Management Support
Management Support
Helen Monument: ‘Assistent, wees een ambassadeur voor ons vak’

Helen Monument: ‘Assistent, wees een ambassadeur voor ons vak’

De erkenning en waardering voor het vak van managementassistent lopen hopeloos achter, schrijft Helen Monument, die zelf ruim dertig jaar in het vak zat. “Er is een cultuuromslag nodig om deze functie en loopbaan wereldwijd op de kaart te zetten.”

Helen Monument: ‘Assistent, wees een ambassadeur voor ons vak’

Er is geen beter moment dan nu om te focussen op de waarde die managementondersteuners aan werkgevers bieden. Om het scala aan rollen, de expertise, de mate van verantwoordelijkheid, invloed en autonomie te benadrukken en te erkennen.

Maar de realiteit is dat de discussie over erkenning al aan de gang is sinds ik in het vak zit. Dertig jaar geleden wilden assistenten ook erkenning voor wat ze doen. Die erkenning willen ze niet alleen op Secretaressedag (en zeker niet als managers elkaar vooral een schouderklopje geven omdat ze aan bloemen hebben gedacht voor hun assistent). Erkenning gaat verder dan dat.

Daar is een cultuuromslag voor nodig. Hoe langzaam dat ook mag gaan. Maar we hebben allemaal een rol te spelen. Ik vertel je waarom en hóé.

Professionele ontwikkeling is essentieel om de perceptie van onsberoep te verbeteren. Maar onze eigen houding ten opzichte van dit beroep is minstens even belangrijk. Dat betekent: vertrouwen hebben in onze competenties en zelf onze rol definiëren in plaats van dat aan anderen over te laten. Dan kunnen we de perceptie van ‘dat kan toch iedereen’ wegnemen.

Om dit voor elkaar te krijgen, lanceert de World Administrators Alliance (waarvan ik voorzitter ben) een campagne om de bekendheid van het administratieve beroep als een bewuste carrièrekeuze te vergroten en om het begrip van de inhoud van de rol te verbeteren. Wij willen het gesprek op gang brengen over de unieke rol, een realistisch beeld creëren en de waarde en relevantie ervan aantonen.

Verwarring over inhoud van de baan

Dat realistische beeld is hard nodig. Wij ondervroegen meer dan 3.000 administratieve professionals uit 61 landen en onthulde enkele opzienbarende statistieken over het beroep van managementondersteuner. Met meer dan 160 verschillende functietitels in het administratieve vak is het geen wonder dat er verwarring en misverstanden bestaan over de functie. Meer dan 70 procent vindt dat hun organisatie de rol of de potentiële impact van hun rol niet begrijpt.

Nu is elk land anders en de cultuur van een land heeft een enorme impact op hoe de rol van managementondersteuners wordt gezien. Helaas heerst in sommige landen nog steeds het stereotype van de ‘ondergeschikte’: iemand die achter een bureau zit en wacht op een taak van de manager, in een organisatie waar initiatief nemen of proactief zijn niet wordt gewaardeerd. Dat is in Nederland gelukkig niet zo. Maar er is wel degelijk een strijd te voeren.

En het is een strijd die wíj moeten voeren. Als we willen dat dit stereotiepe beeld verandert, dan is het aan ons, de mensen die dit werk doen, die de verandering in gang zetten. Dit zijn enkele stappen die je kunt zetten.

Samen zijn we sterk: vorm een netwerk

Een eerste stap om erkenning te krijgen is om elkaar op te zoeken. Als je nog geen assistent-netwerk in je bedrijf hebt, is dit het moment om er een te beginnen. Kom samen met je collega’s en bespreek de voordelen van het vormen van een in-company netwerk.

Cathy Harris laat in haar boek Creating an Internal Assistant Network zien hoe je dit kunt doen en welke waarde het oplevert. Ze schrijft: “Het creëren van interne assistent-netwerken binnen organisaties is een scherpzinnig, innovatief hulpmiddel om de communicatie te verbeteren, standaarden te creëren, trainings- en ontwikkelingsinitiatieven te bieden en assistenten de mogelijkheid te geven om altijd voorop te lopen.”

Laat je organisatie zien dat je je vak serieus neemt en een positieve bijdrage wilt leveren aan het succes van het bedrijf.

Wauw, wat ben ik goed!

Bovenstaande zeggen we niet vaak genoeg – ook niet tegen onszelf. De mindset van de ‘people pleaser’ van veel ondersteuners zorgt ervoor dat de wensen van anderen voorop staan. Dat gaat vaak ten koste van wat wíj willen of nodig hebben. Krijg je een bedankje of compliment, wat is dan jouw antwoord? Zeg je: ‘Ik doe gewoon mijn werk’, ‘Daar ben ik voor’ of ‘Het is niets’? Dan doe je jezelf én het beroep tekort.

Als we onze eigen successen voortdurend bagatelliseren, zullen we nooit serieus worden genomen. We moeten gezien en erkend worden voor de vaardigheden die we in onze rol toepassen.

Ik heb tijdens mijn 30-jarige carrière veel assistenten gecoacht en getraind en heb ze vaak horen klagen dat hun bedrijf of afdeling geen idee heeft wat ze doen. Toen ik vroeg: ‘Nou, vertel je het hun?’ was hun antwoord altijd negatief. ‘Ik blijf liever op de achtergrond’ of ’Ik praat niet graag over mezelf’.

Helen Monument
Helen Monument

Waardeer jezelf zodat anderen je waarderen

Eth Lloyd schreef in 2003 een paper waarin ze vertelt hoe we de neiging hebben om lof af te wijzen:

“… dit wordt beschouwd als nederigheid, wat vaak een mooie kwaliteit is. Het heeft ook tot gevolg dat anderen eraan worden herinnerd dat we niet van grote waarde zijn. Binnen onze eigen rollen moeten we er zeker van zijn dat we nederigheid niet overdrijven. We moeten lof kunnen accepteren en niet bang zijn om te zeggen: dank je, ik vond het leuk om mijn vaardigheden te gebruiken om met mensen in die situatie te werken.”

Dát is lof accepteren. En je benadrukt tegelijk jouw professionele vaardigheden, die je met plezier én succes hebt ingezet.

Ga in het licht van je prestaties staan

We moeten onszelf overwinnen! Hoogleraar Maja Jovanovic gaf een inspirerende TedTalk waarin ze zegt dat we eigenaar moeten zijn van onze prestaties en “in dat licht moeten gaan staan”. Niemand houdt van arrogantie, dus begin met taal te gebruiken waarbij je je prettig voelt om over jouw successen te praten en jouw bedrijf te laten zien hoe waardevol je bent.

Wees een rolmodel

Er is een gezegde: als je het niet kunt zien, kun je het ook niet worden. Het is de verantwoordelijkheid van elke administratieve professional om een ambassadeur voor het vak te zijn. Laat de jongere generatie en onderwijsinstellingen over de hele wereld zien dat ons beroep een serieuze carrièrekeuze is met een grote toekomst.

Dit artikel verscheen eerder in het Engels in Executive Support Magazine, een wereldwijde trainingspublicatie en een must read voor elke administratieve professional.