Hoe ziet jouw dag eruit vandaag?
“Het wordt een heel drukke dag. Ik verander deze week namelijk van baan. Ik zal veel moeten regelen voor de executives en de werkoverdracht aan andere assistenten. Ik doe dit werk nu vijf jaar, dat is lang, dus ik wilde graag een andere rol.”
Wat vind je leuk aan de rol van executive assistant?
“De onafhankelijkheid en de flexibiliteit die bij deze rol horen. Ik ben een goed georganiseerd persoon. Het werk gaat me makkelijk af, het is leuk dat het niet elke dag precies hetzelfde is, het is veilig en niet ingewikkeld. Ik houd ook van de uitdagingen die ermee gepaard gaan: het plannen van vergaderingen, het tijdsverschil met Europa, het omgaan met verschillende, ingewikkelde tijdschema's. In de afgelopen vijf jaar heb ik me aangepast aan het werken met drie verschillende directeuren. Ik werk zelfstandig, de mensen met wie ik werk vertrouwen me blindelings.”
Een van jouw leidinggevenden, Jacqueline Brassey is blij voor je, maar ze vindt het jammer dat je haar niet meer zult ondersteunen.
“Jacqui is geweldig, het was zo fijn om met haar te werken. Hoewel er een groot tijdsverschil is, was ze altijd beschikbaar wanneer nodig. Als je geluk hebt in deze rol, vertrouwen jouw leidinggevenden je volledig. Ze vertellen je wat ze nodig hebben, wat ze verwachten, en dan lever je.”
Wat was een les die je leerde door samen te werken?
“Ik werkte ooit met een leidinggevende die er echt bovenop zat… ze ontdekte het meteen als ik een fout maakte. Ze leek qua karakter erg op mij, ze merkte alle kleine details op die ik over het hoofd zag. Dus corrigeerde ze me. Als je je rol uit je hoofd kent, kun je weleens op de automatische piloot werken. Maar niet bij haar! Haar feedback hielp me om nóg beter op te letten.”
Wat zijn je belangrijkste taken per dag?
“Voornamelijk plannen, afspraken maken, e-mails versturen, schema's maken die 100 procent kloppen. Ik pak alles op wat te maken heeft met telefoontjes en videocalls.”
Heb je speciale projecten?
“Soms maak ik ook reisschema's, boek hotels, auto's, vluchten, kamers in andere kantoren, workshops en teamvergaderingen op andere locaties.”
Wat zijn jouw favoriete eigenschappen van jezelf?
“Ik vind het organisatiegedeelte erg leuk en ik ben erg snel! Ik geniet echt van deze rol. Omdat ik zo snel kan werken, heb ik veel tijd om vooruit te werken. Ik regel dingen op een snelle manier.
“Verder weet ik dat ik een empathisch persoon ben, en dat de mensen met wie ik werk dat waarderen. Ik zorg ervoor dat ze ook tijd hebben om bij hun gezin te zijn en dat ze kunnen lunchen. Ook, of juist, als ze zeggen dat ze het niet erg vinden om achter elkaar te vergaderen. Ik zorg er altijd voor dat ze een lunchpauze hebben.”
Bouw je een strategisch partnerschap met hen op?
“Ik bouw graag relaties op waarin ik zelfstandig en in mijn eigen tempo kan werken. Ik werk in vertrouwen met ze samen: ik toon ze dat ik het werk doe. Dat opent de deur voor een vertrouwensrelatie: ze hoeven me niet te controleren. Jacqui en de andere directeuren weten dat ik alles regel wat ze vragen. Zij kunnen het loslaten.”
Wat is jouw beste advies voor andere assistenten over communicatie met managers?
“Wees transparant over wat je doet. Je wilt hen niet overspoelen met e-mails, want extra e-mail betekent extra werk voor hen. Houd ze op de hoogte wanneer dat nodig is, wees transparant en vraag om hulp als je dat nodig hebt.
“Houd ook de manier waarop je werkt up-to-date. Vraag na enige tijd: doen we dit op de juiste manier? Wil je iets veranderen? En als iets niet werkt, verander het dan gewoon.
“Wees je bewust van hun persoonlijke behoeften en zorg voor hen. Laat ze zien dat je een stapje extra zet. Ze zullen het merken en waarderen.”
Is er een methode die je gebruikt om mensen te beïnvloeden?
“Absoluut, ik vertrouw hierbij op mijn mensenkennis en inlevingsvermogen, zowel bij degenen die ik ondersteun als bij andere EA's en externe contacten. Ik antwoord snel, ik werk efficiënt en ik laat zien dat ze op me kunnen rekenen, dat ze me kunnen vertrouwen. Ik ben altijd vriendelijk. Zo begin ik mijn mailtjes altijd met een persoonlijke vraag of opmerking, zoals ‘ik hoop dat je een leuk weekend hebt gehad’, ‘ik hoop dat het goed met je gaat’, ‘ik hoop dat je zoon is hersteld’. Ik schrijf nooit een automatisch bericht, ik neem de tijd om iets persoonlijks te schrijven. Dat maakt echt een verschil. Het maakt het makkelijker om de ander te bereiken. En de ander zal zich vriendelijk naar jou opstellen. Ik denk dat het plezierig is om op deze manier met mij of een andere EA te praten. Het helpt mij om goede werkrelaties te hebben.”
Wat zijn je plannen in je nieuwe functie?
“Ik ga me bij het global assistant learning team van McKinsey richten op de EA-wereld en -behoeften. Ik zal een training facilitator en adviseur zijn. Het is een nieuwe rol, ik zal me vooral bezighouden met nieuwe medewerkers en uitzoeken waar de nieuwe assistenten mee worstelen. Ik ga sessies organiseren om een duidelijker beeld te krijgen van wat werkt qua EA-training en coaching.
“Ik ben heel blij en dankbaar en enthousiast over deze nieuwe rol. Het is spannend. Waar deze baan me ook brengt, ik ga het doen. Ik ga met de stroom mee.”
