Ze heeft absoluut geen zin om Spaans te leren of te breien, ook al is ze vervroegd met pensioen. “I’m rewired, not retired”, zegt ze vrolijk in onze videocall. De Britse Helen Monument was meer dan dertig jaar officemanager en PA voor verschillende managers in uiteenlopende bedrijven in Nederland, waaronder Shell. Rode lijn in haar loopbaan: haar betrokkenheid bij procesverbetering en de professionele ontwikkeling van assistants en secretariaten. Nu is ze spreker, trainer en coach voor haar eigen bedrijf Monumental Assistance. Daarnaast is ze voorzitter van de World Administrators Alliance (WAA).
De WAA heeft als doel het administratieve beroep te ontwikkelen en verheffen, en daarmee wereldwijd op de kaart te zetten. Helen streeft ernaar het vak zichtbaar te maken en assistants de handvatten te geven om professioneel te groeien. Dat is koren op haar molen: “Ik doe graag iets terug voor dit vak, want het heeft voor mij veel deuren geopend.”
Global Skills Matrix
Mijlpaal en pronkstuk van de WAA is de Global Skills Matrix. In september 2021 verscheen de Matrix in het Engels, dit voorjaar verscheen de Nederlandse vertaling. Het is een wereldwijd erkend raamwerk voor ondersteuners en HR-teams dat het internationaal mogelijk maakt om vijf werkniveaus en carrièremogelijkheden te identificeren. Zo wordt helder wat het potentieel is van een effectieve ondersteuner voor een organisatie.
Helen benadrukt de urgentie ervan. “Deze beroepsgroep krijgt weinig tot geen aandacht, er zijn geen loopbaantrajecten, doorgroeimogelijkheden of goede functieomschrijvingen. Terwijl er maar liefst een half miljard mensen werken in de administratieve sector, vooral vrouwen: administratieve krachten, officemanagers, secretaresses, personal assistants.”
160 functienamen
De WAA deed als eerste wereldwijd onderzoek onder ruim drieduizend assistants. De resultaten liegen er niet om. Er kwamen meer dan 160 verschillende functienamen naar boven. 58 procent van de ondervraagden vindt dat ze niet hun volledig potentieel kunnen inzetten in de organisatie. 60 procent heeft niet genoeg loopbaankansen om door te groeien. En 73 procent vindt dat organisaties de rol en de impact van een ondersteuner niet goed begrijpen.
“Dat is niet zo gek, maar wel schokkend”, zegt Helen. “Door de wildgroei aan functietitels is het logisch dat mensen niet precies weten wat assistants doen. Veel van hen hebben geen of een verouderd functieprofiel. Wil je iemand kunnen beoordelen, dan heb je juist een up-to-date profiel nodig en kpi’s, de doelen waarop je wordt beoordeeld. Dan kun je groeien.”
Om het vak op te tillen en zichtbaar te maken, is juist dat inzicht noodzakelijk. “We willen laten zien dat dit een carrière is, niet alleen maar een baan. Het is een loopbaankeuze. Het is tijd dat dit vak erkenning en waardering krijgt. De Matrix focust op excelleren op jouw niveau en helpt om je functie, je rol en taken in beeld te krijgen zodat je professioneel kunt groeien.”
Blauwdruk voor competenties
Met het raamwerk kun je je vaardigheden, taken en rollen inzichtelijk maken en een loopbaanpad uitstippelen. Het is een routekaart waarmee je je kennis en skills kunt aantonen, zien waar nog gaten liggen en mogelijkheden voor opleidingen en trainingen.
Helen is trots. “Het is een gamechanger voor ons vak. Meestal wordt een blauwdruk als deze van bovenaf opgelegd. Wij doen het precies andersom: bottom-up. Geredeneerd vanuit de positie van de managementondersteuner.”
Ze benadrukt dat het document voor álle assistants een onmisbaar hulpmiddel is. “Er is een kleine minderheid die actief bezig is met hun carrière en professionele ontwikkeling; je ziet het aan de relatief lage ledenaantallen van netwerkorganisaties als IMA en NVD. Een grote groep werkt met plezier, maar is niet bezig zich te ontwikkelen. Ik hoop dat we met de Matrix ook deze groep bereiken. De wereld van werk is aan het veranderen, veel handmatige en routinetaken worden door apps gedaan. Om te overleven in de toekomst moeten ondersteuners andere skills ontwikkelen, de Matrix laat zien welke.”
Valkuil voor assistants: zelfsabotage
Welke valkuilen ziet Helen? “Wat ik merk op webinars en conferenties is dat assistants zelf hun ergste vijand kunnen zijn. Hun valkuil is dat ze zichzelf op de achtergrond plaatsen. Ze gaan vaak al uit van ‘nee’ op hun vraag. Daarom vragen ze niet om een loonsverhoging, meer verantwoordelijkheid of om budget omdat ze naar een conferentie willen. Ze plaatsen voor zichzelf al barrières en saboteren hun eigen professionele ontwikkeling.”
Ligt het onbegrip en de onderwaardering dan deels aan ondersteuners zelf? Helen: “Inherent aan de functie van supportprofessional is dat je focust op de behoeften van anderen, je leidinggevende, je team. Die mentaliteit heeft de hoogste prioriteit, maar waak ervoor dat het altijd boven je eigen behoeften gaat. Laat jezelf zien, straal uit dat je van je werk houdt, wees trots op jouw bijdrage, laat zien wat je kunt en dat je wilt leren en groeien. Jij geeft anderen de support die ze nodig hebben. Als jij je verbetert, wordt uiteindelijk iedereen daar beter van.”
Plan B
Helen benadrukt dat het altijd slim is om een plan B te hebben. Zelf verloor ze vijf keer haar baan door reorganisaties en overnamen. De eerste keer had ze geen plan B. Ze raakte in paniek, maar herpakte zich. “Ik ging naar Randstad en binnen een paar dagen belden ze dat ze een baan voor me hadden in een internationaal bedrijf waar Engels de spreektaal was.”
De tweede keer dat het gebeurde, was ze beter voorbereid. “Ik had geleerd om niet in paniek te raken. Ik wist: dit is me eerder overkomen. Het ligt aan economische omstandigheden en organisatieveranderingen, er was niets wat ik had verkeerd had gedaan. Het was niet mijn schuld en ik hoefde het niet persoonlijk op te vatten. Ik ben daarna ‘ja’ blijven zeggen tegen alle kansen die ik kreeg.”
Een handig hulpmiddel dat ze iedereen aanraadt, is de mindmap waarin je de volgende vragen beantwoordt:
- waarom doe ik wat ik doe?
- wat vind ik leuk, waar houd ik van?
- wat wil ik wel, wat wil ik niet?
- wat zijn mijn vaardigheden en sterke kanten?
- in wat voor soort omgeving ben ik gelukkig?
- hoe past mijn baan in mijn gezinssituatie?
- wat vind ik belangrijk in de werk-privébalans?
- heb ik tijd voor mijn hobby’s?
Schrijf de antwoorden op, dan kun je je situatie analyseren en makkelijker een beslissing nemen. “Heel belangrijk is dat je ook goed weet wat je níét wilt”, zegt Helen. “Zo voorkom je dat je dezelfde fouten maakt. Nog één advies: werk aan je kwaliteiten, in dat waar je echt heel goed in bent. Zet dat in je portfolio, dat hoort in je plan, je ware talenten. De mindmap is een plan B.”
Grijp je kans
Zet je angst opzij en wees stoutmoedig, is het devies. “Zo deed ik het in al mijn banen. Ik greep de kans aan, ook al wist ik nog niets van het bedrijf of de bedrijfstak. Het lukte me altijd. Flexibiliteit is een waardevolle eigenschap om te hebben als een assistant. Ik werkte voor drie verschillende vicepresidenten bij Shell en ze waren allemaal compleet anders. Ze veranderden hun stijl van werken niet, ik paste mijn stijl aan die van hen aan om effectief met ze te werken. Richard Branson zei ooit: als je een geweldige kans krijgt, zeg dan meteen ja en leer daarna hoe je het moet doen.”
Download de Global Skills Matrix
Ga naar globalskillsmatrix.com om het raamwerk te downloaden (hier in het Nederlands). Doorloop daarna de volgende stappen voor een snelle start.
1. Bekijk de skills en markeer welke jij beheerst
Kijk naar de niveaus, pak een markeerstift en vink aan welke skills je hebt. Markeer ook de skills die je nog niet (volledig) beheerst, zodat je de gaten ziet.
2. Vind je level, van starter tot master
Bekijk de taken per niveau. Wees eerlijk over je niveau van competentie. Heb je bijvoorbeeld basiskennis van Excel, of maak je ook draaitabellen? Dat is echt een specialisatie.
3. Pak je functieomschrijving erbij
Leg je functieomschrijving naast de profielen in de Matrix. Die profielen helpen je om je functieomschrijving aan te passen, in overleg met je HR-manager of leidinggevende. Zo ziet je manager in één oogopslag waar je staat en waar mogelijkheden liggen. Geef aan wat je graag zou willen en hoe je dat zou willen bereiken. Je kunt het aankaarten voor alle assistants in je organisatie, zodat de hele groep ermee aan de slag kan.
