Zo organiseer je een vitale vergadering of training

Zo organiseer je een vitale vergadering of training

Van MT-meeting tot brainstormsessie, van heisessie tot kwartaalbijeenkomst en van afdelingsoverleg tot bila… Ook in coronatijd vergaderen en trainen we - zij het op aangepaste wijze - wat af. Enkele handige tips om ook jouw vergadering of training met oog voor vitaliteit te organiseren.

Waar maatregelen op het gebied van groepsgroottes enerzijds zorgen voor beperkingen, heeft de razendsnelle ontwikkeling van digitaal en hybride bijeenkomen anderzijds, juist voor nieuwe mogelijkheden gezorgd. Hierdoor is het makkelijker dan ooit om een verkouden deelnemer of iemand die ver weg woont toch deel te laten nemen.

Maar of het nu om een vergadering, training of opleiding gaat; we merken (gelukkig) nog steeds dat mensen de behoefte hebben om elkaar live te ontmoeten. Mits dat op een veilige manier kan én met extra aandacht voor vitaliteit. Een paar aandachtspunten en tips om een vergadering of training met oog voor vitaliteit te organiseren

Hygiëne op één

Op het gebied van vergaderen is er wel het een en ander veranderd. Voldoende ruimte is belangrijker dan ooit, waardoor intern bijeenkomen niet altijd meer tot de mogelijkheden behoort. Op zoek naar een externe vergader- of trainingslocatie dus. Maar waar moet die locatie dan aan voldoen? Waar voorheen met name zaken als prijs en bereikbaarheid erg belangrijk waren spelen nu hygiëne, ruimte en vitaliteit ook een grote rol. Tip: let bij het selecteren van een locatie op onderstaande punten

  • Wordt er goed geventileerd en kunnen de ramen open?
  • Worden de zalen en openbare ruimtes frequent gereinigd?
  • Is er daglicht in de zalen?
  • Zijn er buiten mogelijkheden?
  • Zijn er subzalen of livestreammogelijkheden voor als het aantal deelnemers groter wordt of wanneer er online deelnemers zijn?

Een vitaal programma

Ook bij de invulling van het programma kan vitaliteit een rol spelen. Denk bijvoorbeeld aan het inlassen van regelmatige, korte pauzes. En wat dacht je ervan om de vergadering helemaal in de buitenlucht te laten plaatsvinden? Of een korte buitenbreak zoals een energizer of ‘wandelende vergadering’? Dat is niet alleen leuk, maar ook nuttig. Buiten ervaar je de rust van de natuur en het vermindert stress. Je hebt er – letterlijk - alle ruimte en frisse lucht in overvloed; dat komt het concentratievermogen alleen maar ten goede.

Bij Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten bijvoorbeeld, kun je een vergadering of training in een van de vergaderzalen ook combineren met een buitenvergadering of activiteit.

Meer energie met voeding

Gezonde voeding heeft niet alleen een positief effect op je weerstand, het geeft ook je energielevel een boost. Dat komt goed van pas tijdens een training of vergadering, want met genoeg energie blijf je actiever en neem je nieuwe informatie makkelijker op. Een gezonde lunch is daarom een no-brainer. Door verspreid over de dag gezonde tussendoortjes te nuttigen blijft je energieniveau op peil. Voorzie de deelnemers daarom niet alleen van een gezonde lunch maar ook van een gezonde snack of ‘brainbreak’.

Opstelling

Voor een actieve houding (die ook het brein helpt om actief te blijven) wissel je de veelgebruikte u-vorm liever af met een meer informele opstelling. Wordt het een kring-opstelling met poefjes of yogaballen? Of een staande vergaderopstelling? Er zijn genoeg mogelijkheden.

Dit artikel is gesponsord door Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten.

Oproep: onderzoek naar focus op het werk

Oproep: onderzoek naar focus op het werk

Focus krijgen én houden in een kantoortuin valt niet mee... Hoe en waardoor word jij afgeleid? Doe mee aan ons korte onderzoek! De resultaten delen...

Zo bewaak je de voortgang van een project

Zo bewaak je de voortgang van een project

Wat kun jij doen in je rol als projectassistent om de voortgang van een project zo soepel mogelijk te laten verlopen? Een stappenplan.

Service level agreement (SLA): werkwijze, voordelen en valkuilen

Service level agreement (SLA): werkwijze, voordelen en valkuilen

De service level agreement (SLA) is een overeenkomst tussen klant en secretariaat. Deze drie experts leggen je uit hoe je ermee werkt.

Het secretariaat als superkracht

Het secretariaat als superkracht

Het secretariaat kan je inzetten als superkracht. Drie tips voor assistants van trainer Karen Visser om vraag en aanbod af te stemmen aan de 'klant'.

Fleximatrix; handig hulpmiddel voor een secretariaat

Fleximatrix; handig hulpmiddel voor een secretariaat

Een fleximatrix brengt talenten en taken in kaart en kan het secretariaat helpen om meer initiatief te nemen in een organisatie. Wat is een...

De 5 meest gelezen artikelen van april 2024

De 5 meest gelezen artikelen van april 2024

Dit is de top 5 van populairste artikelen van afgelopen maand, mis ze niet! Een verrassend groot aantal lezers wil graag meer weten over slimme...

De 5 meest gelezen artikelen van maart 2024

De 5 meest gelezen artikelen van maart 2024

Van prompts maken in ChatGPT tot een praktijkverhaal over hoogsensitief zijn op kantoor... Check het lijstje: de top 5 van meest gelezen artikelen...

Handboek Secretariaat opstellen in 7 stappen

Handboek Secretariaat opstellen in 7 stappen

Een handboek voor het secretariaat opstellen; als je deze stappen volgt, gaat jouw secretariaat met een bruikbaar handboek aan de slag.