bevrijd voelde van die last én zich bewust werd dat ze dit in het vervolg moest inperken. ‘Dit overkomt me nooit meer’, zei ze. Het levert veel energie op.”

Onderdeel van de collectie

Functies

Hier vind je alles over de belangrijkste functies op het gebied van managementondersteuning. Inclusief functieprofielen met taken, competenties en verantwoordelijkheden. En inspirerende praktijkverhalen.

Vera Bot

Vera Bot

Hoofdredacteur Management Support

Vera Bot is hoofdredacteur van Management Support Magazine en manager van de online content op managementsupport.nl en de verspreiding ervan via social media kanalen.

De 5 meest gelezen artikelen van februari 2024

De 5 meest gelezen artikelen van februari 2024

Mis ze niet, de vijf meest aangeklikte artikelen van februari 2024! Over onder meer: gedeeld leiderschap, iemand inwerken op het secretariaat en...

Work on your skills! Doe mee aan ons onderzoek

Work on your skills! Doe mee aan ons onderzoek

We brengen graag de skills in kaart van de ondersteuner van nu - met jouw hulp!

Zo word je een strategisch gesprekspartner voor je manager

Zo word je een strategisch gesprekspartner voor je manager

Eerst denken, dan doen: het klinkt logisch, maar met een hoge werkdruk schiet je snel in de actiemodus. Hoe kun je in de waan van de dag toch...

Vijf vragen die je jezelf moet stellen halverwege jouw loopbaan

Vijf vragen die je jezelf moet stellen halverwege jouw loopbaan

Halverwege jouw loopbaan kan je worstelen met de onverwachte koers van jouw carrièrepad. Maar volgens deze experts is dit moment juist een goede...

Virtual assistant: profiel

Virtual assistant: profiel

De virtual assistant is in opkomst. De functie is niet alleen populair bij support professionals maar meer en meer bedrijven en ondernemers weten de...

Op afstand werken kost je een promotie

Op afstand werken kost je een promotie

Collega's die op afstand werken lopen grote kans benadeeld te worden bij promoties. Af en toe je gezicht laten zien, loont dus. Maar dat is niet...

Beste managers, deel het leiderschap met ondersteuners!

Beste managers, deel het leiderschap met ondersteuners!

Geen tijd voor je talenten, want 'de baas wil…'? Dat kan anders: met gedeeld leiderschap, waarbij het secretariaat aan het roer staat.

Evelien Keeskamp-Croezen, project- en managementondersteuner bij het Deltion College. Foto Ronald Hissink

'Probeer nieuwe dingen, fouten maken mag'

Er is niet altijd een gericht carrièreplan nodig om op de juiste plek terecht te komen, ziet Evelien Keeskamp-Croezen (52). Ze is Project en...