checklist

Takenoverzicht van een managementassistent

Plannen en organiseren

Takenoverzicht van een managementassistent

Hoewel de functie binnen iedere organisatie anders is, zijn er een aantal ‘standaard’ taken voor managementassistenten. Check onderstaande lijst om te zien in hoeverre jouw takenpakket overeen komt.

Generieke taken

  • Schriftelijke informatie-uitwisseling (e-mail verwerken, behandelen en bewaken)
  • Mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling (voert (telefoon)gesprekken, coördineert informatiestromen, voorziet leidinggevende van benodigde info)
  • Dossiervorming en – beheer (onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief)
  • Onderhouden relatienetwerk (investeert actief in het opbouwen van goede werk- en klantrelaties)
  • Administratieve taken
  • Agenda beheren
  • Vergaderruimten en faciliteiten boeken
  • Organiseren bijeenkomsten
  • Verslaglegging (notuleren)
  • Bezoekers ontvangen
  • Reizen en accommodaties regelen
  • Beheren budgetten

Specifieke taken (voorbeelden)

  • Opstellen bestelopdrachten aan de hand van offertes
  • Betaalopdrachten en inkooporders opstellen
  • Bijhouden licentieadministratiesysteem
  • Contractenbeheer
  • Vervanging collega in andere functie (bijv. bode bij gemeenten)
  • Kwaliteitscontrole uitgaande brieven
  • Webbeheer
  • Verzorgen van relatiegeschenken
  • Projectenadministratie
  • Projectbeheer
  • Afdelingsbudget beheren
  • Gastvrouw/hostess bij beurzen

Dit takenoverzicht van een managementassistent komt uit het boek Doen wat ertoe doet, leaner werken op het secretariaat van Marianne H.M. Smits. Het boek is hier te bestellen. 

Leestip: Gaan doen wat ertoe doet – een stappenplan

Lees over andere managementassistenten en hoe zij hun dag indelen:

High potential Conny Dassen: ‘Ik heb me lang verscholen achter status en prestaties’. Ze begon haar carrière in de hotellerie, was vier jaar uitzendconsulent en werkte vier jaar voor de televisie. Nu werkt ze al meer dan twintig jaar als managementassistent.

High potential Sophie Kenter: ‘Trek je mond open als je iets wilt’. Sophie Kenter startte op haar negentiende als secretaresse bij adviesbureau Leeuwendaal. Veertien jaar later is ze managementassistent en kwaliteitscoördinator.

Reageer op dit artikel