Wat houdt de functie van projectassistent in?

Wat houdt de functie van projectassistent in?

Als projectassistent moet je van alle markten thuis zijn. Wat houdt de functie precies in en wat zijn je taken? Op deze pagina een overzicht met alles dat je moet weten om je functie als projectassistent goed uit te kunnen oefenen.

Verantwoordelijkheden

In je rol als projectassistent heb je veel meer verantwoording dan als secretaresse. Naast je dagelijkse werkzaamheden komen de taken van het project waar jullie op dat moment mee bezig zijn erbij. Concreet wordt het volgende van een projectassistent verwacht:

  • Vervult taken op het gebied van organisatie, budgetbeheer, voortgangscontrole enzovoort
  • Zet een documentatiesysteem op en beheert dat ook
  • Coördineert activiteiten en afspraken
  • Fungeert als vraagbaak
  • Bewaakt de voortgang van de eigen taken
  • Pikt signalen op en onderneemt daar actie op

Profiel

Vanzelfsprekend beschik je over een vakgerichte opleiding en ruime werkervaring. Je bent ambitieus en je schrikt er niet voor terug om nieuwe uitdagingen aan te gaan. Je bent:

  • De linker- en rechterhand van de projectleider met eigen inbreng
  • Sociaal vaardig
  • Een goede teamspeler
  • Humorvol en creatief
  • Vasthoudend
  • Op de hoogte van tips & tools
  • Stressbestendig
  • Iemand die afspraken nakomt ook nadat het project is afgesloten
  • Een meedenker
  • Initiatiefrijk en proactief
  • Zelfstandig
  • Coördinator en communicator
  • Een organisator
  • Belangstellend
  • Ordelijk

Hieronder lichten we een aantal vaardigheden verder uit.

Op de hoogte van tips en tools

Ben je projectassistent, dan kun je een grote rol spelen door het project te structureren en beheersbaar te houden. Dat doe je met digitale tools. Maar alléén digitale tools beheersen is niet voldoende. Je grootste toegevoegde waarde zit ‘m erin dat je kennis hebt van de methodieken en weet hoe je informatie verzamelt.

Organisator

En groot deel van je werkzaamheden als projectassistent heeft te maken met prioriteiten stellen. Wat moet eerst? Het is een kwestie van keuzes maken: kiezen wat er nu moet, wat niet of wat er later kan. Je hebt 5 keuzeopties:

  • Meteen afhandelen
  • Niet doen
  • Doe het later (plannen of op je actielijst zetten)
  • Archiveer
  • Laat het een ander doen (delegeren)

Peter Vos legt ze hier verder uit.

projectassistent projectteam

Een goede teamspeler

Waarom werkt het ene projectteam beter dan het andere? Balans en verbinding zijn dé twee aspecten die hierop invloed hebben. Als projectassistent kun jij meesturen om van het team een goed werkend, ideaal team te maken. Zorg ervoor dat dit op de agenda komt van het projectoverleg. Ieder team kan zich namelijk ontwikkelen tot een ideaal team. Ideaal in de zin van: betere resultaten, elkaar aanvullen in de rol, controleerbare procedure van werken, nakomen van afspraken, goede onderlinge verhoudingen en meer waardering. Volg deze 6 stappen om het ideale projectteam te krijgen.

Praktische vaardigheden

Meer lezen over de praktische kant van je functie als projectassistent? Lees dan deze items:

Of download de gratis e-pocket Projectassistentie

Lees ook:

Eenzaamheid is heel normaal

Eenzaamheid is heel normaal

Eenzaamheid is een signaal dat we wat afstand tussen onszelf en de wereld ervaren. Hoe vervelend het ook kan voelen, is het wel een nuttig signaal,...

Burn-out? Doe aan intervallen en weer opstaan

Burn-out? Doe aan intervallen en weer opstaan

Dit is de tip van neurobioloog Brankele Frank om uit een (bijna) burn-out te komen.

De incentivereis draait om tijd voor elkaar

De incentivereis draait om tijd voor elkaar

Aan de term incentivereis kleven soms wat negatieve associaties. Een groepsreis in de zakelijke markt wordt weleens gezien als 'snoepreisje'. Maar...

Zo style je de panterprint op kantoor

Zo style je de panterprint op kantoor

Bij de panterprint is de grens tussen classy en trashy dun. Maar met deze tips van imagostylist Berna de Jong tover je dit motief om tot een...

Zo vat je die burn-out bij de horens

Zo vat je die burn-out bij de horens

Een burn-out heeft veel gevolgen, zoals moeite met organiseren of plannen. Zaken die belangrijk zijn voor de assistant. Ervaringsdeskundige Brankele...

12 belemmerende overtuigingen - en hoe je ze ombuigt

12 belemmerende overtuigingen - en hoe je ze ombuigt

Dit zijn twaalf irrationele en belemmerende overtuigingen én hoe jij ze kunt omvormen tot helpende gedachten of overtuigingen.

'Ik stel vaker de vraag: wat is goed voor mij?'

'Ik stel vaker de vraag: wat is goed voor mij?'

Een fulltime office assistant* met hr-taken ontdekt in de periode dat ze in een burn-out belandt dat ze hoogsensitief is. Het geeft haar inzicht in...

Je persoonlijke gedragsstijl en de valkuilen

Je persoonlijke gedragsstijl en de valkuilen

Soms lijkt het wel of je ieder een andere taal spreekt. Herkenbaar? Ontdek je persoonlijke gedragsstijl met de LIFO-methodiek. En ken de valkuilen.