Zonder effectief stakeholdermanagement geen succes. Dat durf ik zonder twijfel te stellen. Iedereen die betrokken is bij een project of verandering moet op de juiste manier worden betrokken en geïnformeerd. Maar hoe pak je dat aan? En hoe weet je of je op de goede weg bent?

Ken je stakeholders

Allereerst is het belangrijk om in kaart te brengen wie je stakeholders zijn. Vervolgens moet je begrijpen wat zij willen. Welke belangen hebben ze? Zijn die belangen zichtbaar of spelen er zaken onder de oppervlakte? Waar liggen mogelijke conflicten? Zijn er agenda's die niet direct worden uitgesproken? En wat verwachten leidinggevenden van de betrokken partijen?

Grip op belangen en verhoudingen

Stakeholdermanagement is een taak op zich. Je moet overzicht creëren en tijd nemen om de verschillende belangen en verhoudingen te begrijpen.

Juist daar gaat het in de praktijk vaak mis. We zijn druk met de inhoud van een project en vergeten de dynamiek eromheen.

Maak een stakeholdermap

Mijn advies: plan bewust tijd in voor je stakeholdermanagement. Maak een stakeholdermap en kijk niet alleen naar wie er vandaag betrokken is, maar blijf die gedurende het project actualiseren. Belangen, invloed en verhoudingen veranderen immers voortdurend.

Gebruik jouw unieke positie

Als managementondersteuner heb je hierin een bijzondere positie. Je zit vaak dicht op de mensen en de informatie. Je hoort dingen, ziet verbanden en merkt soms eerder dan anderen dat er iets verandert. Maak gebruik van die positie.

Dat vraagt wel dat je vanuit je eigen kracht en authenticiteit opereert. Oprechte interesse, goed luisteren en durven doorvragen brengen je vaak verder. Authenticiteit betekent ook dat je niet zomaar alles zegt. Je moet diplomatiek kunnen laveren tussen verschillende belangen.

Doe dat vanuit je eigen kracht en authenticiteit. Een rol spelen kost namelijk te veel energie. Je hoeft geen andere versie van jezelf te worden. Juist als je oprecht nieuwsgierig bent naar de belangen van anderen, wordt het makkelijker om lastige gesprekken te voeren en verschillende belangen bij elkaar te brengen. Authentiek zijn, met tact.

Onderdeel van je vak

Tot slot gaat het managen van je stakeholders zeker niet over het tevreden houden van alle betrokkenen. Het gaat erom te begrijpen wie invloed heeft, welke belangen er spelen (van inhoudelijke belangen tot trots en ego's) en hoe je iedereen op de juiste manier en op het juiste moment bereikt.

En dat betekent ook dat je voorbereid moet zijn op het spontane gesprek bij de koffieautomaat. Daar tref je misschien toevallig de directeur, die vaag weet wat er speelt en de details niet kent, maar wél de macht heeft om je te helpen of de stekker uit het project te trekken.

Kortom: stakeholdermanagement is een discipline, een onderdeel van je vak. Groter en belangrijker dan je wellicht denkt, zeker gezien jouw unieke informatiepositie