Hybride werken: het uitgangspunt in vijf stappen

Hybride werken: het uitgangspunt in vijf stappen

De basisregels van hybride werken, uitgelegd door innovatiecoach en trainer Marianne Smits.

Hybride werken: niet meer plaatsgebonden, maar aangepast aan de activiteit die je gaat doen, alleen of samen, synchroon of asynchroon. Dat is waar het om draait. En dit zijn de vijf stappen die de basis vormen voor hybride werken.

Hybride werken: 5 stappen

1. Wát je gaat doen, is leidend

In de nieuwe realiteit gaat we uit van hybride werken. Dit betekent dat je bij iedere taak die je uitvoert, kiest voor de best passende locatie om die taak te kunnen doen. Het type werk, wát je gaat doen, is dus leidend. Je kunt het ook Activiteit Gerelateerd Werken (AGW) noemen.

2. Synchroon of asynchroon werken

Wát je gaat doen, kun je weer verdelen in activiteiten die je alleen (solitair) of samen uitvoert. Solitaire activiteiten zijn activiteiten die niet in aanwezigheid van anderen plaatsvinden. Denk aan het opzoeken van informatie, lezen van documenten of nadenken en overzicht creëren.

Voor andere taken is het nodig of wenselijk om samen te werken. Bij samenwerken heb je twee opties: samenwerken aan dezelfde documenten bijvoorbeeld. Dat kan prima asynchroon, dus niet op hetzelfde moment. Is het nodig om wél tegelijkertijd aan eenzelfde taak te werken, dan noemen we dat synchroon werken. Denk hierbij aan zaken afstemmen of coördineren, besluiten nemen, feedback geven en ontvangen, of instructie en training krijgen of geven. Hiervoor is het nodig om synchroon, op hetzelfde moment, met elkaar te zijn.

3. Doel bepaalt locatie

Afhankelijk van het doel van de activiteit die je samen uitvoert, bepaal je de meest geschikte locatie. Voor samenkomen en samenwerken kan jullie kantoorgebouw een optie zijn. Je kunt ook denken aan een ‘hub’ of vergadercentrum ergens centraal in het land, of een inspirerende ruimte of locatie bij een collega-organisatie.

Laat je bij de keuze van de best passende locatie vooral leiden door het doel van de samenwerkactiviteit. Heb je creatieve nieuwe ideeën nodig, dan is een saaie vergaderzaal niet uitnodigend. En maak je gebruik van je eigen kantoorgebouw, inventariseer ook dan welke samenwerkplekken er zijn en bedenk voor iedere plek welke activiteiten daar het best bij passen. Stimuleer de mobiliteit van jezelf en van je collega’s, dat bevordert creativiteit en innovatie.

4. Efficiënt communiceren

Met online communicatiemiddelen kun je prima (vergader)sessies houden. Met allerlei enquêtetools (denk aan Mentimeter of Forms in Office 365) kun je peilen wat de mening is van de deelnemers. Met digitale werkborden, zoals Miro, Padlet of Whiteboard kun je online discussiëren en brainstormen met digitale post-its. Bovendien kun je onlinemeetings opnemen, waardoor personen die er niet bij konden zijn alles kunnen terugkijken. Zelfs het transcriberen van meetings in het Nederlands is vanaf deze zomer mogelijk met Microsoft Teams.

Belangrijk om voorafgaand aan een meeting te bepalen:

  • wie geïnformeerd moet worden;
  • op welke manier dat het best kan gebeuren (opgenomen meeting, visuele weergave van de meeting in de vorm van een mindmap of tekening, of toch via notulen of actie- en besluitenlijsten);
  • welke devices of tools je dan nodig hebt.

5. Persoonlijke voorkeuren

De laatste stap gaat over de wensen van jou en je collega’s of teamleden. Een fijne samenwerking staat of valt natuurlijk ook bij het respecteren van elkaars voorkeuren. Je kunt je immers voorstellen dat je collega’s hebt die het thuiswerken beu zijn en behoefte hebben aan fysiek ontmoeten. Als dat straks weer kan, kun je hier rekening mee houden en tegemoetkomen aan persoonlijke wensen. Dat geldt natuurlijk over en weer. Niet alle meetings met die collega hoeven fysiek. Zorg voor afwisseling: iedereen blij.

Leg nu een basis voor hybride werken

Goed nadenken over deze vijf stappen betekent dat je het hybride werken passend inricht, een oplossing op maat voor jou en je collega's.

Marianne Smits is expert op het gebied van future-fit werken bij AVK. Zij adviseert, coacht en begeleidt organisaties naar een toekomstgerichte impactvolle manier van werken. Voor Management Support verzorgt zij de training Optimaal hybride samenwerken

Lees ook:

Ben jij de sociaal waarnemer die jouw organisatie nu hard nodig heeft?

Ex-schaatsprof Martin Hersman: "Een overprikkeld brein maakt je een minder leuk mens."

Hybride werken: 10 tips om er een succes van te maken.

Onderdeel van de collectie

Hybride werken

Wat is hybride samenwerken eigenlijk wel én niet? Over het uitgangspunt ervan en de leidende principes die je helpen om er gezamenlijk een succes van te maken. Met een stappenplan en praktische tips voor onder meer op afstand werken, je zichtbaarheid en het houden van verbinding.

6 cruciale eisen voor een zelfsturend secretariaat

6 cruciale eisen voor een zelfsturend secretariaat

Een zelfsturend team moet aan deze zes eisen voldoen om optimaal creatief, productief en zelfredzaam te zijn.

Oproep: onderzoek naar focus op het werk

Oproep: onderzoek naar focus op het werk

Focus krijgen én houden in een kantoortuin valt niet mee... Hoe en waardoor word jij afgeleid? Doe mee aan ons korte onderzoek! De resultaten delen...

Zo bewaak je de voortgang van een project

Zo bewaak je de voortgang van een project

Wat kun jij doen in je rol als projectassistent om de voortgang van een project zo soepel mogelijk te laten verlopen? Een stappenplan.

Service level agreement (SLA): werkwijze, voordelen en valkuilen

Service level agreement (SLA): werkwijze, voordelen en valkuilen

De service level agreement (SLA) is een overeenkomst tussen klant en secretariaat. Deze drie experts leggen je uit hoe je ermee werkt.

Wat hoort thuis in een procesbeschrijving?

Wat hoort thuis in een procesbeschrijving?

Met een procesbeschrijving formuleer je duidelijk doelen voor jouw team en kun je samen aan de slag voor de klant. Wat moet er in zo'n beschrijving...

Het secretariaat als superkracht

Het secretariaat als superkracht

Het secretariaat kan je inzetten als superkracht. Drie tips voor assistants van trainer Karen Visser om vraag en aanbod af te stemmen aan de 'klant'.

Fleximatrix; handig hulpmiddel voor een secretariaat

Fleximatrix; handig hulpmiddel voor een secretariaat

Een fleximatrix brengt talenten en taken in kaart en kan het secretariaat helpen om meer initiatief te nemen in een organisatie. Wat is een...

Procesbeschrijving: een stappenplan

Procesbeschrijving: een stappenplan

Hoe stroomlijn je als secretariaat taken, waarbij je de consistentie waarborgt en efficiëntie bevordert? Dat doe je met een procesbeschrijving. Die...