Terug naar kantoor gaat niet zomaar: 'Verdiep je in elkaars voorkeuren'

Terug naar kantoor gaat niet zomaar: 'Verdiep je in elkaars voorkeuren'

Met de terugkeer naar kantoor gaat het hybride werken écht beginnen. Zelfsturing en -management komt voor ondersteuners met de nodige uitdagingen, ziet psycholoog en trainer Jocelyn Rebbens.

Jocelyn gaf onder meer de workshop Zelfmanagement in de hybride werksituatie, onderdeel van de Workshopdagen in mei 2022. Ik vraag haar naar de noodzaak van dit zelfmanagement. Jocelyn: “Meer dan ooit is het nodig dat je zicht hebt op je capaciteiten, je prestaties en ambities, de ruimte die je hebt en dat je helder hebt wat je graag wilt. En dat je weet waar je leidinggevende, team of organisatie nu in deze hybride wereld op focust. Het vraagt veel van ons aanpassingsvermogen én dat je zelf sturing pakt.”

Het hybride werken gaat nu pas echt beginnen, zei Jeroen Busscher onlangs tegen Management Support. Zie jij dat ook zo?

“Absoluut. De meesten vinden het fijn om deels terug naar kantoor te gaan, zich weer meer onderdeel te voelen van de organisatie, een bijdrage te leveren en verbinding te voelen met collega’s, klanten en relaties. Maar ik zie ook twee uitersten: de groep die het kantoor en de reuring echt hebben gemist en de groep die juist liever in eigen bubbel thuiswerkt. Die tweede groep heeft nu meer stress om terug te gaan, omdat ze thuis meer focus en concentratie of rust hebben.”

Wat is een grote uitdaging bij hybride werken voor managementondersteuners?

“In mijn trainingen hoor ik vaak dat ondersteuners nu moeten vechten om nog een paar dagen thuis te mogen werken. Alsof zij geen keuze hebben en er gewoon wordt verwacht dat ze op kantoor zijn. Dat is niet fair. In de coronapandemie werden ze vertrouwd op output omdat het niet anders kon, zo lijkt het. En nu wordt verwacht dat ze op kantoor zitten en weer op zichtbaarheid of aanwezigheid beoordeeld worden.

“Maar iedereen moet nu bewuster werken en plannen: wanneer ga ik naar kantoor en wat ga ik daar doen? Wie wil ik spreken? Kies je voor vaste dagen? Welke afspraken maak je over aanwezigheid?”

Hoe kunnen zij die uitdaging aangaan?

“Door te vragen om richtlijnen, want zelfmanagement zonder kaders bestaat niet. Die kaders schep je gezamenlijk. Diverse organisaties zeggen: het kantoor is een ontmoetingsplek, daar ga je brainstormen, vind je inspiratie en verbinding. De kracht van een gemixt team is groot, verdiep je als assistant in de teamleden, leer ze kennen, dan kun je afstemmen tussen de voorkeuren van meer extraverte en de meer introverte collega’s.”

Wat is hierbij belangrijk voor de managementondersteuner?

“Vanuit de organisatie gezien: beoordeel op output en resultaat, niet op aanwezigheid. En andersom: wees ook echt aanwezig wanneer je er fysiek bent. Die wandelgangen, de informele praatjes bij de koffieautomaat, zijn belangrijk. Nu de bubbel weer open is: doe ook weer wat leuks met elkaar. En mijn advies is ook: kijk om je heen, zoek naar nieuwe mogelijkheden. Fris je werkwijze op. Sommige processen kunnen wel een 2.0-update gebruiken.”

Wat zijn volgens jou de randvoorwaarden voor zelfmanagement?

“Eerst de gezamenlijke afdelingskaders. En stel daarnaast als assistant actief je eigen doelen. Hiermee vergroot je je autonomie en richt je je op resultaten die jij bereikt. Hiervoor is aanpassingsvermogen nodig en een voor jou goede combinatie van thuis en op kantoor werken.

“Ook van managers vraagt deze verandering veel: zij moeten kaders stellen, structuur bieden en de verdere invulling loslaten. En hoog-over controleren. Zo kun jij zelfsturend werken.”

In je workshop houd je de deelnemers een spiegel voor, hoe doe je dat?

“Met de prestatie-motivatie challenge. Het is confronterend omdat het je laat zien dat wat je doet niet altijd het beste is voor jou. Je brengt in kaart waar je goed in bent, wat je leuk vindt en hoeveel uur je daaraan besteedt – en dat kan een match zijn… maar dat hoeft niet. Ben je bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de administratie van het ziekteverzuim, dan kun je daar goed in zijn, maar of je het ook léúk vindt is de vraag. Stel dat het wel 25 procent van je tijd inneemt! Met deze oefening ontdek je hoe je meer sturing kunt nemen in jouw werk en maak je tijd voor dat waarin jij je graag wilt ontwikkelen. Je maakt ruimte voor iets nieuws en dat geeft energie. De spiegel levert naast bewustwording ook een concreet actieplan op.”

Jocelyns belangrijkste tips

  • Beoordeel naar output.
  • Voorkom eilandjes: blijf verbinding zoeken.
  • Zorg voor contact tussen collega’s op kantoor en thuis.
  • Spreek één dag af waarop wel iedereen er is (met samenwerken als doel).
  • Verwachtingen uitspreken en met manager bespreken: welke concentratietaken wil je gefocust thuis doen?
  • Bila met je manager? Doe dat eens wandelend!
Onderdeel van de collectie

Hybride werken

Wat is hybride samenwerken eigenlijk wel én niet? Over het uitgangspunt ervan en de leidende principes die je helpen om er gezamenlijk een succes van te maken. Met een stappenplan en praktische tips voor onder meer op afstand werken, je zichtbaarheid en het houden van verbinding.

Vera Bot

Vera Bot

Hoofdredacteur Management Support

Vera Bot is hoofdredacteur van Management Support Magazine en manager van de online content op managementsupport.nl en de verspreiding ervan via social media kanalen.

Service level agreement (SLA): werkwijze, voordelen en valkuilen

Service level agreement (SLA): werkwijze, voordelen en valkuilen

De service level agreement (SLA) is een overeenkomst tussen klant en secretariaat. Deze drie experts leggen je uit hoe je ermee werkt.

Wat hoort thuis in een procesbeschrijving?

Wat hoort thuis in een procesbeschrijving?

Met een procesbeschrijving formuleer je duidelijk doelen voor jouw team en kun je samen aan de slag voor de klant. Wat moet er in zo'n beschrijving...

Het secretariaat als superkracht

Het secretariaat als superkracht

Het secretariaat kan je inzetten als superkracht. Drie tips voor assistants van trainer Karen Visser om vraag en aanbod af te stemmen aan de 'klant'.

Fleximatrix; handig hulpmiddel voor een secretariaat

Fleximatrix; handig hulpmiddel voor een secretariaat

Een fleximatrix brengt talenten en taken in kaart en kan het secretariaat helpen om meer initiatief te nemen in een organisatie. Wat is een...

Procesbeschrijving: een stappenplan

Procesbeschrijving: een stappenplan

Hoe stroomlijn je als secretariaat taken, waarbij je de consistentie waarborgt en efficiëntie bevordert? Dat doe je met een procesbeschrijving. Die...

De 5 meest gelezen artikelen van april 2024

De 5 meest gelezen artikelen van april 2024

Dit is de top 5 van populairste artikelen van afgelopen maand, mis ze niet! Een verrassend groot aantal lezers wil graag meer weten over slimme...

De 5 meest gelezen artikelen van maart 2024

De 5 meest gelezen artikelen van maart 2024

Van prompts maken in ChatGPT tot een praktijkverhaal over hoogsensitief zijn op kantoor... Check het lijstje: de top 5 van meest gelezen artikelen...

3 gouden tips om vergaderingen met je projectteam te leiden

3 gouden tips om vergaderingen met je projectteam te leiden

Waarom is het belangrijk om regelmatig te vergaderen met je projectteam? En hoe leid je deze vergaderingen als jij de projectmanager bent? Expert...