We hebben het hier over een congrestival. Juist ja. Een combinatie van congres en festival. Niet nieuw, maar ontzettend populair! Eigenlijk is het een congres in een festivaljasje. Op Papendal organiseren we al enige tijd diverse congrestivals voor onze klanten. Steeds vaker kregen (en krijgen wij nog steeds) de vraag om het te organiseren congres eens met andere ogen te bekijken. Hoe konden klanten op een leuke manier toch de meest belangrijke informatie overbrengen? En belangrijker nog, hoe blijft het hangen bij de bezoekers?
Informele, hippe en creatieve setting
Een congrestival blijkt een succesformule. Weg met de ellenlange presentaties tijdens plenaire sessies in standaard zalen en kom maar op met de workshops, presentaties en netwerkpleinen in een informele, hippe en creatieve setting. Vergeet echter niet dat de inhoud van het congres nog steeds het allerbelangrijkste is! Maar het mag allemaal wat speelser, informeler en kleurrijker.
Vrije keuze in programma
Tijdens een congrestival heeft de bezoeker vrije keuze in het programma. Zo kan de bezoeker zelf bepalen welke programma-onderdelen voor hem/haar het meest van belang zijn. De dag sluit dan perfect aan bij de behoefte van de bezoekers. Een plenaire sessie kan dus ook gewoon nog, maar maak het facultatief. Beleving staat tijdens een congrestival hoog in het vaandel en dat is ook exact de reden waarom de bezoeker meer onthoudt. Als je zelf iets beleeft, wordt je nieuwsgierigheid geprikkeld en haal je er meer uit.
Tip: maak een duidelijk programma-overzicht en communiceer daarop waarom jouw bezoeker baat heeft bij het bezoeken van dat onderdeel en waarom zij deze sessie dus niet mogen missen”
Informele sfeer
De sfeer tijdens een congrestival is belangrijk. Je kunt denken in specifieke thema’s en dit doorvoeren in de aankleding en de catering. Foodtrucks zijn daarbij (bijna) onmisbaar. De sfeer is informeler en gemoedelijker, waardoor jouw bezoekers makkelijker verbindingen leggen en met elkaar gaan netwerken.
Congres op maat
We kunnen wel concluderen dat een congrestival nog lang niet op z’n end zit. Sterker nog, we staan nog maar aan het begin van een nieuw tijdperk waarbij de organisatie van traditionele zakelijke evenementen plaats maken voor hippe, informele en creatieve (netwerk)dagen. Bezoekers kiezen zelf welke onderdelen voor hun het meest relevant en waardevol is. Zo organiseer je voor iedereen een congres op maat. Wanneer organiseer jij jouw eerste congrestival?
Dit artikel is gesponsord door Hotel Papendal
