Uitstelgedrag? Zo maak je er korte metten mee

‘Pfff… ik moet nodig het vergaderschema van volgend jaar opstellen. Druk, druk, druk, dat komt wel weer als het rustig is!’ Uitstelgedrag: we hebben er allemaal weleens last van, bij lastige taken, dingen die je vervelend vindt of waar je je gewoonweg niet toe kunt zetten. Nu is uitstelgedrag elimineren een illusie, maar je kunt er wel degelijk grip op krijgen. En dan kun je het gericht inzetten op momenten dat je er voordeel van hebt. Bijvoorbeeld de stress opzoeken vlak voor een deadline en dan lekker knallen. Je uitstelgedrag onder controle krijgen levert je dus veel op. Hoe pak je het aan en wat heb je daarvoor nodig?

Uitstellen vanwege afleiding

Iemand die bewust de druk laat oplopen voordat ze aan de gang gaat is Laura. Als ze aan het uitstellen is, weet ze dat ze kiest voor taken die veel makkelijker zijn, maar minder belangrijk dan wat er moet gebeuren. Ze kan een hele dag vullen met allemaal randzaken, zoals de administratie doen, afspraken regelen of klusjes afvinken. “Ik stel uit omdat ik de deadline niet voel als die ver weg is. Komt hij dichterbij, dan word ik wel wat meer gestrest en dat merk je aan me. Maar ondertussen reageer ik wel enthousiast op opdrachten en vragen van anderen, die me afleiden van de taak die ik uitstel.”

Triggers voor uitstelgedrag

De triggers die zorgen dat je uitstelgedrag opspeelt, kun je indelen in twee categorieën. De eerste is wat je van binnen voelt of ervaart, zoals verveling, (werk)stress of negatieve gedachten. De tweede categorie is wat jij – of iemand anders – van buitenaf kan zien en kan vaststellen. Zoals een onrustige werkomgeving, onplezierige taken of jezelf overvragen (of overvraagd worden).

Impact van uitgestelgedrag

De impact van uitstelgedrag is vooral voor jezelf het grootst. Denk aan frustraties over gemaakte keuzes, piekeren over achterstallig werk of conflicten over gemiste deadlines. Daarmee is voor je werkgever uitstelgedrag zeker relevant. Los van je productiviteit kan uitstelgedrag namelijk ook verbonden zijn aan niet lekker in je vel zitten. Uitstellers hebben meer mentale en fysieke problemen dan niet-uitstellers en vallen dus sneller uit het arbeidsproces.

Een chronische uitsteller aansturen kan een flinke uitdaging zijn. Neem Frank, manager van een team beleidsmedewerkers, waaronder één enorme uitsteller, Chris. “Ik geloof hem gewoon niet meer als hij iets toezegt”, verzucht Frank. “Het is net alsof een deadline zoveel spanning oproept dat hij vlucht in allerlei andere taken. Als leidinggevende brengt me dat in een lastige positie. Ik heb geen tijd om hem te micromanagen of voor elke deadline achter zijn broek aan te zitten. Maar als ik hem compleet vrijlaat, krijg ik niets meer aangeleverd.”

Basistechnieken

Wil je je uitstelgedrag beheersbaar maken, dan zijn twee zaken cruciaal: timemanagementtechnieken en een verandering doormaken in je werkgedrag en werkgewoontes.

Het uitstellen van taken hangt nauw samen met de manier waarop we onze tijd indelen en hoe we prioriteiten stellen. Weet jij wel wat echt belangrijk is en wat de eerste stap is die je moet zetten? Ken je bijvoorbeeld begrippen als de pomodorotechniek, waarbij je in korte blokjes tijd werkt? Door slimmer te werken en gebruik te maken van timemanagementtechnieken, compenseer je je natuurlijke neiging om lastige, moeilijke of saaie taken uit te stellen.

Een volgende stap is een echte verandering in je werkgedrag en werkgewoontes. Daarbij is het nodig dat je je bewust wordt van de gedachten die door je hoofd gaan als jouw uitstelgedrag opspeelt. Gedachten geven je immers een gevoel, dat op zijn beurt weer voor gedrag zorgt. Denk aan de gedachte: ik snap echt niets van deze spreadsheet; laat ik er maar niet aan beginnen, het gaat toch mis. Je voelt je tekortschieten, waarna je het document weer wegklikt en je voorneemt morgen er echt, echt aan te beginnen.

Belemmerende overtuigingen

Wil je dit grondig aanpakken, dan is het verstandig om je overtuigingen onder de loep te nemen: wat je gelooft over jezelf, over anderen en over hoe de wereld in elkaar steekt. Sommige van die overtuigingen belemmeren je en anderen stimuleren je juist. Ze kunnen best diep zitten, maar hebben veel effect op de manier waarop je je werk organiseert. Met de overtuiging ‘Een goede secretaresse zegt geen nee als iemand om hulp vraagt, maar gaat meteen aan de slag’ kun je je voorstellen dat prioriteiten stellen je niet makkelijk afgaat.

Gewoontelus

Als laatste is er de gewoontelus, die inzichtelijk maakt in welke situaties uitstelgedrag bij jou de kop opsteekt. De gewoontelus is de relatie tussen een trigger, een routine en een beloning. Een voorbeeld van die lus is de relatie tussen de melding dat er een nieuwe e-mail binnenkomt (de trigger), de routine om die meteen te openen, en de beloning: het gevoel iets af te kunnen vinken, iets bereikt te hebben. Funest voor je productiviteit en focus, want de meeste e-mails brengen je nauwelijks verder in je resultaten. Ze geven je een goed excuus om vooral niet met die lastige taak te starten.