Wat heb je eigenlijk allemaal nodig om goed te kunnen vergaderen?

Wat heb je eigenlijk allemaal nodig om goed te kunnen vergaderen?
Rachel Mannaerts

Vergaderingen moeten zo efficiënt mogelijk verlopen. Dat is wat iedereen wil. Op de vergadertafel lagen vroeger stapels papier en de notulist vulde het ene A4'tje na het andere. Gelukkig zijn er in 2021 volop mogelijkheden om over te stappen naar papierloos oftewel digitaal vergaderen.

Waarom papierloos vergaderen?

In vergelijking met vergaderen en notuleren op papier heeft een digitale vergadering meerdere voordelen. Heb je gegevens van een vorige vergadering nodig tijdens een huidige vergadering? Je hoeft niet meer door stapels papier te bladeren. Maak gebruik van de zoekfunctie van je vergadersoftware. Als je het op deze manier doet, vind je binnen enkele seconden de informatie die je nodig hebt.

Papierloze vergaderingen zijn helpen ook de notulist. Want laten we eerlijk zijn, notulen maken op een laptop is een stuk handiger dan notulen maken op papier. Ook zijn digitaal eventuele fouten een stuk makkelijker op te lossen. Het gebruik van stapels papier biedt weinig overzicht en oogt ook nog eens slordig. Terwijl het tijdens een vergadering juist van cruciaal belang is om overzicht te bewaren. Uit overzichtelijk gepresenteerde informatie kunnen belangrijke inzichten worden afgeleid.

Hoe herken je dat je vergaderproces een upgrade nodig heeft?

Iedereen heeft tegenwoordig een smartphone, tenminste daar mag je vanuit gaan. Op die smartphone heeft ook iedereen wel een internet bankieren-app staan. Daar vind je je bijschrijvingen/afschrijvingen terug, kan je bedragen overmaken en al je financiën inzien. Vroeger ging dit anders, toen je kreeg je van de bank elke maand een afschrift thuis bezorgd. Deze bewaarde je in een mapje. Door de jaren heen is dit veranderd en zijn we steeds meer gaan internet bankieren, omdat je op één centrale plek alles kan vinden over je betalingen.

Momenteel heeft iedereen daar die app voor. Zo is het eigenlijk ook met vergaderen gegaan. Vroeger kreeg je alles op papier, liep je met zware aktetassen rond. Later gingen we mailen en zorgde we er toch voor dat documenten op een bepaalde plek klaar stonden, bijvoorbeeld in een Cloud.

Tegenwoordig zijn er board portals verkrijgbaar, die ervoor zorgen dat je een stap verder gaat en dat je beter door dat vergader proces heen gaat. Om daarin te professionaliseren en hoe je dat kan herkennen, zijn een aantal herkenningspunten:

  • Op een moment dat er nog veel papier door je organisatie zwerft
  • Wanneer je nog lange actie lijstjes maakt en deze doorstuurt naar je collega’s
  • Er worden binnen de organisatie nog verschillende apps en systemen gebruikt voor het verspreiden van documenten, het vastleggen van bestuurlijke besluitvorming en het streamen van de vergadervideo’s

Door voor een 2nd generation app te kiezen, zorg je ervoor dat al die verschillende apps in één zijn geïntegreerd. Hierdoor hoef je maar één app te gebruiken, voor je hele vergadering.

Hoe herken je dat je vergaderproces een upgrade nodig heeft? door Rachel Mannaerts

Doe mee aan deze gratis sessie

Rachel Mannaerts is sinds 2013 betrokken bij iBabs en helpt klanten door heel Nederland met digitaal vergaderen.
In deze sessie gaat Rachel het uitvoerig hebben over:

  • Hybride vergaderen, wat is dat?
  • Digitaal vergaderen, hoeveel voordelen heeft dat nou eigenlijk?
  • Hoeveel winst haal je uit digitaal vergaderen?

Dit platform is volledige kosteloos, een bedankje voor het mede-mogelijk maken van beter vergaderen. Aangeboden door iBabs en Management Support.

10 manieren om slimmer om te gaan met vervelende taken

10 manieren om slimmer om te gaan met vervelende taken

We hebben allemaal taken die we liever kwijt dan rijk zijn. Trainer Karen Visser legt uit hoe je deze zo slim mogelijk wegwerkt.

Projectmanagement: ga het conflict aan

Projectmanagement: ga het conflict aan

Projecten gaan gepaard met grote belangen. Als projectassistent moet je het team de goede kant op leiden. En soms: het conflict aangaan.

10 tips voor betere zelfsturing op het secretariaat

10 tips voor betere zelfsturing op het secretariaat

Zelfsturing kun je niet zomaar even invoeren. Werkplektrainer Karen Visser wijst in tien snelle tips op zaken die je op orde moet hebben.

Hybride werken: het uitgangspunt in vijf stappen

Hybride werken: het uitgangspunt in vijf stappen

De basisregels van hybride werken, uitgelegd door innovatiecoach en trainer Marianne Smits.

3 tips om projecten beter te organiseren

3 tips om projecten beter te organiseren

Marie-Louise Anthonissen heeft meer dan twintig jaar ervaring met projectmanagement. Zij geeft drie tips om projecten beter te organiseren.

Organiseer je een evenement? Dit moet in het draaiboek

Organiseer je een evenement? Dit moet in het draaiboek

Eén tot enkele weken voor aanvang van het evenement begin je met het maken van een draaiboek. Dit moet er allemaal in.

Projectassistent: zo vorm je een succesvol team met je projectleider

Projectassistent: zo vorm je een succesvol team met je projectleider

Als projectassistent ben je samen met je projectleider het kleinste team binnen het projectteam. Jullie succes is afhankelijk van de onderlinge...

Projectassistent, waak voor deze drie valkuilen

Projectassistent, waak voor deze drie valkuilen

Projectassistent is een baan met toekomst, het aantal projectassistenten blijft groeien. Pas wel op voor deze valkuilen!