Zakelijke brief of e-mail: van aanhef tot afsluiting

‘Schrijf jij die brief even?’
‘Stel jij vast een mail op?’
De instructie klinkt eenvoudig genoeg, maar een zakelijke brief schrijf je niet zomaar even. Als je er eenmaal voor gaat zitten, merk je dat je wel wat aanknopingspunten kunt gebruiken. Hoe begin je een formele brief of e-mail? Hoe sluit je deze af?

Zakelijke brief of e-mail: alle adviezen

Het schrijven van een zakelijke brief gaat een stuk sneller, gemakkelijker en beter als je een aantal voorbeeldteksten paraat hebt. Het liefst met een paar verschillende opties, zodat je niet steeds exact dezelfde brief of e-mail schrijft.

Management Support heeft door de jaren heen alle onderdelen van de zakelijke brief weleens behandeld. We bundelen hier graag alle adviezen en voorbeelden, zodat je altijd een spiekbrief bij de hand hebt als je een formele brief moet schrijven. Ons eerste advies: sla dit overzichtsartikel op als favoriet, dan raak je het zeker niet meer kwijt!

Klik hieronder door naar het specifieke onderdeel van de zakelijke brief waar je hulp mee nodig hebt. Zie je door de bomen het bos niet meer? Probeer eens te zoeken met Ctrl-F of ⌘-F.

Aanhef zakelijke brief

Voor je goed en wel begonnen bent aan je brief of e-mail, moet je al bedenken hoe je de ontvanger aanspreekt. Welke etiquetteregels zijn er voor de aanhef van een formele brief?

Een zakelijke brief begin je over het algemeen met ‘Geachte heer ...’ of ‘Geachte mevrouw ...’

Zeker als je voor het eerst met elkaar correspondeert, en het een formele relatie betreft, heeft dit de voorkeur. Als je langere tijd met een zakelijke relatie correspondeert, kun je na verloop van tijd eventueel overschakelen op ‘Beste…’

Lees ook de volgende adviezen:

• Is L.S. als aanhef nog gebruikelijk?
• Hoe is de aanhef van een brief aan twee dames of twee heren?

Aanspreekvorm

De aanhef van een zakelijke brief kan ook afhangen van iemands titulatuur. Bepaalde beroepen en rangen hebben hun eigen aanspreekvorm, al worden die steeds minder gebruikt. Op Wikipedia vind je een uitputtende lijst van titulaturen en aanspreekvormen. Management Support heeft de volgende specifieke adviezen:

• Hoe schrijf je iemand aan met de titel mr. of drs. aan?
• Hoe is de aanhef aan burgemeester en wethouders?
• Wat is de aanspreekvorm van een rechter in brieven?
• Hoe schrijf je een arts aan?

Initialen

Initialen bestaan uit beginletters van namen, dat weten de meeste mensen wel. Maar hebben we het dan over de voornaam, de achternaam of allebei?

Lees: Bestaan iemands initialen uit de eerste letters van zowel voor- als achternaam?

Openingszin

Met een goede openingszin van je brief of e-mail maak je een goede eerste indruk. Maar je kunt het ook meteen verpesten. Vermijd openingen als ‘Naar aanleiding van uw schrijven d.d.’ en kom snel ter zake: ‘Vriendelijk dank voor uw sollicitatiebrief.’

Lees onze adviezen voor een goede openingszin.

Inhoud

De eigenlijke inhoud van een zakelijke brief is natuurlijk erg afhankelijk van het onderwerp en het doel van jouw schrijven. Belangrijk is in elk geval dat je duidelijke en correcte taal gebruikt, taakgericht schrijft en vriendelijk bent.

Lees hierover:

• Gebruik gewone taal
• Schrijf taakgericht
• 5 vuistregels voor klantvriendelijkheid
• Verwijs je naar bedrijven met 'hem' of 'haar'?
• Gebruik jij deze verboden woorden?

Slotzin

Het meest gelezen advies op deze website gaat over de slotzin. Blijkbaar vragen veel mensen zich af hoe je een zakelijke brief of e-mail op een correcte manier afsluit. Met een klassieker als ‘Ik zie uw reactie graag tegemoet’ zit je altijd goed. Wil je wat actiever oproepen tot actie, dan schrijf je bijvoorbeeld: ‘Hebt u nog vragen, dan kunt u mij altijd bellen.’

Lees alle voorbeelden in Slotzin: hoe beëindig je een brief of e-mail?

Ondertekening

Het ondertekenen van de zakelijke brief is de laatste stap voordat je het geheel nog eens goed naleest. Schrijf je de brief of e-mail namens jezelf, dan is een simpel ‘Met vriendelijke groet’ voldoende, gevolgd door jouw naam en functie. Maar wat als je wilt ondertekenen namens een manager, of meerdere personen? En hoe werkt het als er ook handtekeningen nodig zijn?

Onze adviezen:

• Hoe onderteken je namens iemand anders?
• Hoe onderteken je met meerdere namen?
• Twee handtekeningen: welke moet links en rechts?

Eindredactie

Hoewel de verleiding groot kan zijn om een zakelijke brief of e-mail direct te versturen, is het zeer aan te raden om de tekst nog eens goed na te lezen. Je wilt vooral gênante fouten voorkomen: staan namen wel goed vermeld? Staan er geen lelijke dt-fouten in? Maar ook: komt jouw boodschap goed over? Weet de lezer straks wat je van hem of haar wilt?

Lees:

• Stel jezelf deze vijf vragen als eindredacteur.
• Eindredactie voor experts: zo zet je de puntjes op de i

Voorbeeld

Als je een uitnodiging moet versturen en liever een kant-en-klaar voorbeeld overneemt, dan heb je geluk. Zie ons voorbeeld van een formele uitnodiging voor een evenement.