Zakelijke brief of e-mail: van aanhef tot afsluiting

Zakelijke brief of e-mail: van aanhef tot afsluiting

Een zakelijke brief of e-mail schrijven gaat het best als je de (ongeschreven) regels kent. Bekijk alle tips en voorbeelden.

‘Schrijf jij die brief even?’
‘Stel jij vast een mail op?’
De instructie klinkt eenvoudig genoeg, maar een zakelijke brief schrijf je niet zomaar even. Als je er eenmaal voor gaat zitten, merk je dat je wel wat aanknopingspunten kunt gebruiken. Hoe begin je een formele brief of e-mail? Hoe sluit je deze af?

Op ons opleidingsplatform vind je trainingen als ‘Creatief zakelijk schrijven’ en ‘Helder en tactvol communiceren’.

Zakelijke brief of e-mail: alle adviezen

Het schrijven van een zakelijke brief gaat een stuk sneller, gemakkelijker en beter als je een aantal voorbeeldteksten paraat hebt. Het liefst met een paar verschillende opties, zodat je niet steeds exact dezelfde brief of e-mail schrijft.

Management Support heeft door de jaren heen alle onderdelen van de zakelijke brief weleens behandeld. We bundelen hier graag alle adviezen en voorbeelden, zodat je altijd een spiekbrief bij de hand hebt als je een formele brief moet schrijven. Ons eerste advies: sla dit overzichtsartikel op als favoriet, dan raak je het zeker niet meer kwijt!

Klik hieronder door naar het specifieke onderdeel van de zakelijke brief waar je hulp mee nodig hebt. Zie je door de bomen het bos niet meer? Probeer eens te zoeken met Ctrl-F of ⌘-F.

Aanhef zakelijke brief

Voor je goed en wel begonnen bent aan je brief of e-mail, moet je al bedenken hoe je de ontvanger aanspreekt. Welke etiquetteregels zijn er voor de aanhef van een formele brief?

Een zakelijke brief begin je over het algemeen met ‘Geachte heer ...’ of ‘Geachte mevrouw ...’

Zeker als je voor het eerst met elkaar correspondeert, en het een formele relatie betreft, heeft dit de voorkeur. Als je langere tijd met een zakelijke relatie correspondeert, kun je na verloop van tijd eventueel overschakelen op ‘Beste…’

Lees ook de volgende adviezen:

Aanspreekvorm

De aanhef van een zakelijke brief kan ook afhangen van iemands titulatuur. Bepaalde beroepen en rangen hebben hun eigen aanspreekvorm, al worden die steeds minder gebruikt. Op Wikipedia vind je een uitputtende lijst van titulaturen en aanspreekvormen. Management Support heeft de volgende specifieke adviezen:

Initialen

Initialen bestaan uit beginletters van namen, dat weten de meeste mensen wel. Maar hebben we het dan over de voornaam, de achternaam of allebei?

Lees: Bestaan iemands initialen uit de eerste letters van zowel voor- als achternaam?

Openingszin

Met een goede openingszin van je brief of e-mail maak je een goede eerste indruk. Maar je kunt het ook meteen verpesten. Vermijd openingen als ‘Naar aanleiding van uw schrijven d.d.’ en kom snel ter zake: ‘Vriendelijk dank voor uw sollicitatiebrief.’

Lees onze adviezen voor een goede openingszin.

Inhoud

De eigenlijke inhoud van een zakelijke brief is natuurlijk erg afhankelijk van het onderwerp en het doel van jouw schrijven. Belangrijk is in elk geval dat je duidelijke en correcte taal gebruikt, taakgericht schrijft en vriendelijk bent.

Lees hierover:

Slotzin

Het meest gelezen advies op deze website gaat over de slotzin. Blijkbaar vragen veel mensen zich af hoe je een zakelijke brief of e-mail op een correcte manier afsluit. Met een klassieker als ‘Ik zie uw reactie graag tegemoet’ zit je altijd goed. Wil je wat actiever oproepen tot actie, dan schrijf je bijvoorbeeld: ‘Hebt u nog vragen, dan kunt u mij altijd bellen.’

Lees alle voorbeelden in Slotzin: hoe beëindig je een brief of e-mail?

Ondertekening

Het ondertekenen van de zakelijke brief is de laatste stap voordat je het geheel nog eens goed naleest. Schrijf je de brief of e-mail namens jezelf, dan is een simpel ‘Met vriendelijke groet’ voldoende, gevolgd door jouw naam en functie. Maar wat als je wilt ondertekenen namens een manager, of meerdere personen? En hoe werkt het als er ook handtekeningen nodig zijn?

Onze adviezen:

Eindredactie

Hoewel de verleiding groot kan zijn om een zakelijke brief of e-mail direct te versturen, is het zeer aan te raden om de tekst nog eens goed na te lezen. Je wilt vooral gênante fouten voorkomen: staan namen wel goed vermeld? Staan er geen lelijke dt-fouten in? Maar ook: komt jouw boodschap goed over? Weet de lezer straks wat je van hem of haar wilt?

Lees:

Voorbeeld

Als je een uitnodiging moet versturen en liever een kant-en-klaar voorbeeld overneemt, dan heb je geluk. Zie ons voorbeeld van een formele uitnodiging voor een evenement.

Til jouw communicatie naar een hoger niveau

Op het opleidingsplatform van Management Support vind je trainingen als ‘Creatief zakelijk schrijven’ en ‘Helder en tactvol communiceren’. Nooit meer een tip missen? Meld je hieronder aan voor onze nieuwsbrief!

Zo ga je als notulist beter om met 'ingewikkelde' vergaderingen

Zo ga je als notulist beter om met 'ingewikkelde' vergaderingen

Jargon, te snel sprekende collega's. Soms ontsporen vergaderingen een beetje voor de notulist. Taaltrainer Judith Winterkamp geeft advies.

Microsoft Teams als multifunctioneel intranet

Microsoft Teams als multifunctioneel intranet

Zeg maar vaarwel tegen het fenomeen 'intranet'. Microsoft Teams wordt volgens onze techexpert Roel Peeters dé plek waar het kantoor in de toekomst...

Jeroen Busscher

De ZOP-map

Ben je druk en ontvang je veel e-mails met 'dringende' vragen? Volg dan dit advies van onze columnist Jeroen Busscher.

Handig overzicht: wat je moet weten over notuleren

Handig overzicht: wat je moet weten over notuleren

Notuleren is misschien niet je lievelingsbezigheid op het secretariaat. Maar je kunt het wel makkelijker en leuker maken. In dit handige overzicht...

Notuleren met AI: beter resultaat in minder tijd?

Notuleren met AI: beter resultaat in minder tijd?

Hebben de rotten in het vak nog wel iets aan kunstmatige intelligentie? Volgens trainer Judith Winterkamp kan AI helpen bij het notuleren van...

Drie tips bij een conflict met een collega

Drie tips bij een conflict met een collega

Conflicten op de werkvloer zijn vervelend. Dit zijn drie handige tips van communicatiecoach Amy Gallo om ze op te lossen.

Verwerk je e-mail met AI

Verwerk je e-mail met AI

Wie effectief kunstmatige intelligentie wil toepassen, moet meer weten over 'prompt engineering'. Dat klinkt moeilijk, maar onze techexpert Gertjan...

7 tips om een projectteam te leiden zonder 'echt' gezag

7 tips om een projectteam te leiden zonder 'echt' gezag

Ook als je niet formeel de leiding hebt over leden van je projectteam, kun je daarin wel leiderschap tonen. Expert Marie-Louise Anthonissen geeft...