Dat Armida Moes-van Dijk als bestuurssecretaris zou gaan werken, stond niet in de sterren geschreven. De wijde wereld in wilde ze, ontdekken, op avontuur.
"In mijn tienerjaren zag ik The Love Boat op televisie. Ik dacht meteen: dat wil ik ook. Maar mijn vader adviseerde me dat ik die roze bril moest afdoen en zei dat dat hem echt niet ging worden. Ik dacht: dat gaat hem zeker wel worden, en is het niet linksom dan maar rechtsom.”
De grote cruisevaartmaatschappijen waren destijds gevestigd in Seattle, en nadat een vriendin plotseling verstek moest laten gaan, besloot Armida au pair te worden in Amerika.
“Daar kwam ik op een feestje bij vrienden van mijn gastgezin in gesprek met de directeur HR van Holland America Line cruises. Een lang verhaal kort: een maand later ging ik aan boord van het ss Rotterdam in Vancouver. Als je echt iets wilt, lukt het ook. Je moet alleen wel stappen zetten en doen. Dat is nog altijd mijn werkwijze.”
Een echt avontuur
Aan boord begon Armida als receptioniste om later assistent front-office manager/crew purser te worden.
“Dat betekende dat ik me onder meer bezighield met de paspoorten en visa van alle bemanningsleden. Die werden tijdens een wereldreis in meerdere havens minutieus gecontroleerd. Het was echt een avontuur en ik heb er van 1985 tot 1987 gewerkt, totdat ik aan boord een charmante navigatieofficier ontmoette. Na een laatste wereldreis zijn we in Luxemburg gaan wonen om daar te werken en studeren.”
Terug in Nederland
In Luxemburg rolde Armida bij ABN AMRO Bank in het vak van managementassistente. “Na een jaar kreeg mijn man een baan in Rotterdam en heb ik overplaatsing aangevraagd naar ABN AMRO Bank Den Haag. Een andere wens was werken bij KLM op Schiphol."
"Tijdens een vacaturestop bij KLM bleef ik toch solliciteren, tot wel tien keer toe. En ik werd aangenomen als secretaresse van het hoofd dienst cabinepersoneel – de aanhouder wint. Het was een fantastische tijd op Schiphol, onder de A-pier. Echt een geweldig avontuur.”
Vragen werkt
Na KLM volgde KPN, waar Armida uiteindelijk secretaresse werd van de raad van bestuur. Hierna koos ze bewust voor een overstap naar de zorg. “Ik wilde graag de medische wereld in en daar mijn steentje bijdragen."
"Ik zag een vacature bij de raad van bestuur van het Haaglanden Medisch Centrum, maar omdat ik mijn werkzaamheden graag iets anders wilde invullen, werd er wat geschoven en mocht ik starten bij de divisiemanager medisch ondersteunend, een echelon lager. Ook daar bleek weer dat ergens op afstappen en je wensen kenbaar maken, werkt. Vragen kan altijd.”
Net een dorp
Die overstap naar de zorg bleek heel bepalend. “Toen ik eenmaal in de medische wereld geland was, wist ik meteen dat ik op mijn plek zat. Ik wil altijd in de zorg blijven werken.”
Armida werkte tien jaar bij het Haaglanden Medisch Centrum, waarna ze overstapte naar stamceldonorbank Matchis in Leiden. Nadat ze hier tien jaar werkzaam was geweest, wilde Armida het liefst weer in een ziekenhuis gaan werken. Want, zegt ze: “Het is als werken op een cruiseschip, het is net een klein dorp.”
En dat geldt ook voor haar werkzaamheden in de kliniek waar ze nu werkt: HollandPTC, de protonenkliniek in Delft. In dit samenwerkingsverband van Erasmus MC, LUMC en TU Delft worden kankerpatiënten bestraald met protonen. “Die vacature passeerde meerdere keren de revue, dus ik besloot te reageren. En dat was een leuk gesprek."
"Nu, vier jaar verder, vind ik het werk nog steeds fantastisch. Enerzijds door de hartelijke en warme sfeer in een mooie ambiance, maar zeker ook doordat ik als schakel in het geheel iets substantieels kan bijdragen. Protonentherapie – precisiebestraling die een tumor heel gericht bestraalt – veroorzaakt minder schade aan omringend weefsel. Ik vind het mooi dat ik als kleine radar mag bijdragen aan een organisatie die zulk mooi werk verricht.”
De puntjes verbinden
Proactief te werk gaan. En: vragen staat vrij. Armida leeft en werkt nog steeds volgens deze credo’s. “Als ik zaken zie gebeuren, vind ik het leuk om alvast lijntjes uit te zetten. Op voorhand te informeren en contacten te leggen. Als ik de vraag dan daadwerkelijk krijg, heb ik het plan in potlood eigenlijk al uitgelijnd en kost de organisatie ervan me slechts enkele telefoontjes en mailtjes. Dat werkt heel effectief.”
Ze geeft een voorbeeld: “Al tijdens een aandeelhoudersvergadering of overleggen met de raad van commissarissen, filter ik wensen en verzoeken. Ik zoek het daarna uit, zet de grote lijnen uit en neem contact op met desbetreffende secretaresses. Dat is een kwestie van ontzorgen: goed luisteren, meeleven, je ogen openhouden. En dan gewoon: mouwen oprollen en gaan. Daarbij geldt voor mij altijd: ‘nee’ heb je, ‘ja’ kun je krijgen.”
“Natuurlijk moet ik toestemming vragen als ik iets wil organiseren, maar ik kan wel alvast een plan neerleggen. Dat kost niets, alleen wat moeite. Het enige wat je nodig hebt, is wat lef. Mijn ervaring is dat mensen dat leuk vinden en graag helpen. Zeker als je uitlegt waarvoor je belt: ik heb nog geen toestemming, maar zoek het alvast uit.”
“Als je een duidelijk verhaal hebt, enthousiast en vriendelijk bent, zijn mensen zeer bereid om mee te bewegen. Ook intern: als je collega’s uit andere expertises benadert, vinden ze het fijn dat je ze op hun competenties aanspreekt en aangeeft dat je ze nodig hebt. Ik verbind de puntjes, maar kan het zeker niet alleen.”
Voor de trein gaat rijden
Net dat stapje extra zetten en zo je eigen functie mede vormgeven, is ook wat Armida andere managementassistenten zou willen meegeven als tip.
“Het geeft zoveel voldoening. Wel is het goed om van tevoren te bedenken op welk moment je een verzoek het best kunt voorleggen. Zoek een rustig moment, wanneer er aandacht is. Bij het Haaglanden Medisch Centrum bijvoorbeeld wilde ik iets leuks organiseren voor secretaressedag. Ik ben een vroege starter en zit over het algemeen rond 7.15 uur achter mijn bureau; ik vind het fijn om voorbereid te zijn als de dagelijkse trein gaat rijden.”
“Op dit tijdstip sprak ik regelmatig de CFO van de raad van bestuur, die ook altijd vroeg begon. Bij een kop koffie gaf ik mijn elevatorpitch en vroeg hem om toestemming. Hij was akkoord en de negen jaar erna heb ik het HMC secretaressedagevent mogen organiseren.”
Een stapje extra
Haar motto ‘ontzorgen met precisie en passie’ werd versterkt door Anneke Sanderse, voor wie Armida bij het Haaglanden Medisch Centrum werkte. Armida:
"Zij heeft mij geleerd hoe je een goede en warme manager kunt zijn met een eigen stijl en op niveau. Daar bedoel ik mee: hoe lever ik mijn werk af, hoe ziet alleen al een mailtje eruit, hoe kleed ik een event aan. Als ik een aandeelhoudersvergadering organiseer, klopt deze tot in detail: er is een hapje en een drankje, en over de aankleding heb ik nagedacht. Dat hoeft niet veel te kosten, maar door moeite te doen heeft zo’n vergadering net dat beetje extra.”
“Dus als een vergadering erg vroeg gepland staat, zorg ik dat er iets lekkers klaarstaat en jus d’orange. Dat wordt zo gewaardeerd, terwijl het voor mij alleen een bezoekje aan de Albert Heijn betekent.”
“Ik vind het fijn om dat stapje extra te doen. Dat geeft jeu aan mijn werk. En als ik zie dat mensen genieten, geniet ik ook. Daar haal ik energie uit. Anneke Sanderse beheerst deze vaardigheid en ik heb hier veel van geleerd. Zo heeft ze me niet alleen in mijn functie gevormd, maar ook als mens. En hoewel het meer dan tien jaar geleden is dat ik met haar werkte, kan ik haar nog steeds bellen om te sparren. Heel bijzonder en zo waardevol.”
Toeval bestaat niet
Zo heeft Armida altijd bijzondere managers gehad van wie ze iets leerde. Op één na. “Bij één manager zat ik in de irritatiezone, en hij in de mijne. We hebben het nog een aantal jaar geprobeerd, totdat hij besloot
verder te gaan zonder secretaresse."
"Het mooie was dat ik de volgende dag een oud-collega sprak die met zwangerschapsverlof ging. Ze vroeg of ik geen vervanger wist. Dat kwam echt mooi uit – ik ben geen thuiszitter en kon de volgende maandag starten. Maar zo’n situatie gaat je natuurlijk niet in de koude kleren zitten. De functie die ik tijdelijk invulde was een schaal lager, waardoor ik alles rustig kon laten bezinken en nadenken over welke vervolgstappen ik wilde nemen.”
Dit geluk kon geen toeval zijn, dacht Armida. “Soms gebeuren dingen met een reden.”
Wie verdient er ook een plek op het podium?
In de rubriek ‘Podium’ portretteren we de vaandeldragers van het secretaressevak: veelbelovende jonge assistants én de ervaren rotten in het vak. Ben jij of ken jij een kandidaat voor deze rubriek? Mail dan naar: redactie.managementsupport@vmnmedia.nl
