[Stappenplan] Het belang van goede managementrapportages, introductie 1/2

Het opstellen van een correcte managementrapportage is essentieel. Dit document informeert de bestuurders over de huidige en begrote resultaten. Je moet er dus voor zorgen dat alles wat de directie moet weten erin staat. In een duidelijke en beknopte indeling. Het Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) formuleert het als volgt:

"Om de juiste beslissingen te nemen, moeten bestuurders beschikken over kwalitatief hoogwaardige en tijdige informatie over hoe hun bedrijf presteert. De kwaliteit van managementrapportages is dan ook mede bepalend voor de concurrentiepositie van de onderneming."

Adviesbureau McKinsey bevestigde dit met een onderzoek dat in 2016 onder zakelijke bestuurders werd uitgevoerd. Daaruit bleek dat slechts 22% van de bestuurders de strategieën van hun bedrijf helemaal begreep. Ook was slechts 35% volledig op de hoogte van de financiële situatie. Als de directie deze essentiële zaken niet beheerst, kan dat de kwaliteit van hun beslissingen negatief beïnvloeden. Deze valkuil kun je vermijden door goed geschreven, duidelijke en informatieve managementrapportages op te stellen.

Daarom is het ontwikkelen van goed managementrapport een belangrijke vaardigheid. Gelukkig kun je dat leren.

Het doel van de managementrapportage

Een managementrapport vergemakkelijkt de besluitvorming tijdens directievergaderingen. De directieleden moeten op de hoogte zijn van de behaalde resultaten en de prognoses. Op basis daarvan kunnen ze beslissingen nemen over de toekomst van het bedrijf. In de rapportages wordt alle relevante informatie verzameld over de onderwerpen die tijdens de volgende vergadering besproken zullen worden.

De managementrapportage moet deze gegevens aanbieden. Het liefst voorzien van een samenvatting van de belangrijkste aandachtspunten. Het idee is dat de directie niet urenlang in de statistieken hoeft te duiken om de belangrijkste discussiepunten voor de vergadering te ontdekken.

De opbouw van een managementrapportage

De managementrapportage kan variëren van één of twee A4'tjes tot een heel boekwerk. Wat de omvang van het verslag ook is, het moet makkelijk te lezen zijn. Daarom moet het voorzien zijn van kopjes, bulletpoints, grafieken, tabellen en afbeeldingen. Als het alleen een lap tekst is, is het voor de lezer heel lastig om de belangrijkste punten eruit te halen.

Over het algemeen is dit de opbouw van een managementrapportage:

• Titel waaruit duidelijk blijkt wat de lezer kan verwachten.
• Inhoudsopgave (als het een uitgebreid verslag is).
• Inleiding om een indruk te geven van wat er in het rapport staat.
• Duidelijke kopjes met het onderwerp van elk onderdeel. Hierdoor kunnen de directieleden meteen doorbladeren naar de gewenste informatie.
• Opsommingen van de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's), zodat die meteen opvallen.
• Samenvatting van de belangrijkste uitkomsten van de rapportage.

Inhoud van de managementrapportage

Het doel van het verslag bepaalt de inhoud. Een situatieschets leest bijvoorbeeld heel anders dan een rapport om de directie te overtuigen om nieuwe machines aan te schaffen. Of een rapport dat uitdaagt om een heel andere strategie te kiezen.

Geef relevante data die het rapport onderbouwt. Leg bovendien uit waarom die informatie belangrijk is. Zorg ervoor dat je zowel de voors- als de tegens beschrijft. De directie moet immers goed geïnformeerd zijn om beslissingen te nemen die in het belang zijn van het bedrijf. Stel dat je alleen de voordelen van een nieuwe fabriek laat zien en verder geen aandacht schenkt aan de kosten en de nadelen. De directie krijgt dan een heel vertekend beeld van hoe de zaken ervoor staan. En neemt dan misschien de verkeerde beslissing.

Directieleden hebben het vaak erg druk. Zorg er dus voor dat je kort, maar krachtig formuleert. Gebruik je externe bronnen, vat die dan samen, zodat ze de relevante informatie snel kunnen vinden.

Download een sjabloon en voorbeelden:

• Wijzigbaar sjabloon
• Voorbeeld van een managementrapportage
• Voorbeeld 2 van een managementrapportage

Volgende week deel twee, met tips voor het opstellen van een beter managementrapport.