Hoe snel verandert het secretaressevak? 'Als de kikker in de pan'

Hoe snel verandert het secretaressevak? 'Als de kikker in de pan'

Vinden managementondersteuners de veranderingen in hun vak snel gaan? We vroegen het aan vrouwen die al decennia bij dezelfde organisatie werken.

Als kennisplatform voor managementondersteuners schrijven wij bij Management Support veel over ontwikkelingen binnen het vakgebied. De klassieke secretaresse bestaat niet meer, klinkt het dan vaak, je moet jezelf ontwikkelen om toekomstbestendig te blijven. Futureproof.

En inderdaad: er is door de jaren heen het nodige veranderd. Het aantal supportprofessionals is sterk gedaald, vooral door automatisering en digitalisering. Veel managers zoeken tegenwoordig een ondersteuner die op hoog niveau ontzorgt en inhoudelijk meedenkt – een sparringpartner zelfs.

Maar hoeveel merk je eigenlijk van die veranderingen, als je lange tijd voor dezelfde organisatie werkt? Is het moeilijk om erin mee te gaan, of gaat dat vanzelf?

Typemachine

“Ik ben begonnen met een agenda en een typemachine”, vertelt Coby de Dobbelaere-van Luijk. Zij werkt al 28 jaar als bestuurs- en managementassistent bij de gemeente Sluis (voorheen Oostburg), in Zeeuws-Vlaanderen. Al die tijd woont ze ook in de gemeente en gaat ze met de fiets naar werk. “Het is maar 700 meter.”

“Met digitalisering is veel veranderd, maar het is geleidelijk gegaan”, zegt Coby. “Vroeger kwamen de wethouders vrijdag de stukken doornemen voor de collegevergadering van dinsdag. Die werden allemaal getypt en in mappen gedaan. Nu gaat dat allemaal digitaal. De stukken worden geüpload en bestuurders kunnen de stukken lezen wanneer het ze uitkomt.”

Binnen korte termijn verandert er niet zoveel, zegt Coby. “Behalve met corona. Toen moesten we van de ene op de andere dag thuiswerken. Vanaf komende maart gaat de post volledig digitaal, dan worden de handtekeningen ook digitaal gezet, maar daar is een jarenlange voorbereiding aan voorafgegaan.”

Ook qua samenwerking is er volgens Coby niet veel veranderd. “Het is wel wat minder hiërarchisch, de afstand tussen bestuur en ondersteuners was vroeger groter. Maar ik heb me altijd gewaardeerd gevoeld. En als ik een keer een mindere klik heb met een wethouder, bedenk ik altijd dat er over vier jaar nieuwe verkiezingen zijn en alles er dan weer anders kan uitzien. Maar zo’n slechte klik heb ik al jaren niet meer meegemaakt. De wisselingen na verkiezingen maken het werk ook heel afwisselend, dat is het fijne van werken bij de gemeente.”

Ouderwetse artsen

Ook Madeleine Evers wijst op digitalisering als grootste verandering. Zij werkt al 19 jaar voor Amsterdam UMC, voorheen VUmc. “Toen ik begon, ondersteunde ik een afdelingshoofd dat niet met e-mail overweg kon. Artsen en managers zijn tegenwoordig meer zelfredzaam. De grootste verandering is de invoering van het elektronisch patiëntendossier geweest. Dat was een crime, maar je hoeft nu nooit meer naar kwijtgeraakte dossiers te zoeken.”

Madeleine herinnert zich dat artsen vroeger op cassettebandjes brieven dicteerden die zij moest uittypen, maar dat is lang geleden. “De veranderingen zijn als de metafoor van de kikker in de pan water. Als je de kikker in heet water gooit, springt die er meteen uit, maar als je het water langzaam opwarmt, heeft hij de verandering niet door, gaat het verhaal.”

Ook Madeleine voelt zich net zo gewaardeerd als in haar begintijd. “De goede mensen waardeerden het werk altijd al, je zult altijd mensen hebben die niet kunnen samenwerken. Dat is van alle tijden.” Maar in haar geval is er wel iets veranderd aan het takenpakket en de samenwerking. “We zijn van een-op-een-ondersteuning naar een centraal, kleiner secretariaat gegaan. De taakverdeling is niet meer op de persoon, maar op de processen gericht. Het werk is nu veel meer facilitaire dienstverlening: minder inhoudelijk en meer plannen van vergaderingen, bestellingen doen, dingen organiseren… Ik mis dat ik inhoudelijk op de hoogte ben, het secretariaat is op grotere afstand komen te staan. Het is niet meer het meedenken, wat ik altijd leuk vond.” Madeleine gaat dan ook van baan veranderen, na een kleine twintig jaar.

Verschillen

Madeleines ontwikkeling bij Amsterdam UMC lijkt haaks te staan op het beeld van de moderne ondersteuner als klankbord en sparringpartner. Maar zij staat hierin niet alleen. Ook andere ondersteuners zijn juist minder inhoudelijk werk gaan doen. Het verschilt per organisatie. Madeleine is van directe ondersteuning naar een centraal secretariaat gegaan, terwijl dat bij Coby en de gemeente Sluis juist andersom is gegaan. Er lijkt hierin geen standaard of ‘juist antwoord’ te zijn: de ene organisatie centraliseert, de andere gaat voor decentraal.

Misschien is dat wel de grootste verandering in het vak: niet zozeer dat de klassieke secretaresse niet meer bestaat, maar dat dé secretaresse überhaupt niet meer bestaat. Uit onderzoek van Management Support bleek al dat veel ondersteuners niet altijd weten wat er van hen wordt verwacht op het werk, en dat het voor managers ook vaak onduidelijk is wat de rol van de ondersteuner inhoudt.

Kijk bij het solliciteren dus goed naar het takenpakket en de organisatie, en vraag goed door over de samenwerking met managers. En weet dat je 28 jaar kunt blijven als je gelukkig bent, maar dat het dus ook anders kan, als je het niet naar je zin hebt.

Onderdeel van de collectie

AI en toekomst van het vak

Met AI (artificial intelligence) neemt de digitalisering een nieuwe vlucht. Dit heeft een groot effect op het werk en de toekomst van managementondersteuners. Lees hier alles over de veranderingen, hoe je AI voor jou kunt laten werken en hoe je daarmee futureproof blijft.