Volg deze tips om echt impact te maken met je online event

Online en hybride evenementen zijn in de laatste maanden razend populair geworden. En dat is niet zomaar. Waarbij het fysiek niet altijd mogelijk is om samen te komen, kiest men steeds vaker voor een digitale opname of zelfs een livestream als vervanging of uitbreiding. Van webinars en podcasts tot live Q&A’s en livestreams. Het evenement vindt offline plaats en de kijkers thuis kunnen het evenement live volgen.
Fotograaf: MichielTon.com

Maar hoe zorg je ervoor dat juist jouw event opvalt tussen de wildgroei van alle andere digitale evenementen? Jaarbeurs heeft al een groot aantal online en hybrid events op haar naam staan en geeft een aantal top tips:

  • Bereid je goed voor
    Overleg voorafgaand aan je online event goed over de technologische mogelijkheden die geboden worden. Met hoeveel camera’s wordt gefilmd? Hoe staat de belichting ingesteld en wat komt er op beeld in de achtergrond van het shot? Zijn er ook andere technische tools aanwezig om je te ondersteunen zoals een afkijkscherm en een oortje voor contact met de regiekamer? Zorg er daarna voor dat alles goed wordt getest: staan eventuele video’s of slides klaar, doet de chatmogelijkheid het, hoe is de kwaliteit van het beeld?
  • Zorg voor genoeg interactiemomenten
    Vaak zijn de collega’s of sprekers die een presentatie geven vooral gewend om voor een echt publiek te staan en zo de stemming aan te voelen en contact te maken. Op afstand werkt dit anders. Bedenk daarom goed hoe je het online publiek bij je event kan betrekken zodat ze niet gemakkelijk wegklikken, bijvoorbeeld door hen persoonlijk welkom te heten in de introductie. Daarnaast kan het fijn zijn om een moderator alle online interactie via de chat, polls of sociale media te monitoren en in te brengen. Dit zorgt gelijk voor wat leuke afwisseling in je programma.
  • Hou je aan het programma
    Online bezoekers zijn vaak geïnteresseerd in specifieke sessies en loggen daarom speciaal op een bepaald tijdstip in. Als het programma uitloopt dan loop je het risico dat ze voortijds weer uitloggen. Zorg daarom voor een stipte starttijd en beperk de eventuele uitloop. Korte en krachtige presentaties werken bovendien het beste; zowel online als offline. Het grote succes van TED talks – die niet langer duren dan twintig minuten – bewijst dit maar weer.
  • Entertainment in de pauze
    Heb je een langdurend online event? Zorg dan, net als bij een live programma, voor genoeg pauzemomenten. Wanneer kijkers hun kopje koffie hebben gepakt wil je niet dat ze naar een zwart scherm of lege stoel moeten kijken. Zorg daarom voor een stream van wat er live tijdens je hybride evenement gebeurt of laat interessante interviews of video’s zien.
  • Overweeg je event op te nemen vanuit een professionele studio
    Steeds vaker worden online events opgenomen vanuit een echte studio. Het event blijft weliswaar online, maar het wordt wel zowel voor het publiek als voor de organisator een stuk professioneler dan de zoveelste Zoom of Teams bijeenkomst. Naast de hightech apparatuur en technische ondersteuning voor een gestroomlijnde online sessie kunnen ervaren eventmanagers je bijstaan met wat je maar nodig hebt.

Wil jij jouw online event naar een hoger niveau tillen om echt impact te maken? De Jaarbeurs Studio is bij uitstek de professionele basis voor jouw online event. Onder het motto ‘Jij doet je verhaal en wij regelen de rest’ is deze permanente studio voorzien van high-tech studioverlichting en hoogwaardige techniek, gecombineerd met een warm en gastvrij interieur. En uiteraard, ‘Plug & Play’-gemak met in-house technische ondersteuning.

Dit artikel is gesponsord door Jaarbeurs.