6 irritante vergaderfouten die je wilt vermijden

6 irritante vergaderfouten die je wilt vermijden

Het is niet eenvoudig om ervoor te zorgen dat elke vergadering volgens plan verloopt. Vaak worden er een of meer veelvoorkomende fouten gemaakt. Hier volgen een aantal voorbeelden. Zo leer je deze valkuilen te vermijden wanneer je een vergadering organiseert.

1. De vergadering duurt (veel) te lang

Zoals gezegd hebben mensen een beperkte concentratieboog. Zelfs de meest alerte en betrokken mensen kunnen zich moeilijk langer dan 52 minuten aan één stuk concentreren. Je kunt dan natuurlijk pauzeren. Dit helpt de aanwezigen om zich opnieuw te kunnen focussen. Meestal zitten hun agenda's echter bomvol. Dan heb je gewoonweg geen tijd om 17 minuten te ontspannen. En dat is echt nodig om er weer 52 minuten tegenaan te kunnen.

2. De agenda is niet concreet genoeg

Dit sluit aan bij het vorige punt. Je moet de agenda goed afbakenen. Anders worden niet alle punten behandeld voordat mensen afdwalen. Of zelfs moeten vertrekken voor de volgende afspraak. Dit is heel nadelig voor de productiviteit van de vergadering. En daardoor ook voor de algemene strategie van het bedrijf. Bij een effectieve vergadering blijft het tempo erin en blijft men doelgericht.

3. Onvoldoende voorbereiding

Het is belangrijk dat de deelnemers de vergaderstukken ruim op tijd ontvangen. Dit betreft zowel de agenda, de notulen als de achtergrondinformatie. Anders is de kans groot dat de vergadering alleen wordt gebruikt om elkaar bij te praten. Men komt dan niet toe aan het bespreken van problemen en oplossingen. Het is zonde van de tijd en het bedrijf wordt er niet beter van.

Een voorbeeld van Mark Suster, beherend vennoot bij Upfront Ventures. Hij schat in dat meer dan 90 procent van de financiële stukken slechts twee dagen voor de vergadering wordt verstuurd. En 65 procent zelfs maar één dag van tevoren. Stel dat deze stukken een of twee dagen eerder verstuurd zouden worden. De deelnemers hebben dan meer tijd om de rapportages te lezen en te laten bezinken. Dit bespaart kostbare vergadertijd. De voorzitter hoeft dan immers niet meer te herhalen wat er in de stukken staat.

4. Er zijn geen vervolgstappen geformuleerd

Na afloop van de vergadering moet iedereen weten wat er van hem of haar wordt verwacht. Leg de details van deze actiepunten vast in een actielijst. Anders loop je het risico dat de doelstellingen niet worden gehaald.

5. De notulen zijn te gedetailleerd of juist te vaag

Notulen zijn een rechtsgeldig document. Ze dienen echter ook om directieleden ter verantwoording te roepen. Daarnaast kunnen ze worden gebruikt om het resultaat van de gevolgde bedrijfsstrategie te meten. Notulen kunnen echter te vaag zijn. Dan kun je niet meer teruglezen waarom een bepaald besluit werd genomen. Te specifiek en gedetailleerd is echter ook niet goed. Dan kun je de belangrijkste informatie niet snel meer terugvinden.

6. Niet vaak genoeg vergaderen

Er is niet wettelijk vastgesteld hoe vaak een directie of bestuur moet vergaderen. Het is echter belangrijk om deze regelmatig bijeen te roepen. Anders kan de communicatie spaak lopen en de betrokkenheid verminderen. Acties worden dan vergeten en de directie verliest haar focus. Sommige experts adviseren maandelijks te vergaderen om de financiële resultaten te monitoren. Anderen geven de voorkeur aan twee keer per maand of één keer per kwartaal.

GRATIS WEBINAR – Vergader zorgeloos op afstand

Is het jou al eens gelukt om écht zorgeloos te vergaderen? In dit webinar laten Maarten en Martin zien hoe je in 4 stappen beter gaat vergaderen op afstand. Leer hoe je met technologie je eigen werk vereenvoudigt.

Handboek Secretariaat opstellen in 7 stappen

Handboek Secretariaat opstellen in 7 stappen

Een handboek voor het secretariaat opstellen; als je deze stappen volgt, gaat jouw secretariaat met een bruikbaar handboek aan de slag.

10 manieren om slimmer om te gaan met vervelende taken

10 manieren om slimmer om te gaan met vervelende taken

We hebben allemaal taken die we liever kwijt dan rijk zijn. Trainer Karen Visser legt uit hoe je deze zo slim mogelijk wegwerkt.

Projectmanagement: ga het conflict aan

Projectmanagement: ga het conflict aan

Projecten gaan gepaard met grote belangen. Als projectassistent moet je het team de goede kant op leiden. En soms: het conflict aangaan.

10 tips voor betere zelfsturing op het secretariaat

10 tips voor betere zelfsturing op het secretariaat

Zelfsturing kun je niet zomaar even invoeren. Werkplektrainer Karen Visser wijst in tien snelle tips op zaken die je op orde moet hebben.

Hybride werken: het uitgangspunt in vijf stappen

Hybride werken: het uitgangspunt in vijf stappen

De basisregels van hybride werken, uitgelegd door innovatiecoach en trainer Marianne Smits.

3 tips om projecten beter te organiseren

3 tips om projecten beter te organiseren

Marie-Louise Anthonissen heeft meer dan twintig jaar ervaring met projectmanagement. Zij geeft drie tips om projecten beter te organiseren.

Organiseer je een evenement? Dit moet in het draaiboek

Organiseer je een evenement? Dit moet in het draaiboek

Eén tot enkele weken voor aanvang van het evenement begin je met het maken van een draaiboek. Dit moet er allemaal in.

Projectassistent: zo vorm je een succesvol team met je projectleider

Projectassistent: zo vorm je een succesvol team met je projectleider

Als projectassistent ben je samen met je projectleider het kleinste team binnen het projectteam. Jullie succes is afhankelijk van de onderlinge...