Dit is een samenvatting van een zakelijkegroei-sessie. Bekijk de volledige sessie hier.
Vergaderingen die uitlopen, mensen die onbelangrijke zaken bespreken, beslissingen die niet worden genomen en een voorzitter die niets doet, het zijn allemaal veel voorkomende gebeurtenissen. Al deze irritaties blijken tijdens een vergadering voor te komen. Ze zijn echter het resultaat van een probleem dat zich eerder in het proces voordeed. Met name een gebrek aan voorbereiding.
Effectief vergaderen
Voor een productieve vergadering is het van cruciaal belang om ruim van tevoren een vergadering voor te bereiden. Een vergadering mist een bepaald doel en context zonder voorbereiding - voor zowel aanwezigen als voorzitters. Deelnemers kunnen niet doelgericht zijn, en voorzitters kunnen niet tussenbeide komen omdat ze geen kader hebben om zich aan vast te klampen.
Waar moet je vóór de vergadering allemaal rekening mee houden?
De actielijst
Het controleren van de takenlijst van de vorige vergadering is de eerste stap in de voorbereiding van de vergadering. Zorg ervoor dat je vóór de vergadering op de hoogte bent van de voortgang van de acties. Staan er nog acties open? Zijn er deadlines verstreken? Is het nodig ergens een update over te geven?
De actiehouders dienen idealiter de voorzitter te informeren over de status van hun actie. Maak er een gewoonte van om dit regelmatig te doen. Als actiehouders niet op eigen initiatief een update aan de voorzitter doorgeven, spreek hen dan aan. Is het nodig om de groep op de hoogte te houden van een actie? Zorg er in dat geval voor dat de verantwoordelijke van de actie het als nieuw agendapunt aan de voorzitter voorlegt.
De agendapunten
Veel notulisten hebben het idee dat de vergadering begint, er is een wirwar van uitspraken en dan is het agendapunt opeens afgelopen. Dat is natuurlijk niet helemaal waar. Een agendapunt heeft in de basis drie onderdelen.
- De introductie: beeldvormende fase
Waar hebben we het over? Wat is het probleem? Wat gaan we doen? - De discussie: oordeelsvormende fase
Wat vinden we daarvan? Zijn we het daarmee eens of niet? - De besluitvorming: besluitvormende fase
Wanneer er een besluit moet worden genomen.
Elk agendapunt heeft altijd de introductie, de discussie en de besluitvorming. Beginnende notulisten schrijven vaak zoveel mogelijk op en gieten daarna alles in een verhaal. Dan zie je vaak dat het verslag een soort opsomming wordt van uitspraken die zijn gedaan tijdens de vergadering. Dat was ooit prima, maar inmiddels is het verlangen van vergaderaars anders. Die willen heel kort en bondig weten: Waar ging het over en wat gaan we doen?
Dat betekent dat het heel belangrijk is om te weten waar je zit met uitspraken in het verloop van het agendapunt. Als je uitgaat van de drie onderdelen, worden je notulen veel korter. Als je de discussie wil noteren kan dat, maar negen van de tien keer is dat niet echt nodig.
Notuleren als een pro door Judith Winterkamp
- Notuleren als een pro
- Hoe verloopt een agendapunt?
- Hoofd- en bijzaken scheiden
- Procesinformatie en inhoudelijke informatie
