Waarom papierloos vergaderen?
In vergelijking met vergaderen en notuleren op papier heeft een digitale vergadering meerdere voordelen. Heb je gegevens van een vorige vergadering nodig tijdens een huidige vergadering? Je hoeft niet meer door stapels papier te bladeren. Maak gebruik van de zoekfunctie van je vergadersoftware. Als je het op deze manier doet, vind je binnen enkele seconden de informatie die je nodig hebt.
Papierloze vergaderingen zijn helpen ook de notulist. Want laten we eerlijk zijn, notulen maken op een laptop is een stuk handiger dan notulen maken op papier. Ook zijn digitaal eventuele fouten een stuk makkelijker op te lossen. Het gebruik van stapels papier biedt weinig overzicht en oogt ook nog eens slordig. Terwijl het tijdens een vergadering juist van cruciaal belang is om overzicht te bewaren. Uit overzichtelijk gepresenteerde informatie kunnen belangrijke inzichten worden afgeleid.
Hoe herken je dat je vergaderproces een upgrade nodig heeft?
Iedereen heeft tegenwoordig een smartphone, tenminste daar mag je vanuit gaan. Op die smartphone heeft ook iedereen wel een internet bankieren-app staan. Daar vind je je bijschrijvingen/afschrijvingen terug, kan je bedragen overmaken en al je financiën inzien. Vroeger ging dit anders, toen je kreeg je van de bank elke maand een afschrift thuis bezorgd. Deze bewaarde je in een mapje. Door de jaren heen is dit veranderd en zijn we steeds meer gaan internet bankieren, omdat je op één centrale plek alles kan vinden over je betalingen.
Momenteel heeft iedereen daar die app voor. Zo is het eigenlijk ook met vergaderen gegaan. Vroeger kreeg je alles op papier, liep je met zware aktetassen rond. Later gingen we mailen en zorgde we er toch voor dat documenten op een bepaalde plek klaar stonden, bijvoorbeeld in een Cloud.
Tegenwoordig zijn er board portals verkrijgbaar, die ervoor zorgen dat je een stap verder gaat en dat je beter door dat vergader proces heen gaat. Om daarin te professionaliseren en hoe je dat kan herkennen, zijn een aantal herkenningspunten:
- Op een moment dat er nog veel papier door je organisatie zwerft
- Wanneer je nog lange actie lijstjes maakt en deze doorstuurt naar je collega’s
- Er worden binnen de organisatie nog verschillende apps en systemen gebruikt voor het verspreiden van documenten, het vastleggen van bestuurlijke besluitvorming en het streamen van de vergadervideo’s
Door voor een 2nd generation app te kiezen, zorg je ervoor dat al die verschillende apps in één zijn geïntegreerd. Hierdoor hoef je maar één app te gebruiken, voor je hele vergadering.
Hoe herken je dat je vergaderproces een upgrade nodig heeft? door Rachel Mannaerts
Doe mee aan deze gratis sessie
Rachel Mannaerts is sinds 2013 betrokken bij iBabs en helpt klanten door heel Nederland met digitaal vergaderen.
In deze sessie gaat Rachel het uitvoerig hebben over:
- Hybride vergaderen, wat is dat?
- Digitaal vergaderen, hoeveel voordelen heeft dat nou eigenlijk?
- Hoeveel winst haal je uit digitaal vergaderen?
Dit platform is volledige kosteloos, een bedankje voor het mede-mogelijk maken van beter vergaderen. Aangeboden door iBabs en Management Support.
