Hoe verloopt een agendapunt?

Hoe verloopt een agendapunt?
Judith Winterkamp

Een productieve voorbereiding is de basis van effectief vergaderen. In de aanloop naar een vergadering is het van cruciaal belang dat zowel voorzitters als aanwezigen een duidelijk pad uitstippelen.

Dit is een samenvatting van een zakelijkegroei-sessie. Bekijk de volledige sessie hier.

Vergaderingen die uitlopen, mensen die onbelangrijke zaken bespreken, beslissingen die niet worden genomen en een voorzitter die niets doet, het zijn allemaal veel voorkomende gebeurtenissen. Al deze irritaties blijken tijdens een vergadering voor te komen. Ze zijn echter het resultaat van een probleem dat zich eerder in het proces voordeed. Met name een gebrek aan voorbereiding.

Effectief vergaderen

Voor een productieve vergadering is het van cruciaal belang om ruim van tevoren een vergadering voor te bereiden. Een vergadering mist een bepaald doel en context zonder voorbereiding - voor zowel aanwezigen als voorzitters. Deelnemers kunnen niet doelgericht zijn, en voorzitters kunnen niet tussenbeide komen omdat ze geen kader hebben om zich aan vast te klampen.

Waar moet je vóór de vergadering allemaal rekening mee houden?

De actielijst
Het controleren van de takenlijst van de vorige vergadering is de eerste stap in de voorbereiding van de vergadering. Zorg ervoor dat je vóór de vergadering op de hoogte bent van de voortgang van de acties. Staan er nog acties open? Zijn er deadlines verstreken? Is het nodig ergens een update over te geven?

De actiehouders dienen idealiter de voorzitter te informeren over de status van hun actie. Maak er een gewoonte van om dit regelmatig te doen. Als actiehouders niet op eigen initiatief een update aan de voorzitter doorgeven, spreek hen dan aan. Is het nodig om de groep op de hoogte te houden van een actie? Zorg er in dat geval voor dat de verantwoordelijke van de actie het als nieuw agendapunt aan de voorzitter voorlegt.

De agendapunten
Veel notulisten hebben het idee dat de vergadering begint, er is een wirwar van uitspraken en dan is het agendapunt opeens afgelopen. Dat is natuurlijk niet helemaal waar. Een agendapunt heeft in de basis drie onderdelen.

  1. De introductie: beeldvormende fase
    Waar hebben we het over? Wat is het probleem? Wat gaan we doen?
  2. De discussie: oordeelsvormende fase
    Wat vinden we daarvan? Zijn we het daarmee eens of niet?
  3. De besluitvorming: besluitvormende fase
    Wanneer er een besluit moet worden genomen.

Elk agendapunt heeft altijd de introductie, de discussie en de besluitvorming. Beginnende notulisten schrijven vaak zoveel mogelijk op en gieten daarna alles in een verhaal. Dan zie je vaak dat het verslag een soort opsomming wordt van uitspraken die zijn gedaan tijdens de vergadering. Dat was ooit prima, maar inmiddels is het verlangen van vergaderaars anders. Die willen heel kort en bondig weten: Waar ging het over en wat gaan we doen?

Dat betekent dat het heel belangrijk is om te weten waar je zit met uitspraken in het verloop van het agendapunt. Als je uitgaat van de drie onderdelen, worden je notulen veel korter. Als je de discussie wil noteren kan dat, maar negen van de tien keer is dat niet echt nodig.

Notuleren als een pro door Judith Winterkamp

Judith Winterkamp is een trainer in de schriftelijke communicatie Nederlands en snellezen. Vandaag gaan we het hebben over ‘slim notuleren’ en dat betekent dat je in plaats van ‘lijden’ als notulist, gaat ‘leiden’. 
  • Notuleren als een pro 
  • Hoe verloopt een agendapunt? 
  • Hoofd- en bijzaken scheiden 
  • Procesinformatie en inhoudelijke informatie
Dit platform is volledige kosteloos, een bedankje voor het mede-mogelijk maken van beter vergaderen. Aangeboden door iBabs en Management Support.
Werkoverdracht voor vakantie: zo gaat het mis, zo doe je het goed

Werkoverdracht voor vakantie: zo gaat het mis, zo doe je het goed

Hoe draag je succesvol je werk over aan een collega voordat je op vakantie gaat? Lees waarom het vaak misgaat en hoe je het beter doet.

6 cruciale eisen voor een zelfsturend secretariaat

6 cruciale eisen voor een zelfsturend secretariaat

Een zelfsturend team moet aan deze zes eisen voldoen om optimaal creatief, productief en zelfredzaam te zijn.

Oproep: onderzoek naar focus op het werk

Oproep: onderzoek naar focus op het werk

Focus krijgen én houden in een kantoortuin valt niet mee... Hoe en waardoor word jij afgeleid? Doe mee aan ons korte onderzoek! De resultaten delen...

7 tips om een projectteam te leiden zonder 'echt' gezag

7 tips om een projectteam te leiden zonder 'echt' gezag

Ook als je niet formeel de leiding hebt over leden van je projectteam, kun je daarin wel leiderschap tonen. Expert Marie-Louise Anthonissen geeft...

Zo bewaak je de voortgang van een project

Zo bewaak je de voortgang van een project

Wat kun jij doen in je rol als projectassistent om de voortgang van een project zo soepel mogelijk te laten verlopen? Een stappenplan.

Service level agreement (SLA): werkwijze, voordelen en valkuilen

Service level agreement (SLA): werkwijze, voordelen en valkuilen

De service level agreement (SLA) is een overeenkomst tussen klant en secretariaat. Deze drie experts leggen je uit hoe je ermee werkt.

Wat hoort thuis in een procesbeschrijving?

Wat hoort thuis in een procesbeschrijving?

Met een procesbeschrijving formuleer je duidelijk doelen voor jouw team en kun je samen aan de slag voor de klant. Wat moet er in zo'n beschrijving...

Het secretariaat als superkracht

Het secretariaat als superkracht

Het secretariaat kan je inzetten als superkracht. Drie tips voor assistants van trainer Karen Visser om vraag en aanbod af te stemmen aan de 'klant'.